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ActualizacionesPorSofía Herrera

Campo por campo: parte de viajeros a la Guardia Civil para alojamientos

Guía para alojamientos: qué datos enviar campo por campo en SES.Hospedajes, cómo registrarse, plazos de 24 horas, sanciones y opciones para automatizar el...

Campo por campo: parte de viajeros a la Guardia Civil para alojamientos

Desde el 2 de diciembre de 2024 la vía obligatoria para comunicar el parte de viajeros es SES.Hospedajes, la plataforma que sustituyó a Hospederías y WebPol. Antes de operar debe darse de alta con certificado digital o Cl@ve, y una vez alojado un huésped, tiene 24 horas para enviar sus datos. Usted, como titular del alojamiento, responde de que esa información sea exacta y llegue a tiempo.

En resumen:

  • La obligación de enviar el parte de viajeros aplica a todos los alojamientos y plataformas de alquiler en España, salvo excepciones autonómicas como Cataluña y País Vasco.
  • El envío debe hacerse en un plazo máximo de 24 horas desde la entrada del huésped, después de completar el registro previo en SES.Hospedajes con certificado digital o Cl@ve.
  • Es fundamental verificar la identidad del huésped con el documento físico y guardar prueba del envío durante tres años para evitar sanciones.
  • La automatización del proceso, mediante check-in online y plataformas integradas, reduce errores y asegura el cumplimiento en horarios fuera de oficina.
  • La responsabilidad del envío recae en el titular del alojamiento, quien debe asegurarse de que los datos sean exactos y se envíen a tiempo.

Tabla de contenidos

¿Qué es SES.Hospedajes y por qué sustituyó a Hospederías y WebPol?

SES.Hospedajes es la aplicación del Ministerio del Interior que centraliza el registro de viajeros de hoteles, apartamentos turísticos, campings y empresas de alquiler de vehículos en toda España, salvo las excepciones autonómicas que verá más adelante. Nace con un objetivo de seguridad ciudadana: permitir que la Guardia Civil y la Policía Nacional cuenten con un registro unificado y consultable de quién se aloja dónde, algo que con los sistemas anteriores resultaba fragmentado y lento.

Esa duplicidad generaba confusión entre gestores que administraban distintos tipos de alojamiento, y complicaba el cruce de información entre cuerpos policiales.

La transición se formalizó con la entrada en vigor plena del Real Decreto 933/2021, y el propio Ministerio confirmó que la aplicación ya gestionaba miles de registros durante las pruebas de 2024, según La Moncloa. Los datos que usted envía pueden ser consultados por:

  • La Guardia Civil, principal receptora en zonas rurales y turísticas.
  • La Policía Nacional, en su ámbito de competencia territorial.
  • Los cuerpos autonómicos con competencias transferidas, en los territorios donde existen.

La información oficial y el acceso a la aplicación están disponibles en la sede del Ministerio del Interior, donde también se publican las actualizaciones normativas.

Datos obligatorios: campo por campo según el anexo del RD 933/2021

El anexo del RD 933/2021 fija con precisión qué información debe recoger de cada huésped antes de enviar el parte. Omitir un campo o transcribirlo mal es el error más común que provoca rechazos o discrepancias posteriores.

Los datos identificativos y de contacto que necesita son:

  • Nombre, apellidos, sexo, fecha de nacimiento y nacionalidad.
  • Tipo y número del documento de identidad (DNI, NIE o pasaporte).
  • Número de soporte del documento (ese código adicional que muchos huéspedes no saben identificar a simple vista).
  • Domicilio habitual, incluyendo dirección, localidad, provincia o país.
  • Teléfono y correo electrónico de contacto.
  • Fecha de entrada y salida prevista.
  • Número de acompañantes y, si son menores de edad, la relación de parentesco con el adulto responsable.

Cuando la reserva implica un pago identificable, también debe registrar el medio de pago utilizado y, si procede, un identificador de la transacción. Esto afecta sobre todo a plataformas de alquiler que gestionan cobros previos al check-in.

