El registro de huéspedes en hoteles en España es una obligación legal regulada por el Real Decreto 933/2021.
Desde la implementación de SES Hospedajes, todos los establecimientos hoteleros deben comunicar los datos de los viajeros a través de la plataforma oficial del Ministerio del Interior.
Para hoteles con alta rotación de clientes, el desafío no es solo cumplir la normativa, sino hacerlo sin afectar:
- La experiencia del huésped
- La eficiencia en recepción
- La operativa diaria
En esta guía explicamos cómo funciona SES Hospedajes para hoteles y cómo optimizar el proceso.
¿Están obligados los hoteles a usar SES Hospedajes?
Sí.
Todos los hoteles en España, independientemente de su tamaño o categoría, deben:
- Registrar los datos identificativos de cada huésped
- Enviar el parte el mismo día de llegada
- Conservar los registros durante al menos 3 años
La obligación aplica tanto a:
- Cadenas hoteleras
- Hoteles boutique
- Hostales
- Pensiones
Desafíos específicos de los hoteles
A diferencia de apartamentos individuales, los hoteles enfrentan:
🔹 Alto volumen diario de check-ins
En temporada alta, un hotel puede gestionar decenas o cientos de entradas en pocas horas.
El proceso manual aumenta el riesgo de:
- Errores
- Retrasos
- Omisiones
🔹 Cambios de turno en recepción
Cuando el proceso depende del personal:
- Un turno puede asumir que el anterior realizó el envío
- Puede producirse duplicidad o falta de envío
🔹 Gestión de grupos
Reservas grupales implican múltiples registros en corto tiempo.
Esto incrementa el riesgo de error humano.
Qué exige SES Hospedajes a los hoteles
El hotel debe:
- Recoger datos completos y verificados.
- Enviar los partes el mismo día de llegada.
- Poder demostrar el envío ante inspección.
- Conservar los registros 3 años.
Además, debe garantizar el cumplimiento del RGPD en el tratamiento de datos personales.
Riesgos del incumplimiento en hoteles
El incumplimiento puede derivar en:
- Requerimientos formales
- Procedimientos sancionadores
- Multas administrativas
- Mayor frecuencia de inspecciones
En hoteles, el impacto reputacional también es relevante.
Cómo digitalizar el registro en hoteles
La digitalización del check-in permite:
✔ Recoger datos antes de la llegada
✔ Reducir tiempo en recepción
✔ Minimizar errores
✔ Garantizar el envío automático
Un sistema moderno integra:
- Check-in digital
- Validación automática
- Envío automático a SES
- Historial centralizado
Beneficios operativos para hoteles
✅ Reducción del tiempo de check-in
Cuando el huésped llega con los datos completados, el proceso es más ágil.
✅ Eliminación de colas
En hoteles urbanos o turísticos, esto mejora la experiencia del cliente.
✅ Control centralizado
La dirección puede monitorizar:
- Envíos realizados
- Posibles errores
- Estado de cada registro
✅ Preparación ante auditorías
En caso de inspección, el hotel puede acceder rápidamente a:
- Registros históricos
- Confirmaciones de envío
- Reportes exportables
Automatización como estándar en hoteles modernos
En hoteles profesionales, el cumplimiento legal no puede depender de procesos manuales.
Debe estar integrado en el sistema de gestión.
La automatización permite:
- Cumplimiento continuo
- Reducción de riesgo
- Escalabilidad
- Mayor profesionalización
Conclusión
SES Hospedajes es una obligación legal para todos los hoteles en España.
El reto no es solo cumplir.
Es hacerlo sin afectar la experiencia del huésped ni la operativa.
Digitalizar y automatizar el registro de huéspedes permite garantizar el cumplimiento del Real Decreto 933/2021 de forma segura y eficiente.
