Si gestionas alojamientos en Airbnb en España, tienes una obligación legal clara: automatizar el check-in y enviar los datos de cada huésped a SES.HOSPEDAJES en un plazo máximo de 24 horas desde la reserva o el inicio del servicio. El Real Decreto 933/2021 lo exige, la AEPD supervisa cómo recoges los datos, y el incumplimiento puede derivar en sanciones que van desde infracciones leves hasta muy graves.
Los pasos inmediatos son tres:
- Alta en SES.HOSPEDAJES como sujeto obligado y obtención de credenciales de acceso.
- Activar un formulario digital con OCR que capture los campos del Anexo I sin almacenar imágenes del documento.
- Configurar envíos automáticos para que cada reserva genere el parte de entrada y lo transmita dentro del plazo legal.
Seguir este flujo desde el primer día elimina el riesgo de olvidos, reduce la carga administrativa y deja un rastro documental que protege al anfitrión ante cualquier inspección.
Puntos clave
Automatizar el registro de viajeros en Airbnb en España requiere alta en SES.HOSPEDAJES, OCR sin almacenar imágenes, envío en 24 horas y retención segura durante tres años conforme al RD 933/2021.
| Punto | Detalles |
|---|---|
| Plazo legal de envío | El RD 933/2021 exige comunicar a SES.HOSPEDAJES en un máximo de 24 horas desde la reserva, el inicio del servicio o la anulación. |
| Minimización de datos (AEPD) | Usa OCR para extraer los campos del Anexo I y descarta la imagen del documento; solicitar copia del DNI vulnera el RGPD. |
| Ahorro de tiempo real | La automatización con OCR reduce el registro por huésped de 5–8 minutos a 30–60 segundos. |
| Retención obligatoria | Los datos deben conservarse durante tres años en infraestructura segura, con logs exportables para inspecciones. |
| Eurocheckin | Automatiza el envío a SES.HOSPEDAJES, el OCR y la retención en hosting UE desde 5 €/mes, con prueba gratuita. |
Tabla de contenidos
- ¿Qué obliga el Real Decreto 933/2021 a los anfitriones de Airbnb en España?
- ¿Cómo compatibilizar el RD 933/2021 con el RGPD?
- ¿Cuál es el flujo mínimo para automatizar el check-in en Airbnb?
- Campos obligatorios de los Anexos I y II que debe incluir cada parte de entrada
- ¿Qué requisitos técnicos debe cumplir la plataforma que elijas?
- Implementación paso a paso con Eurocheckin
- ¿Cuánto cuesta automatizar y qué retorno puedes esperar?
- Qué hacer ante una inspección, un error de envío o una petición de las Fuerzas de Seguridad
- La automatización no es solo comodidad, es gestión responsable
- Eurocheckin: cumplimiento del RD 933/2021 sin trabajo manual
- Pasos inmediatos que debes ejecutar hoy
- Fuentes
- Preguntas frecuentes
¿Qué obliga el Real Decreto 933/2021 a los anfitriones de Airbnb en España?
El RD 933/2021 regula el registro documental de viajeros en hoteles, apartamentos turísticos, viviendas de uso turístico (VUT) y cualquier plataforma que opere servicios de hospedaje en España. Su artículo 6 fija tres momentos que obligan a comunicar: la reserva, el inicio del servicio y la anulación, con un plazo máximo de 24 horas en cada caso.
Las obligaciones principales son:
- Llevar un registro informático de todos los huéspedes mayores de 14 años.
- Comunicar los partes de entrada por vía telemática a SES.HOSPEDAJES.
- Conservar los datos durante tres años desde la fecha del registro.
- Incluir los campos de los Anexos I y II: datos del establecimiento, del huésped y de la transacción.
La norma distingue entre sujetos obligados (actividad profesional de hospedaje) y quienes realizan cesión ocasional no profesional, que quedan fuera de su ámbito. Si publicas tu alojamiento de forma habitual en Airbnb, eres sujeto obligado.
