Introducción
El registro obligatorio de huéspedes en España no es opcional.
Sin embargo, muchos anfitriones de Airbnb todavía gestionan el proceso manualmente, copiando datos, enviando partes tarde o utilizando hojas de cálculo improvisadas.
Este fue el caso de Juan, propietario de dos apartamentos turísticos en Málaga.
Situación inicial: gestión manual y riesgo constante
Juan recibía reservas desde:
- Airbnb
- Booking.com
Su proceso era el siguiente:
- Pedía fotos del DNI por WhatsApp
- Copiaba los datos en una hoja de Excel
- Accedía manualmente a SES Hospedajes
- Enviaba los partes uno por uno
Problemas frecuentes
- Retrasos en el envío de partes
- Errores en números de documento
- Datos incompletos
- Pérdida de tiempo en temporada alta
- Ansiedad ante posibles inspecciones
Durante el verano, llegó a gestionar hasta 12 check-ins por semana.
“Cada lunes tenía miedo de haber olvidado enviar algún parte.”
El riesgo real: sanciones por incumplimiento
Según el Real Decreto 933/2021:
- El envío debe realizarse el día de la llegada
- Los datos deben almacenarse durante 3 años
- Los registros deben estar disponibles ante inspecciones
Una omisión puede implicar:
- Multas administrativas
- Requerimientos formales
- Mayor frecuencia de inspecciones
Juan entendió que depender de la memoria no era sostenible.
La decisión: automatizar el registro de viajeros
Tras investigar opciones para automatizar el check-in en Airbnb en España, decidió implementar EuroCheckin.
La implementación fue simple:
- Conectó sus propiedades
- Activó el envío automático de enlace de check-in
- Configuró SES Hospedajes
- Probó el sistema durante 15 días
Cómo funciona ahora su proceso
- El huésped recibe automáticamente un enlace personalizado
- Completa el check-in digital seguro
- El sistema valida los datos
- El parte se envía automáticamente a SES el día de llegada
- Los registros se almacenan 3 años conforme a ley
Sin Excel.
Sin copias manuales.
Sin estrés.
Resultados medibles tras 6 meses
✔ 0 envíos fuera de plazo
✔ 0 errores detectados
✔ 20 horas mensuales ahorradas
✔ Mejor valoración de huéspedes por check-in más fluido
✔ Total tranquilidad ante inspecciones
Impacto adicional: más profesionalización
Además del cumplimiento legal, Juan notó:
- Mejor imagen profesional
- Menos mensajes repetitivos
- Mayor automatización general del negocio
“Ahora el cumplimiento legal funciona solo. Yo me concentro en aumentar ingresos.”
Conclusión
El registro manual puede funcionar con una propiedad y pocas reservas.
Pero en temporada alta, el riesgo crece exponencialmente.
Automatizar el registro de viajeros en España no es solo comodidad — es protección legal.
