Recibir un requerimiento oficial relacionado con el registro de viajeros en España puede generar mucha preocupación, especialmente si gestiona un alojamiento turístico, un hotel o varias propiedades.
Lo más importante es actuar con rapidez, orden y trazabilidad.
En esta guía práctica explicamos:
- Qué es un requerimiento y por qué puede llegar
- Qué pasos seguir para responder correctamente
- Qué documentación suele solicitarse
- Cómo evitar que vuelva a ocurrir
Nota: Este contenido es informativo y no sustituye asesoramiento legal profesional.
1️⃣ Qué es un requerimiento oficial de SES Hospedajes
Un requerimiento es una comunicación administrativa en la que se solicita información, aclaraciones o documentación relacionada con el cumplimiento del registro de viajeros.
Puede estar motivado por:
- Envíos fuera de plazo
- Partes rechazados no corregidos
- Datos incompletos
- Falta de trazabilidad o conservación
- Controles rutinarios
No siempre implica multa inmediata, pero sí indica que existe un punto que debe aclararse.
2️⃣ Primer paso: NO ignore el requerimiento
Ignorar un requerimiento suele empeorar la situación.
Recomendación práctica:
✅ Léalo completo y localice:
- Fecha límite de respuesta
- Qué información solicitan
- Qué periodo de fechas revisan
- Qué canal piden para responder (correo, sede electrónica, etc.)
Anote estos datos en un documento interno para su control.
3️⃣ Segundo paso: identifique exactamente el periodo afectado
Muchos requerimientos se refieren a:
- Un día concreto
- Un huésped concreto
- Un rango de fechas (ej.: “del 1 al 15 de agosto”)
Haga una lista clara:
- Propiedad / establecimiento
- Fechas de llegada
- Fechas de salida
- Reservas afectadas
- Plataformas de origen (Airbnb, Booking, directo)
Esto evita respuestas incompletas.
4️⃣ Tercer paso: revise su historial de envíos
Aquí es donde muchos alojamientos fallan: no tienen trazabilidad.
Debe localizar:
- Confirmación de envío
- Fecha/hora del envío
- Estado del envío (aceptado, rechazado, pendiente)
Si el envío fue rechazado:
- Identifique el motivo
- Compruebe cuándo se corrigió
- Si no tiene confirmaciones o el historial está disperso (Excel, papel, emails), este paso se vuelve lento y riesgoso.
5️⃣ Cuarto paso: recopile la documentación solicitada
Según el caso, pueden solicitar:
- Partes de viajeros del periodo indicado
- Evidencia de envío (confirmación)
- Registros históricos (conservación 3 años)
- Procedimiento interno de registro
- Acreditación de titularidad / licencia del alojamiento
Prepare la documentación en un solo paquete ordenado (PDFs o exportaciones), con nombres claros y fechas.
6️⃣ Quinto paso: responda de forma clara, breve y verificable
Una respuesta efectiva debe incluir:
- Referencia del requerimiento (número o código)
- Resumen del cumplimiento realizado
- Documentación adjunta
- Explicación de correcciones si existieron
- Medidas correctivas para evitar repetición (si aplica)
Evite respuestas emocionales o largas sin evidencias.
✅ Lo que convence es la trazabilidad.
7️⃣ Qué hacer si detecta un error real
Si al revisar detecta:
- Envío tardío
- Registro incompleto
- Parte no enviado
Actúe inmediatamente:
- Corrija lo pendiente (si es posible)
- Documente la acción
- Explique la corrección en la respuesta
La transparencia suele ser mejor que negar lo evidente, especialmente si el sistema registra fechas.
8️⃣ Cómo evitar futuros requerimientos
La mayoría de requerimientos ocurren por procesos manuales:
- Olvido en temporada alta
- Envíos acumulados
- Errores en datos
- Falta de confirmación
- No conservación organizada
La solución más eficaz es utilizar un sistema que proporcione:
✔ Envío automático el mismo día de llegada
✔ Validación previa de datos
✔ Historial centralizado con sello temporal
✔ Exportación rápida de informes
✔ Conservación automática durante 3 años
Esto hace que responder a un requerimiento sea cuestión de minutos, no de días.
9️⃣ Ejemplo práctico (muy común)
Escenario:
“Se solicita información de registros del 10 al 12 de agosto.”
Qué debe tener listo:
- Lista de huéspedes y propiedades
- Confirmaciones de envío por fecha
- Evidencia de conservación
- Explicación breve si hubo rechazo/corrección
Si esto lo gestiona con Excel o WhatsApp, el riesgo de respuesta incompleta aumenta.
Conclusión
Recibir un requerimiento oficial no siempre significa multa inmediata, pero sí requiere una respuesta rápida y bien documentada.
La clave es:
- Trazabilidad
- Orden
- Evidencias
- Prevención para que no se repita
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