Referencia oficial: BOE-A-2021-17461, texto consolidado del Real Decreto 933/2021
El régimen sancionador contempla infracciones leves por no enviar en plazo, graves por datos incompletos y muy graves por omisión reiterada. La guía de Garrigues subraya que el aumento de campos exigidos ha incrementado la carga administrativa para pequeños anfitriones y que la automatización es la única forma práctica de cumplir el plazo de 24 horas sin errores.
¿Cómo compatibilizar el RD 933/2021 con el RGPD?
La base legal para recoger datos de huéspedes es el cumplimiento de una obligación legal, lo que no exime al anfitrión de aplicar los principios del RGPD: proporcionalidad, transparencia y minimización. La AEPD advierte expresamente que solicitar una copia del DNI vulnera el principio de minimización, porque almacenar la imagen completa va más allá de lo que la norma requiere.
La práctica correcta consiste en:
- Usar formularios digitales que recojan solo los campos del Anexo I.
- Aplicar OCR para extraer los datos del documento y descartar la imagen.
- Ofrecer mecanismos de verificación alternativos: comprobación visual presencial, códigos SMS o email, o certificados digitales.
- Informar al huésped en el momento de la recogida, con una política de privacidad clara que explique la base legal y el plazo de conservación.
Consejo profesional: Diseña tu flujo con privacidad desde el origen: la plataforma debe guardar únicamente los campos exigidos, registrar el código de envío a SES como evidencia y no conservar ninguna imagen del documento. Consulta la guía sobre consentimiento informado en alquiler vacacional para redactar correctamente tus políticas.
¿Cuál es el flujo mínimo para automatizar el check-in en Airbnb?
El objetivo es pasar de un registro manual a un envío automático a SES.HOSPEDAJES en cada reserva. El flujo tiene cinco pasos:
- Alta en SES.HOSPEDAJES y obtención de credenciales (usuario, contraseña y certificado de acceso al web service).
- Conectar tu anuncio de Airbnb mediante un smart link que captura los datos de la reserva en cuanto el huésped confirma.
- Activar el OCR para que el huésped complete su ficha desde el móvil antes de llegar, extrayendo los campos del Anexo I sin almacenar la imagen.
- Mapear los campos obligatorios al formato XML que acepta la API de SES.HOSPEDAJES.
- Configurar el envío automático y activar la conservación de recibos y códigos de envío durante tres años.
Sobre el momento del envío, tienes dos opciones: envío individual en el instante del check-in o envío en bloque nocturno con todas las llegadas del día.
Consejo profesional: Si corriges datos habitualmente antes de cerrar el día (por ejemplo, cuando el huésped llega con un documento diferente al registrado), el envío en bloque nocturno evita reenvíos múltiples y simplifica la gestión de errores.
Para una guía operativa completa, consulta el workflow de registro turístico.
Campos obligatorios de los Anexos I y II que debe incluir cada parte de entrada
El RD 933/2021 agrupa los datos en cuatro categorías. La siguiente tabla recoge los campos mínimos exigidos:
| Categoría | Campos obligatorios |
|---|---|
| Empresa / arrendadora | NIF/CIF, razón social, dirección fiscal |
| Establecimiento | Nombre, dirección, tipo de alojamiento, URL del anuncio |
| Huésped | Nombre, apellidos, tipo y número de documento, nacionalidad, fecha de nacimiento, sexo, dirección habitual, teléfono, email, relación con acompañantes |
| Transacción / reserva | Fecha de reserva, fecha de entrada, fecha de salida, importe, forma de pago |
Para menores de 14 años se registran los datos del tutor o acompañante responsable. Los datos de pago deben recogerse sin almacenar información sensible de tarjeta; basta con indicar el método (tarjeta, transferencia, efectivo).
¿Qué requisitos técnicos debe cumplir la plataforma que elijas?
No todas las soluciones del mercado garantizan el cumplimiento completo. Antes de activar cualquier herramienta, verifica que cumple estos criterios:
- Hosting en la UE y cifrado en tránsito (TLS) y en reposo (AES) para proteger los datos de los huéspedes.
- Soporte del web service oficial de SES.HOSPEDAJES (API/XML) con almacenamiento de recibos y código de envío por cada parte.