Dato relevante: el Real Decreto 933/2021 no fija una edad mínima especial para que un huésped firme el parte, pero la responsabilidad de verificar que los datos coinciden con el documento presentado recae siempre en el establecimiento, nunca en el viajero.

Consejo profesional: pida el documento de identidad físico en el momento del check-in, no confíe solo en lo que el huésped escribe en un formulario online. Cotejar el número de soporte y la fecha de caducidad en el propio documento evita después la mayoría de las discrepancias con SES.Hospedajes.

Plazos, conservación y formato: cuándo y cómo enviar el parte

El artículo 6 del RD 933/2021 marca los tiempos con exactitud, y no cumplirlos es tan grave como no enviar el parte en absoluto.

  1. Plazo de envío: dispone de un máximo de 24 horas desde la entrada del huésped, o desde la formalización de la reserva o contrato cuando esta se produce antes de la llegada física.
  2. Alta previa obligatoria: antes de enviar cualquier parte, debe completar el registro en la aplicación del Ministerio usando certificado digital o Cl@ve; sin esa alta, el sistema no le permite operar.
  3. Firma digital de cada envío: las comunicaciones se validan mediante los mismos mecanismos de identificación electrónica, lo que da valor probatorio al parte enviado.
  4. Comunicación exclusivamente telemática: el RD 933/2021 no contempla el envío en papel salvo situaciones excepcionales de caída del sistema, que deben regularizarse en cuanto la plataforma se restablece.
  5. Conservación de tres años: debe guardar los registros durante ese periodo desde la finalización del servicio de hospedaje, tal y como establece el propio decreto.

Este último punto tiene una derivada práctica que muchos gestores pasan por alto: conservar los datos no significa solo no borrarlos, sino poder recuperarlos y demostrar su envío si la Guardia Civil o la Policía Nacional los solicitan en una inspección. Un archivo desordenado de capturas de pantalla no cumple ese estándar; un sistema con registro de fecha y hora de envío, sí.

Quiénes están obligados y qué establecimientos cubre el RD 933/2021

La obligación de enviar el parte de viajeros no depende del tamaño del negocio, sino de si su actividad encaja en las categorías que fija la norma. Están obligados:

  • Titulares de establecimientos de hospedaje: hoteles, hostales, pensiones y similares.
  • Arrendadores profesionales de viviendas de uso turístico.
  • Plataformas intermediarias que gestionan reservas y actúan como responsables del alojamiento, incluida la comunicación derivada de una reserva de Airbnb o de otros canales similares.
  • Empresas de alquiler de vehículos sin conductor, dentro del mismo decreto.

El ámbito cubre hoteles, apartamentos turísticos, viviendas de uso turístico, campings, áreas de autocaravanas y balnearios, entre otras modalidades recogidas en el anexo de la norma. Existe una diferencia relevante para el hospedaje no profesional ocasional, como cuando una persona particular alquila su vivienda de forma esporádica sin actividad económica organizada: en esos casos puede aplicarse un régimen de registro documental en lugar de la comunicación telemática sistemática, aunque conviene verificar cada situación concreta antes de asumirlo.

Si gestiona varios alojamientos, cada uno necesita su propio alta y su propio flujo de envío diferenciado en SES.Hospedajes, aunque todos estén bajo su titularidad. Confundir alojamientos en un mismo perfil es una fuente habitual de errores administrativos.

Alojamientos con procesos de registro independientes

Excepciones autonómicas: Cataluña y País Vasco

No toda España opera bajo el mismo sistema único, y dar por hecho que SES.Hospedajes es su única obligación puede dejarle expuesto en dos comunidades concretas.

  • Cataluña mantiene un sistema autonómico propio de registro de viajeros. Durante 2026 podría ser necesario enviar los datos tanto al sistema catalán como a SES.Hospedajes, una duplicidad que el propio Ministerio del Interior reconoce como situación transitoria.
  • País Vasco trabaja con el sistema propio gestionado por la Ertzaintza, con procedimientos y plazos de comunicación que no siempre coinciden con los del sistema estatal.
  • Antes de dar por cerrado su proceso de cumplimiento en estas comunidades, confirme con la administración autonómica correspondiente si su alojamiento debe reportar en el sistema local además del estatal.
  • Si gestiona propiedades en varias autonomías, documente por escrito qué sistema aplica a cada una; no asuma que el flujo que le funciona en Madrid o Andalucía sirve igual en Barcelona o Bilbao.

