La declaración obligatoria de viajeros es la comunicación legal de datos de huéspedes al Ministerio del Interior que todo titular de alojamiento turístico en España debe realizar. El marco normativo principal es el Real Decreto 933/2021, que entró en plena vigencia el 2 de diciembre de 2024 y sustituyó los sistemas anteriores de Policía y Guardia Civil. Su objetivo es la seguridad pública y el control administrativo del turismo. Como propietario o gestor, eres el sujeto obligado: debes inscribirte en SES Hospedajes, recoger los datos de cada huésped y enviarlos dentro del plazo legal. Ignorar esta obligación no es una opción: las sanciones son reales y cuantiosas.
¿Qué datos incluye la declaración obligatoria de viajeros?
El RD 933/2021 contempla hasta 17 datos por viajero. Esa cifra puede sorprender, pero responde a la necesidad de identificar a cada persona alojada con precisión suficiente para las fuerzas de seguridad.
Los campos obligatorios del formulario de declaración son:
- Nombre y apellidos del viajero.
- Tipo y número de documento de identidad (DNI, pasaporte, NIE).
- Fecha de nacimiento y nacionalidad.
- Sexo del viajero.
- Fecha de entrada y fecha prevista de salida.
- Número de contrato o referencia de la reserva.
- Relación de parentesco con el viajero principal, cuando se trate de menores.
- Datos de contacto: teléfono o correo electrónico.
- Soporte del documento: país emisor y fecha de expedición.
Los menores de edad requieren atención especial. Debes registrar su relación con el adulto acompañante y sus datos de identificación. Omitir este campo es una infracción tan grave como no enviar el parte completo.
| Campo | Obligatorio para menores |
|---|---|
| Nombre y apellidos | Sí |
| Documento de identidad | Sí (o libro de familia) |
| Relación con el viajero principal | Sí |
| Fecha de nacimiento | Sí |
El RGPD exige minimización de datos: solo recoges lo que la ley exige, nada más. Esto protege al huésped y te protege a ti ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). El formulario de declaración obligatoria puede ser digital o físico, aunque el envío a SES Hospedajes siempre es electrónico.
¿Cómo se realiza el proceso de envío a SES Hospedajes?
El proceso de declaración de viajeros sigue un orden claro. Respetarlo evita sanciones y mantiene tu registro en regla.
- Recoge los datos antes o en el momento del check-in. Puedes hacerlo mediante formulario digital, escáner de documento o entrada manual.
- Valida la información. Comprueba que el documento coincide con el nombre y que los campos obligatorios están completos.
- Envía el parte a SES Hospedajes en un máximo de 24 horas desde la entrada del huésped. Este es el plazo legal inamovible.
- Elige el canal de envío. Las opciones son: acceso manual a la plataforma SES Hospedajes, carga de archivo CSV o integración por API. Para cualquiera de ellas necesitas certificado digital o Cl@ve PIN.
- Conserva el registro durante tres años. La normativa obliga a mantener la trazabilidad documental, ya sea en formato físico o digital.
SES Hospedajes opera como plataforma única para comunicar partes de viajeros a nivel estatal. Algunas comunidades autónomas, como el País Vasco o Navarra, mantienen canales complementarios propios. Verifica siempre la normativa de tu comunidad antes de asumir que SES Hospedajes es suficiente.
Las sanciones por incumplimiento van de 10.000 a 30.000 euros según la Ley Orgánica 4/2015 de protección de la seguridad ciudadana. Un retraso puntual puede derivar en una multa que supera con creces el coste de cualquier herramienta de automatización.
Consejo profesional: Si gestionas varios alojamientos, configura alertas automáticas para cada reserva confirmada. Así el envío del parte nunca depende de que recuerdes hacerlo manualmente.
¿Qué implica el RGPD en la gestión de datos de viajeros?
La base jurídica para tratar los datos de tus huéspedes es el artículo 6.1.c del RGPD: cumplimiento de una obligación legal. Esto tiene una consecuencia directa: el huésped no puede negarse a facilitar sus datos para alojarse, porque no es una cuestión de consentimiento sino de ley.
«La política de privacidad del alojamiento debe indicar explícitamente que los datos se recogen para cumplir el RD 933/2021, el plazo de conservación de tres años y el destinatario de los datos (Ministerio del Interior). La AEPD puede sancionar la omisión de esta información aunque el envío a SES Hospedajes sea correcto.»
Tus obligaciones concretas en materia de protección de datos son:
- Incluir en tu política de privacidad la referencia expresa al RD 933/2021.
- Indicar el plazo de conservación: tres años desde la fecha del alojamiento.
- Identificar al Ministerio del Interior como destinatario de los datos.
- Aplicar medidas de seguridad técnicas y organizativas para proteger la información almacenada.
La AEPD exige esta inclusión explícita para evitar sanciones administrativas independientes de las derivadas del incumplimiento del parte. Dicho de otro modo: puedes enviar todos los partes correctamente y aun así recibir una sanción de la AEPD si tu política de privacidad no menciona esta obligación. La gestión de la reputación digital del alojamiento también se ve afectada cuando los huéspedes perciben que sus datos no se gestionan con transparencia.