- Registro de auditoría (logs de envío inmutables) y control de accesos por roles para gestores y propietarios.
- OCR fiable y multilingüe que extraiga los campos del Anexo I desde documentos en varios idiomas.
- Sincronización de calendarios (iCal/Google Calendar) con Airbnb y otras plataformas para evitar duplicados y overbookings.
- Retención segura durante tres años con capacidad de exportar el historial completo ante una inspección.
La integración con sistemas de gestión operativa, como el ERP Unified para entornos con restauración o servicios adicionales, puede complementar el flujo cuando el alojamiento ofrece experiencias más allá del hospedaje.
Implementación paso a paso con Eurocheckin
Las integraciones con OCR reducen el tiempo de registro por huésped de 5–8 minutos manuales a 30–60 segundos, con envío automático del XML a SES mediante web service. Con Eurocheckin, la puesta en marcha sigue estos pasos:
- Crea tu cuenta en Eurocheckin y añade tu alojamiento con dirección y tipo de establecimiento.
- Conecta tu anuncio de Airbnb mediante el smart link multilingüe; el huésped recibe el enlace de check-in al confirmar la reserva.
- Activa el OCR: el huésped fotografía su documento desde el móvil, el sistema extrae los campos del Anexo I y descarta la imagen.
- Introduce tus credenciales de SES.HOSPEDAJES en la configuración de envíos; Eurocheckin genera el XML y lo transmite automáticamente.
- Verifica el primer envío con una reserva real y comprueba que el recibo con código de envío queda almacenado en el panel.
Eurocheckin conserva los logs de envío en infraestructura dentro de la UE, cumpliendo el RGPD y el plazo de retención de tres años. Ante una inspección, puedes exportar el historial completo en segundos desde el panel, con el código de envío de cada parte como prueba legal. Consulta el caso de éxito de un hotel en Madrid que redujo errores en SES.HOSPEDAJES tras automatizar con Eurocheckin.
¿Cuánto cuesta automatizar y qué retorno puedes esperar?
Eurocheckin funciona con suscripción mensual o anual por alojamiento, desde unos 5 €/mes, con prueba gratuita. El cálculo de retorno es directo:
- Tiempo ahorrado por reserva: pasar de 5–8 minutos manuales a 30–60 segundos equivale a liberar entre 4 y 7 minutos por huésped.
- Con 20 reservas al mes y un coste de oportunidad de 15 €/hora, el ahorro mensual supera los 20 €, solo en tiempo de gestión.
- Reducción de riesgo sancionador: una infracción leve por envío fuera de plazo puede costar más que meses de suscripción.
- Mejor valoración del huésped: un check-in sin fricciones se traduce en reseñas más positivas en Airbnb y Google.
La guía de regulación de alquiler vacacional en España detalla las obligaciones legales que respaldan este cálculo.
Qué hacer ante una inspección, un error de envío o una petición de las Fuerzas de Seguridad
Ante una inspección, actúa en este orden:
- Accede al panel de Eurocheckin y exporta el historial de envíos con los códigos de confirmación de SES.HOSPEDAJES.
- Prepara el registro informático de los últimos tres años: partes de entrada, fechas y datos del establecimiento.
- Muestra las políticas de privacidad y el registro de consentimientos si el inspector solicita verificar el cumplimiento del RGPD.
Si detectas un error en un envío ya transmitido, el procedimiento es:
- Acceder a SES.HOSPEDAJES y tramitar el reenvío o la anulación del parte afectado según el procedimiento oficial.
- Registrar el cambio en el log de auditoría de tu plataforma para dejar constancia del error y la corrección.
- Conservar tanto el envío original como el corregido como evidencia.
Consejo profesional: Revisa los recibos de envío semanalmente, no solo ante una inspección. Detectar un error a los dos días es mucho más fácil de corregir que descubrirlo meses después.
