Si gestionas un alojamiento turístico en España, probablemente te has preguntado qué documentos requiere la policía en alojamientos y si lo estás haciendo bien. La duda es más común de lo que parece: muchos propietarios confunden qué datos deben recopilar, qué documentos pueden guardar y cómo enviar la información a las autoridades. Desde diciembre de 2024, el marco legal se unificó bajo el Real Decreto 933/2021, que establece la plataforma SES.HOSPEDAJES como canal obligatorio para el registro de viajeros. Esta guía te explica exactamente qué necesitas, paso a paso, para cumplir sin errores ni sanciones.
Tabla de contenidos
- Puntos clave
- Qué documentos requiere la policía en alojamientos: datos obligatorios
- Cómo registrar huéspedes en SES.HOSPEDAJES
- Protección de datos y límites legales al recopilar información
- SES.HOSPEDAJES frente a los sistemas anteriores
- Buenas prácticas para gestionar la documentación
- Mi opinión sobre el cumplimiento documental en 2026
- Automatiza el registro y cumple sin errores
- Preguntas frecuentes
Puntos clave
| Punto | Detalles |
|---|---|
| Documentos válidos para registro | DNI, NIE o pasaporte son los únicos documentos aceptados para identificar a cada huésped. |
| Plazo máximo de envío | Los datos deben enviarse a SES.HOSPEDAJES en un máximo de 24 horas desde el check-in. |
| Prohibición de copias del DNI | No se pueden guardar copias físicas ni digitales completas del documento de identidad. |
| Conservación de datos | Los registros deben mantenerse durante tres años según la normativa vigente. |
| Credenciales digitales previas | Obtener el certificado digital o Cl@ve PIN puede tardar entre 7 y 14 días, así que tramítalo con antelación. |
Qué documentos requiere la policía en alojamientos: datos obligatorios
La obligación legal de registrar huéspedes en España no es nueva, pero el Real Decreto 933/2021 la reformuló con mayor precisión. Lo que la normativa exige no es que guardes una copia del pasaporte de tu huésped, sino que recojas y transmitas una serie de datos concretos a las autoridades.
Estos son los campos que debes registrar para cada viajero mayor de edad:
- Nombre y apellidos completos
- Tipo de documento de identidad (DNI, NIE o pasaporte)
- Número del documento
- Fecha de expedición y fecha de caducidad del documento
- Nacionalidad
- Fecha de nacimiento
- Sexo
- País de residencia
- Dirección completa del domicilio habitual
- Teléfono de contacto y correo electrónico (cuando estén disponibles)
- Fecha de entrada y fecha prevista de salida
- Número de habitación o unidad de alojamiento
- Método de pago (solo los cuatro últimos dígitos si es tarjeta, según recomendación de la AEPD)
Además, la normativa exige registrar a todos los viajeros, incluyendo menores de edad, con campos específicos como la relación de parentesco con el titular de la reserva. Este punto genera muchos errores: registrar solo al huésped principal y omitir a los acompañantes es una infracción.
La siguiente tabla resume los datos del alojamiento que también debes incluir en cada registro:
| Dato del alojamiento | Descripción |
|---|---|
| NIF o CIF del titular | Identificación fiscal del propietario o gestor |
| Número de licencia turística | Código asignado por la comunidad autónoma |
| Dirección del alojamiento | Dirección completa del inmueble |
| Tipo de alojamiento | Hotel, apartamento turístico, vivienda vacacional, etc. |
Un detalle que conviene aclarar: los datos registrados deben conservarse durante tres años. No se trata de archivar el documento original del huésped, sino de mantener los datos ya extraídos en un sistema seguro y accesible para posibles requerimientos policiales.
Cómo registrar huéspedes en SES.HOSPEDAJES
El proceso práctico tiene pasos claros. Si los sigues en orden, evitarás los errores más frecuentes que generan sanciones.
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Date de alta como sujeto obligado. Accede al portal de SES.HOSPEDAJES y registra tu alojamiento con el NIF o CIF correspondiente. Este paso es previo a cualquier envío de datos.
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Obtén tus credenciales digitales. Para acceder a la plataforma necesitas un certificado digital o Cl@ve PIN. El proceso de obtención puede tardar entre 7 y 14 días, así que no lo dejes para el último momento si acabas de abrir tu alojamiento.
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Recoge los datos en el momento del check-in. Verifica visualmente el documento del huésped y registra los campos obligatorios en tu sistema.
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Envía los datos a SES.HOSPEDAJES. Tienes un plazo máximo de 24 horas desde el check-in para completar el envío. Puedes hacerlo de tres formas distintas: a través del formulario web de la plataforma, mediante la carga de un archivo CSV con múltiples registros, o a través de una conexión API si usas un software de gestión compatible.
