El registro obligatorio de viajeros en España es una responsabilidad legal que afecta a todos los alojamientos turísticos.
Desde la entrada en vigor del Real Decreto 933/2021, el envío de datos debe realizarse a través de la plataforma oficial SES Hospedajes, gestionada por el Ministerio del Interior.
Aunque el proceso puede realizarse manualmente, cada vez más hoteles, anfitriones y gestores de propiedades buscan una solución para automatizar el envío a SES Hospedajes y eliminar errores.
En este artículo explicamos:
- Cómo funciona el proceso manual
- Por qué genera riesgo operativo
- Cómo automatizar completamente el envío
- Qué ventajas aporta la automatización
¿Cómo funciona el envío manual a SES Hospedajes?
El proceso tradicional incluye:
- Recoger los datos del huésped en recepción o por mensaje.
- Acceder a la plataforma SES.
- Introducir manualmente los datos.
- Confirmar el envío.
- Guardar los registros durante 3 años.
Este proceso puede parecer sencillo con pocas reservas.
Pero presenta riesgos importantes.
Problemas del envío manual
❌ Dependencia del factor humano
El envío debe realizarse el mismo día de llegada.
Si se olvida, el alojamiento incurre en incumplimiento.
❌ Errores en la introducción de datos
Errores comunes:
- DNI mal escrito
- Nacionalidad incorrecta
- Fechas inconsistentes
Si el sistema rechaza el parte, debe corregirse y reenviarse.
❌ Sobrecarga en temporada alta
En verano o fines de semana largos, el volumen de check-ins aumenta.
Esto incrementa el riesgo de:
- Retrasos
- Olvidos
- Envíos acumulados
¿Qué significa automatizar SES Hospedajes?
Automatizar no significa simplemente usar un ordenador.
Significa que el proceso completo se realiza sin intervención manual crítica.
Un sistema automatizado debe:
✔ Recoger datos digitalmente
✔ Validar información antes del envío
✔ Enviar el parte automáticamente el día de llegada
✔ Confirmar recepción
✔ Almacenar registros durante 3 años
Cómo funciona la automatización del registro de viajeros
Un sistema moderno funciona así:
1️⃣ Reserva confirmada (Airbnb, Booking o directa).
2️⃣ El huésped recibe un enlace de check-in digital.
3️⃣ Introduce sus datos antes de la llegada.
4️⃣ El sistema valida automáticamente el formato.
5️⃣ El día de llegada, el parte se envía a SES Hospedajes.
6️⃣ El sistema guarda el historial y confirmación.
Sin Excel.
Sin copias manuales.
Sin recordar plazos.
Ventajas de automatizar el envío a SES Hospedajes
✅ Cumplimiento automático del plazo legal
El envío se realiza el mismo día de llegada, sin depender del personal.
✅ Reducción drástica de errores
La validación automática detecta:
- Formatos incorrectos
- Campos obligatorios vacíos
- Inconsistencias
✅ Preparación ante inspecciones
El sistema permite:
- Acceso inmediato a registros históricos
- Confirmación de envíos
- Exportación de informes
✅ Escalabilidad
Con 1 apartamento puede parecer innecesario.
Con 10 o 20 propiedades, se vuelve imprescindible.
Automatización para hoteles
En hoteles, la automatización permite:
- Reducir tiempos de recepción
- Evitar colas
- Digitalizar el check-in
- Centralizar control normativo
Esto mejora la experiencia del huésped y la eficiencia operativa.
Automatización para agencias y gestores
Para gestores de múltiples propiedades, la automatización ofrece:
- Panel único de control
- Sincronización con plataformas
- Control centralizado de cumplimiento
- Reducción de carga administrativa
Permite crecer sin aumentar plantilla.
¿Es obligatorio automatizar?
No.
Pero el cumplimiento manual implica riesgo constante.
La automatización no sustituye la obligación legal.
La garantiza.
Conclusión
SES Hospedajes exige precisión, puntualidad y conservación documental.
El envío manual puede funcionar con bajo volumen.
Pero a medida que el negocio crece, el riesgo aumenta.
Automatizar el envío a SES Hospedajes elimina errores humanos, reduce el estrés operativo y protege legalmente su alojamiento.
