Base legal y cumplimiento normativo
Por qué es obligatorio registrar a los huéspedes en España
En España, la recogida y el envío de los datos de identificación de los viajeros no es opcional. Es una obligación legal para todos los alojamientos turísticos conforme al Real Decreto 933/2021.
EuroCheckin te ayuda a cumplir con estas obligaciones de forma sencilla, segura y automatizada, incluyendo la integración con SES Hospedajes.
Real Decreto 933/2021
Marco legal del registro de viajeros en España.
El registro de huéspedes en España está regulado por el Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre, que establece obligaciones obligatorias para los alojamientos turísticos.
La normativa exige:
Recoger los datos de identificación de los viajeros
Enviar los partes de viajeros a las autoridades competentes (SES Hospedajes)
Conservar los datos recogidos de forma segura
Mantener los registros durante un periodo mínimo de tres años
Este Real Decreto sustituyó los sistemas anteriores y unificó el procedimiento de comunicación de viajeros a nivel nacional.
¿Quién está obligado a cumplir la normativa?
El Real Decreto 933/2021 se aplica a todos los prestadores de servicios de alojamiento turístico en España, incluyendo:
- Apartamentos turísticos
- Viviendas vacacionales
- Hoteles
- Hostales
- Gestores de propiedades y agencias
Si ofreces alojamiento de pago a huéspedes, estás legalmente obligado a cumplir con la normativa, independientemente de:
- El número de propiedades que gestiones
- La plataforma de reservas utilizada (Airbnb, Booking.com, etc.)
- Si el check-in es presencial o remoto
¿Qué datos deben recogerse?
El Real Decreto 933/2021 obliga a los alojamientos turísticos en España a recoger determinados datos de identificación de los viajeros. Entre ellos se incluyen:
Datos del documento de identidad (DNI, pasaporte u otro documento válido)
Información personal identificativa (nombre, apellidos, nacionalidad, fecha de nacimiento)
Datos relacionados con la estancia (fecha de entrada, fecha de salida, datos del alojamiento)
Los datos deben ser comunicados a través de la plataforma oficial SES Hospedajes dentro de los plazos establecidos por la normativa.
Envío automático a SES Hospedajes
Los partes de viajeros deben enviarse a la plataforma oficial del Ministerio del Interior: SES Hospedajes. Así gestiona EuroCheckin este proceso:
Los datos del huésped se recogen mediante un formulario de check-in online seguro
Los partes de viajeros se generan y envían automáticamente a SES Hospedajes
El envío se realiza en la fecha de llegada del huésped, conforme a la normativa
Todas las comunicaciones se monitorizan en tiempo real
Solo recibirás una notificación si se detecta alguna incidencia
Sin cargas manuales. Sin duplicar datos. Sin errores innecesarios.
Requisitos de conservación de datos
El Real Decreto 933/2021 establece que los alojamientos turísticos en España deben conservar los registros de viajeros durante un periodo mínimo de tres (3) años.
La normativa exige que:
- Los registros se almacenen de forma segura
- Los datos estén disponibles en caso de requerimiento por parte de las autoridades competentes
EuroCheckin garantiza automáticamente:
- La conservación de los datos durante el periodo legal obligatorio
- La aplicación automática de las políticas de retención
- La eliminación segura de los datos una vez finalizado el plazo de conservación
Inspecciones y controles
De acuerdo con el Real Decreto 933/2021, los alojamientos turísticos deben poder presentar los datos obligatorios cuando sean requeridos por las autoridades competentes.
Con EuroCheckin:
- Los datos exigidos por ley se almacenan de forma segura y correcta
- Los registros están disponibles de inmediato
- La información se conserva durante el periodo legal obligatorio
- Los datos pueden presentarse fácilmente en caso de inspección
Esto reduce el riesgo de sanciones y la presión durante una inspección.
Cómo EuroCheckin garantiza el cumplimiento del RGPD
EuroCheckin está desarrollado conforme al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), aplicando principios legales y medidas técnicas avanzadas.
Principios del RGPD aplicados:
- Licitud, lealtad y transparencia
- Limitación de la finalidad (los datos se usan exclusivamente para el registro obligatorio de huéspedes)
- Minimización de datos (solo se recopila la información exigida por la ley)
- Exactitud de los datos almacenados
- Limitación del plazo de conservación
- Integridad y confidencialidad
Technical and organizational measures:
- Transmisión de datos cifrada (SSL/TLS)
- Infraestructura segura ubicada en la Unión Europea
- Control de acceso basado en roles
- Gestión de datos preparada para auditorías
- Políticas automáticas de conservación y eliminación
- Supervisión continua de seguridad
Consecuencias del Incumplimiento
El incumplimiento de las obligaciones de registro de huéspedes en España puede dar lugar a:
- Sanciones administrativas
- Requerimientos oficiales de la autoridad
- Incremento de inspecciones
- Procedimientos sancionadores
- Riesgos legales y reputacionales
La sanción concreta depende de:
- La gravedad de la infracción
- La reincidencia
- Errores en los datos enviados
- Envíos fuera de plazo
- Falta de conservación de registros durante el período obligatorio
RGPD y Protección de Datos Personales
Además de la normativa española de registro de viajeros, el tratamiento de datos de huéspedes debe cumplir con:
- Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD)
- Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD)
Funciones según el RGPD:
- El proveedor de alojamiento actúa como Responsable del Tratamiento (Data Controller)
- EuroCheckin actúa como Encargado del Tratamiento (Data Processor)
Cómo EuroCheckin le ayuda a cumplir con la normativa
EuroCheckin está diseñado para:
Automatizar el registro legal de huéspedes
Garantizar el envío puntual de partes a SES Hospedajes
Evitar datos incompletos o errores en el registro
Conservar los registros de forma segura durante el periodo legal obligatorio
El cumplimiento normativo no depende del personal de recepción ni de hojas de cálculo.
Está gestionado automáticamente por el sistema.
Cumplimiento legal simplificado
La normativa española es estricta, pero gestionarla no tiene por qué ser complicado.
EuroCheckin transforma las obligaciones legales en un proceso automático, seguro y sin errores.