Sanciones, responsabilidades y riesgos por incumplimiento

El régimen sancionador del RD 933/2021 se apoya en la Ley Orgánica 4/2015 de protección de la seguridad ciudadana y en la Orden INT/1922/2003, y las cuantías varían según la gravedad de la infracción, desde retrasos puntuales hasta la omisión sistemática del registro.

La responsabilidad recae siempre sobre el titular del establecimiento, nunca sobre el huésped ni sobre la plataforma de reservas que intermedia la venta. Esto significa que si Airbnb o Booking le traen la reserva, usted sigue siendo quien debe comunicar el parte, no ellos.

Los errores que más sanciones generan en la práctica son:

  • Enviar el parte fuera del plazo de 24 horas, algo frecuente cuando el registro se hace manualmente al final del turno.
  • Datos que no coinciden con el documento de identidad presentado, un fallo que según Garrigues figura entre las causas más habituales de discrepancia.
  • No conservar prueba del envío, lo que impide demostrar el cumplimiento ante una inspección.
  • Confundir el sistema autonómico con el estatal en Cataluña o País Vasco.

Consejo profesional: guarde siempre el justificante de envío que genera SES.Hospedajes tras cada comunicación, con fecha, hora y número de referencia. Ese comprobante es su defensa documental si alguna vez se cuestiona si el parte llegó a tiempo.

Procedimiento paso a paso para generar y enviar el parte de viajeros

Cumplir con el registro de viajeros no requiere conocimientos técnicos avanzados, pero sí un orden claro. Antes del check-in, revise esta checklist:

  • Pida el documento de identidad original, no una foto enviada por mensaje.
  • Verifique que el número de soporte y la fecha de caducidad son legibles y vigentes.
  • Confirme el número de acompañantes y, si hay menores, quién es el adulto responsable.

Con esos datos en mano, siga estos pasos para completar y enviar el parte:

  1. Acceda a SES.Hospedajes con el certificado digital o Cl@ve dado de alta previamente.
  2. Seleccione el alojamiento correspondiente si gestiona más de uno.
  3. Introduzca los datos identificativos, de contacto y de residencia de cada viajero, campo por campo.
  4. Añada la fecha de entrada y salida, y el medio de pago si la reserva incluye una transacción identificable.
  5. Revise que ningún campo obligatorio quede vacío; el sistema suele rechazar envíos incompletos.
  6. Firme digitalmente el envío y confirme la comunicación dentro de las 24 horas desde la entrada.
  7. Descargue o capture el justificante de envío que genera la plataforma.

Archive ese comprobante junto con una copia del documento de identidad verificado, organizados por fecha y por huésped, durante los tres años que exige la norma. Un simple sistema de carpetas por mes y por alojamiento suele bastar si gestiona pocas propiedades; con varios alojamientos, un registro centralizado evita perder comprobantes cuando cambia de personal.

Automatizar el registro y evitar errores: el caso de un gestor en Valencia

La automatización no sustituye su responsabilidad legal como titular, pero reduce drásticamente el margen de error humano que hoy provoca la mayoría de las sanciones. Un flujo automatizado verifica identidad en el check-in, genera el parte con los datos ya validados y archiva el justificante sin que nadie tenga que recordarlo a las once de la noche.

La ventaja práctica de conectar la automatización con SES.Hospedajes está en tres puntos concretos:

  • El envío se dispara automáticamente al confirmar el check-in, sin depender de que alguien lo recuerde dentro de las 24 horas.
  • Los datos provienen del check-in online del propio huésped, evitando errores de transcripción manual.
  • Los comprobantes de envío quedan archivados sin gestión adicional, algo que soluciona de raíz el problema de conservación durante tres años.