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Guarda el acuse de recibo. Una vez enviado el registro, la plataforma genera una confirmación. Consérvala junto con los datos del huésped durante el periodo legal de tres años.
Consejo profesional: Si gestionas varios alojamientos o recibes muchos huéspedes, la opción de envío por API es la más eficiente. Te permite automatizar el proceso desde tu software de gestión y eliminar el riesgo de olvidar un envío manual.
La dificultad técnica y administrativa es la barrera más frecuente para nuevos gestores. Muchos no anticipan el tiempo necesario para obtener el certificado digital y se encuentran con su alojamiento operativo pero sin poder enviar registros. Eso ya es una infracción desde el primer día.
Protección de datos y límites legales al recopilar información
Aquí está uno de los puntos que más confusión genera: ¿puedes guardar una copia del DNI de tu huésped? La respuesta es no.
La Agencia Española de Protección de Datos prohíbe almacenar copias completas del documento de identidad. Solo debes recoger los datos imprescindibles que exige la normativa, no el documento en sí. Esto aplica tanto a copias físicas como a fotografías o escaneos digitales guardados en tu sistema.
La base legal para tratar estos datos sin pedir consentimiento al huésped es el artículo 6.1.c del RGPD, que permite el tratamiento cuando existe una obligación legal. Pero eso no te exime de informar al huésped. Debes comunicarle, de forma clara y antes de recoger sus datos:
- Qué datos vas a registrar y con qué finalidad
- Cuánto tiempo los conservarás (tres años)
- Que los datos se transmiten a las autoridades policiales
- Cómo puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación o supresión
La transparencia con el huésped no es solo una buena práctica. Es un requisito legal que, si se omite, puede derivar en sanciones independientes de las policiales. Incluir esta información en el formulario de check-in online es la forma más sencilla de cumplir sin añadir fricción al proceso.
El principio de minimización del RGPD también aplica aquí. Si un dato no está en la lista obligatoria del Real Decreto 933/2021, no tienes justificación legal para pedirlo ni guardarlo. Solicitar datos adicionales como número de tarjeta completo, profesión o motivo del viaje sin base legal es un riesgo innecesario.
SES.HOSPEDAJES frente a los sistemas anteriores
Antes de diciembre de 2024, el sistema era fragmentado. Los alojamientos enviaban partes de viajeros a través de WebPol o sistemas autonómicos propios, con formatos distintos y niveles de control variables. Eso generaba inconsistencias y dificultades para los gestores que operaban en varias comunidades.
| Aspecto | Sistemas anteriores (WebPol, etc.) | SES.HOSPEDAJES (desde 2024) |
|---|---|---|
| Cobertura territorial | Fragmentada por comunidades | Estatal, canal único |
| Formato de datos | Variable según plataforma | Estandarizado (18 campos) |
| Acceso técnico | Certificado digital o acceso web básico | Certificado digital, Cl@ve PIN, CSV o API |
| Trazabilidad | Limitada | Completa con acuse de recibo |
| Excepciones | Ninguna formal | Cataluña y País Vasco (coordinación con Mossos y Ertzaintza) |
La plataforma unificada SES.HOSPEDAJES mejora el control y el cumplimiento normativo en todo el territorio. Sin embargo, si tu alojamiento está en Cataluña o el País Vasco, debes verificar los requisitos adicionales de coordinación con los cuerpos policiales autonómicos, ya que pueden existir obligaciones paralelas.
Un dato relevante para 2026: el Tribunal Supremo anuló la regulación estatal del registro único de alquileres de corta duración, reafirmando el papel de las comunidades autónomas. La obligación de enviar datos a SES.HOSPEDAJES se mantiene, pero la supervisión local cobra más peso. Mantente actualizado sobre los cambios en tu comunidad.
Consejo profesional: Revisa periódicamente el portal de SES.HOSPEDAJES y las circulares de tu comunidad autónoma. Las actualizaciones de campos o formatos pueden afectar a tus envíos sin previo aviso en medios generalistas.
Buenas prácticas para gestionar la documentación
Cumplir con los requisitos policiales en hospedajes no tiene que ser un proceso engorroso. Con las prácticas adecuadas, puedes hacerlo de forma segura y sin dedicarle más tiempo del necesario.
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No solicites copias del DNI. Verifica el documento visualmente durante el check-in presencial o usa un sistema de reconocimiento OCR que extraiga los datos automáticamente sin almacenar la imagen completa. Los sistemas con OCR integrado minimizan errores humanos y reducen los riesgos de protección de datos al mismo tiempo.