¿Cómo integrar el registro obligatorio en el check-in autónomo?
El check-in autónomo es legal y viable bajo el RD 933/2021 siempre que se garanticen tres condiciones: recogida y validación de datos antes de la llegada, envío a SES Hospedajes en menos de 24 horas y trazabilidad del acceso al alojamiento. Esto significa que no necesitas estar físicamente presente durante el check-in.
Los errores más frecuentes en la gestión diaria son:
- Recoger datos incompletos porque el formulario digital no valida campos obligatorios.
- Superar el plazo de 24 horas por no automatizar el envío tras la confirmación de entrada.
- No registrar a los menores o no indicar su relación con el viajero principal.
- No actualizar la política de privacidad tras los cambios normativos de diciembre de 2024.
- Asumir que SES Hospedajes es el único canal sin verificar si tu comunidad autónoma exige un sistema adicional.
El RD 933/2021 permite la gestión remota y automatizada del parte de viajeros. Integrar cerraduras inteligentes con el sistema de registro crea una trazabilidad completa: sabes quién entró, cuándo y con qué datos declarados. Consulta la guía sobre check-in autónomo para ver cómo estructurar este proceso paso a paso.
Consejo profesional: Configura tu sistema para que el acceso al alojamiento solo se active tras confirmar que el parte ha sido enviado correctamente a SES Hospedajes. Así eliminas el riesgo de que un huésped entre sin que hayas cumplido la obligación legal.
Además, el Real Decreto 1312/2024 exige un número de registro único para anunciar alquileres de corta duración en plataformas digitales. Esta obligación coexiste con el parte de viajeros y con la licencia turística autonómica. Gestionar las tres a la vez requiere un sistema organizado.
Puntos clave
La declaración obligatoria de viajeros requiere recoger hasta 17 datos por huésped, enviarlos a SES Hospedajes en menos de 24 horas y conservarlos durante tres años, bajo responsabilidad directa del titular del alojamiento.
| Punto | Detalles |
|---|---|
| Marco legal principal | El RD 933/2021 obliga al titular del alojamiento a registrar y enviar datos de cada huésped. |
| Plazo de envío | El parte debe llegar a SES Hospedajes en un máximo de 24 horas desde la entrada del huésped. |
| Conservación de datos | Los registros deben guardarse durante tres años en formato físico o digital. |
| Base jurídica RGPD | El artículo 6.1.c del RGPD ampara el tratamiento; el huésped no puede negarse a facilitar sus datos. |
| Sanciones por incumplimiento | Las multas van de 10.000 a 30.000 euros según la Ley Orgánica 4/2015. |
Lo que nadie te dice sobre cumplir con la declaración de viajeros
Llevo años acompañando a propietarios y gestores en la adaptación a normativas de registro, y el patrón que más veo es este: el problema no es la ley en sí, sino la brecha entre entenderla y aplicarla en el día a día.
Muchos gestores leen el RD 933/2021, asienten, y luego siguen enviando partes a destiempo porque su proceso de check-in no está conectado con el sistema de envío. La automatización no es un lujo: es la única forma realista de cumplir el plazo de 24 horas cuando gestionas varios alojamientos a la vez.
Lo que también observo es que la parte del RGPD se trata como un trámite secundario. Actualizar la política de privacidad lleva menos de una hora, pero puede evitar una sanción de la AEPD completamente independiente de las multas del Ministerio del Interior. Son dos frentes distintos y los dos están activos.
Mi recomendación práctica: revisa tu flujo de check-in completo, desde la reserva hasta la entrada del huésped, e identifica en qué punto se recogen los datos y en qué punto se envían. Si hay un paso manual en medio, ese es tu punto de riesgo. Elimínalo con tecnología o con un protocolo escrito que alguien ejecute sin falta. Consulta también la guía completa de registro de viajeros para tener una visión de conjunto actualizada.
— Sofía Herrera
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Preguntas frecuentes
¿Qué es la declaración obligatoria de viajeros?
Es la comunicación legal de datos de huéspedes al Ministerio del Interior que todo titular de alojamiento turístico en España debe realizar. El RD 933/2021 regula su contenido, plazos y canales de envío.
¿Cuánto tiempo tengo para enviar el parte de viajeros?
Tienes un máximo de 24 horas desde la entrada del huésped para enviar los datos a SES Hospedajes. Superar ese plazo puede derivar en sanciones de entre 10.000 y 30.000 euros.
¿Puedo hacer check-in sin estar presente físicamente?
Sí. El RD 933/2021 permite el check-in autónomo siempre que recojas y valides los datos antes de la llegada, envíes el parte en plazo y mantengas trazabilidad del acceso al alojamiento.
¿Cuánto tiempo debo conservar los registros de viajeros?
La normativa obliga a conservar los registros durante tres años, ya sea en formato físico o digital, con acceso disponible para las autoridades si lo requieren.
¿Necesito el consentimiento del huésped para recoger sus datos?
No. La base jurídica es el artículo 6.1.c del RGPD, que ampara el tratamiento de datos por obligación legal. El huésped no puede negarse a facilitar sus datos para alojarse.