La automatización no es solo comodidad, es gestión responsable
Cuando analizo cómo trabajan los anfitriones que gestionan varios alojamientos en Airbnb en España, el patrón más frecuente es el mismo: empezaron con hojas de cálculo y registros manuales, y el primer problema grave llegó cuando un huésped llegó tarde, los datos no se enviaron en plazo y el anfitrión no tenía ningún comprobante que mostrar.
La automatización elimina ese riesgo, pero también cambia la experiencia del huésped. Un check-in digital bien diseñado, con formulario en el idioma del viajero y acceso autónomo mediante cerradura inteligente, genera una primera impresión que los registros en papel nunca pueden igualar. Y eso se refleja en las valoraciones.
Lo que más se subestima es la parte de la retención: muchos anfitriones configuran el envío automático y creen que ya han terminado. Pero sin logs inmutables, sin exportación estructurada y sin hosting en la UE, el cumplimiento es incompleto. La norma exige tres años de conservación, y una inspección puede llegar en cualquier momento de ese periodo.
Eurocheckin: cumplimiento del RD 933/2021 sin trabajo manual
Cumplir el RD 933/2021 con Airbnb en España sin automatización significa dedicar entre 5 y 8 minutos a cada reserva, asumir el riesgo de errores humanos y no tener garantías de conservación a tres años. Eurocheckin resuelve los tres problemas desde el primer día.
Con Eurocheckin activas el check-in online para alquiler vacacional en minutos: smart link para Airbnb, OCR sin almacenar imágenes, envío automático a SES.HOSPEDAJES, logs de auditoría en hosting UE y sincronización de calendarios con más de 12 plataformas. Los contratos digitales con firma electrónica y la integración con cerraduras TTLock, Nuki y Yale completan un flujo de llegada totalmente autónomo. Desde 5 €/mes por alojamiento, con prueba gratuita. Accede a la guía de registro digital en hoteles y alojamientos y activa tu prueba gratuita hoy.
Pasos inmediatos que debes ejecutar hoy
- Date de alta en SES.HOSPEDAJES como sujeto obligado y obtén tus credenciales de acceso al web service.
- Activa una solución con OCR y envío automático (como Eurocheckin), mapea los campos del Anexo I y conecta tu anuncio de Airbnb mediante smart link.
- Configura la retención segura a tres años y publica una política de privacidad que explique la base legal y el plazo de conservación a tus huéspedes.
- Realiza un envío de prueba con una reserva real, verifica que el recibo con código de envío queda almacenado y comprueba que el parte aparece registrado en SES.HOSPEDAJES.
Fuentes
- BOE-A-2021-17461 Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre, texto consolidado
- Nota de la AEPD sobre solicitud de copias de documentos de identidad en hospedajes
- Partes de entrada y obligaciones de registro documental — Ministerio del Interior
- Registro de viajeros: las claves de la norma (Garrigues, blog Derecho, Turismo y Hoteles)
Este artículo es información general y no sustituye el consejo de un abogado cualificado. Consulte a un profesional del derecho cualificado sobre su caso particular antes de actuar según este contenido.
Preguntas frecuentes
¿Quién está obligado por el RD 933/2021 en Airbnb?
Todo propietario o gestor que alquile de forma habitual y profesional a través de Airbnb en España es sujeto obligado. La cesión ocasional no profesional queda fuera del ámbito del decreto.
¿Cuál es el plazo para enviar los datos a SES.HOSPEDAJES?
¿Puedo pedir fotocopia del DNI al huésped para cumplir la norma?
No. La AEPD recomienda no solicitar copias del DNI porque vulnera el principio de minimización del RGPD. Lo correcto es usar OCR para extraer los campos necesarios y descartar la imagen.
¿Cuánto tiempo debo conservar los registros de los huéspedes?
El RD 933/2021 exige conservar los datos durante tres años desde la fecha del registro, en un sistema informático seguro con capacidad de exportación.
¿Cómo automatiza Eurocheckin el envío a SES.HOSPEDAJES?
Eurocheckin captura los datos del huésped mediante OCR, genera el XML requerido y lo transmite automáticamente a SES.HOSPEDAJES dentro del plazo legal, almacenando el código de envío como comprobante en infraestructura dentro de la UE.