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Usa formularios de check-in online previos a la llegada. Incluye la política de privacidad en el mismo formulario y recoge los datos antes de que el huésped llegue al alojamiento. Esto agiliza el proceso y te da tiempo para verificar la información antes del plazo de envío.
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Automatiza el envío a SES.HOSPEDAJES. Si usas un software de gestión compatible con la API de la plataforma, el envío puede ser automático tras cada check-in. Esto elimina el riesgo de olvidar un registro o superar el plazo de 24 horas.
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Guarda los acuses de recibo electrónicos. Organiza los confirmantes de envío por fecha y alojamiento. En caso de inspección, son tu prueba de cumplimiento.
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Tramita el certificado digital con antelación. Si eres nuevo gestor o vas a abrir un alojamiento próximamente, inicia el proceso de obtención de credenciales digitales cuanto antes. Los plazos de tramitación pueden complicar el inicio de tu actividad si los dejas para el último momento.
Para una guía completa sobre el registro de viajeros en alojamientos con todos los cambios normativos de 2026, puedes consultar los recursos específicos para propietarios y gestores.
Mi opinión sobre el cumplimiento documental en 2026
He visto a muchos propietarios llegar a esta normativa con la misma actitud: “ya lo haré cuando tenga el primer huésped”. Es el error más caro que puedes cometer.
Lo que más me sorprende es que la mayoría de las sanciones no vienen por desconocimiento de los datos a registrar, sino por problemas técnicos previos: no tener el certificado digital, no haberse dado de alta en SES.HOSPEDAJES, o no saber cómo enviar el archivo correctamente. Son trámites administrativos, no legales, y aun así paralizan a gestores experimentados.
Mi recomendación es clara: trata el cumplimiento documental como parte del proceso de apertura del alojamiento, no como una tarea posterior. Si esperas a tener el primer huésped para resolver las credenciales digitales, ya llevas 7 o 14 días de retraso potencial.
También creo que la evolución normativa va hacia mayor exigencia, no menor. La sentencia del Tribunal Supremo de 2026 sobre el registro de alquileres de corta duración no relaja las obligaciones; las redistribuye entre administraciones. Eso significa más capas de cumplimiento, no menos. Quien automatice ahora tendrá una ventaja real frente a quien siga gestionando esto manualmente.
— Eiminas
Automatiza el registro y cumple sin errores
Si después de leer esta guía sientes que el proceso es complejo, tienes razón en parte. La normativa es exigente y los plazos son estrictos. Pero no tienes que gestionarlo todo manualmente.
Eurocheckin es una plataforma diseñada específicamente para propietarios y gestores de alojamientos turísticos en España. Automatiza la recogida de datos de huéspedes, el envío a SES.HOSPEDAJES y el almacenamiento seguro conforme al RGPD. Incluye check-in online multilingüe, sincronización con Airbnb y Booking, y reconocimiento OCR para extraer datos de documentos sin guardar copias. Si quieres cumplir la normativa sin errores y reducir el tiempo que dedicas a tareas administrativas, Eurocheckin tiene la solución adaptada a tu tipo de alojamiento. También puedes explorar el servicio de gestión de registros de viajeros para delegar completamente el proceso.
Preguntas frecuentes
¿Qué documentos son válidos para registrar huéspedes?
Los documentos aceptados son el DNI para ciudadanos españoles, el NIE para residentes extranjeros y el pasaporte para visitantes internacionales. No se aceptan otros documentos de identidad.
¿Puedo guardar una copia del DNI del huésped?
No. La AEPD prohíbe almacenar copias completas del documento de identidad. Solo debes registrar los datos específicos exigidos por el Real Decreto 933/2021, sin conservar el documento original ni en formato físico ni digital.
¿Cuánto tiempo tengo para enviar los datos a SES.HOSPEDAJES?
Tienes un máximo de 24 horas desde el momento del check-in para enviar los datos del huésped a la plataforma. Superar este plazo constituye una infracción aunque los datos sean correctos.
¿Debo registrar también a los menores de edad?
Sí. La normativa exige registrar a todos los viajeros, incluidos los menores, con campos específicos como la relación de parentesco con el titular de la reserva.
¿Qué pasa si mi alojamiento está en Cataluña o el País Vasco?
SES.HOSPEDAJES es obligatoria en todo el territorio nacional, pero en Cataluña y el País Vasco existen obligaciones adicionales de coordinación con los Mossos d’Esquadra y la Ertzaintza respectivamente. Consulta con las autoridades autonómicas para verificar los requisitos específicos de tu comunidad.