Un gestor de apartamentos turísticos en Valencia relató que una entrada de última hora, gestionada fuera de horario de oficina, casi le hace superar el plazo de 24 horas para el parte de un huésped llegado un viernes por la noche. El envío automático generado a partir del check-in online completado por el propio huésped antes de su llegada evitó el retraso y, con él, una posible sanción.

El envío del parte se disparó en el momento en que el huésped completó su check-in online, horas antes de que la recepción abriera al día siguiente. Sin ese automatismo, el plazo de 24 horas se habría superado sin que nadie lo notara hasta demasiado tarde.

Herramientas como EuroCheckin están diseñadas para cubrir justo ese hueco, sincronizando el check-in con el envío a SES.Hospedajes sin intervención manual. La sección siguiente detalla cómo funciona esa integración.

Enlaces oficiales y recursos prácticos para el registro de viajeros

Para operar con seguridad jurídica, conviene tener a mano las fuentes primarias, no solo guías de terceros:

Lo que realmente marca la diferencia en el cumplimiento diario

La norma en sí no es complicada de entender; lo complicado es aplicarla todos los días sin fallos cuando gestiona varios alojamientos y llegadas a horas dispares. La mayoría de los incumplimientos que veo no nacen de mala fe, sino de procesos manuales que dependen de que alguien se acuerde a las once de la noche de un viernes.

Mi recomendación es simple: priorice la automatización del envío y, sobre todo, la verificación de datos en origen, porque ahí es donde se generan casi todos los errores reales. Revise también los cambios autonómicos con cierta frecuencia, porque Cataluña y País Vasco pueden moverse de forma independiente al calendario estatal.

— Sofía Herrera

Cumple con SES.Hospedajes sin depender de que alguien se acuerde a tiempo

Si administra uno o varios alojamientos turísticos, cada llegada fuera de horario es un riesgo de superar las 24 horas que exige el RD 933/2021. Existen plataformas que conectan el check-in online del huésped directamente con el envío automático a SES.Hospedajes, evitando que alguien tenga que rellenar el parte a mano o recordar el plazo.

Eurocheckin

Algunas plataformas sincronizan calendarios con Airbnb, Booking, Vrbo y otros canales, evitando dobles reservas mientras el registro legal se completa automáticamente. Los datos de cada huésped se recogen antes de la llegada mediante un check-in online multilingüe, y quedan archivados durante los tres años que marca la norma, con justificante de envío para cada comunicación. Consulte la guía completa de registro de viajeros en alojamientos y empiece la prueba gratuita para comprobar cómo queda su próximo parte enviado sin que usted tenga que abrir SES.Hospedajes manualmente.

Fuentes

Preguntas frecuentes

¿Cómo se genera el parte de viajeros para la Guardia Civil?

Se genera dentro de SES.Hospedajes tras darse de alta con certificado digital o Cl@ve, introduciendo los datos del anexo del RD 933/2021 y enviándolos en un máximo de 24 horas desde la entrada del huésped.

¿Es obligatorio el registro de viajeros en España?

Sí, es obligatorio para hoteles, apartamentos turísticos, campings y arrendadores profesionales desde el 2 de diciembre de 2024, salvo los sistemas autonómicos propios de Cataluña y País Vasco.

¿Cuál es la diferencia entre el parte de viajeros y la reserva de hospedaje?

La reserva es el acuerdo comercial entre huésped y alojamiento; el parte de viajeros es la comunicación obligatoria de datos identificativos que el titular debe enviar a las autoridades, independientemente de cómo se gestionó la reserva.

¿Cómo se hace el registro de viajeros paso a paso?

Se verifica el documento de identidad del huésped, se introducen sus datos en SES.Hospedajes campo a campo y se envía la comunicación firmada digitalmente antes de que transcurran 24 horas desde su llegada.

¿Qué pasa si detecto un error después de enviar el parte?

Debe corregir el registro dentro de la propia aplicación en cuanto detecte la discrepancia y conservar constancia de la corrección, ya que la responsabilidad de la exactitud de los datos recae siempre en el titular del alojamiento.

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