La notificación a la policía en hoteles es el proceso legal obligatorio mediante el cual los alojamientos turísticos comunican los datos de sus huéspedes a las fuerzas de seguridad en España. Desde el 2 de diciembre de 2024, esta comunicación se realiza exclusivamente a través de la plataforma oficial SES.HOSPEDAJES, en un plazo máximo de 24 horas desde la entrada del viajero. El marco legal que regula este trámite es el Real Decreto 933/2021 y la Ley Orgánica 4/2015. Conocer bien este proceso protege tu alojamiento de sanciones y garantiza el cumplimiento normativo.
¿Qué establece la normativa vigente sobre la notificación a la policía en hoteles?
El Real Decreto 933/2021 es la base legal que obliga a todos los alojamientos turísticos profesionales en España a comunicar los datos de sus huéspedes a las autoridades. Esta norma sustituyó los sistemas anteriores de Policía Nacional y Guardia Civil por una plataforma unificada: SES.HOSPEDAJES, gestionada por el Ministerio del Interior.
Los datos que debes enviar por cada viajero son específicos y detallados. La normativa exige 17–18 datos por viajero, entre los que se incluyen:
- Nombre completo y documento de identidad
- Nacionalidad y domicilio habitual
- Fecha de entrada y salida prevista
- Datos de la reserva y del método de pago
- Número de contrato o referencia de la reserva
El plazo para enviar esta información es de 24 horas desde la llegada del huésped. Superar ese plazo ya constituye un incumplimiento sujeto a sanción. La obligación afecta a hoteles, apartamentos turísticos, casas rurales, albergues y cualquier alojamiento profesional, sin excepción.
Consejo profesional: Configura alertas en tu sistema de gestión para que te avise si algún parte de viajero no se ha enviado antes de que se cumplan las 24 horas. Un recordatorio automático evita olvidos costosos.
¿Cómo se realiza el proceso de notificación policial en la práctica?
El proceso de notificación sigue pasos concretos que conviene conocer antes de recibir a tu primer huésped bajo la nueva normativa.
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Registro en SES.HOSPEDAJES. Accede a la plataforma del Ministerio del Interior y crea tu cuenta de establecimiento. Para completar el alta necesitas un certificado digital o DNI electrónico, un requisito que muchos gestores subestiman y que puede retrasar las primeras comunicaciones si no se gestiona con antelación.
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Activación del envío automático. Si utilizas un software de gestión, debes activar la casilla «Envío de comunicaciones por servicio web» dentro de la plataforma oficial. Sin esta configuración, el software no tiene permisos para enviar los partes de forma automática, aunque esté correctamente integrado.
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Recogida de datos del huésped. Puedes hacerlo en el momento del check-in presencial o mediante un proceso de check-in digital previo a la llegada. El registro autónomo es válido legalmente siempre que se cumplan los plazos y las verificaciones requeridas.
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Envío del parte a SES.HOSPEDAJES. Una vez recogidos los datos, el sistema los transmite a la plataforma oficial dentro del plazo de 24 horas.
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Conservación del registro. El libro-registro debe conservarse durante 3 años, en formato físico o digital, y debe estar disponible para inspecciones en cualquier momento.
Consejo profesional: Completa el alta en SES.HOSPEDAJES con al menos dos semanas de antelación antes de tu primera temporada. La validación del certificado digital puede tardar varios días hábiles.
Excepciones y diferencias regionales en la notificación a las autoridades
No todo el territorio español funciona igual. En Cataluña y el País Vasco, el envío de partes de viajeros se realiza a través de los Mossos d’Esquadra y la Ertzaintza, respectivamente, y no a través de SES.HOSPEDAJES. Esta diferencia es relevante porque usar el canal equivocado equivale a no haber notificado.
| Territorio | Canal oficial | Cuerpo receptor |
|---|---|---|
| España (general) | SES.HOSPEDAJES | Policía Nacional / Guardia Civil |
| Cataluña | Plataforma propia | Mossos d’Esquadra |
| País Vasco | Plataforma propia | Ertzaintza |
Verificar la normativa autonómica específica antes de configurar tu sistema de gestión evita duplicidades y sanciones por incumplimiento de procedimientos locales. Si gestionas alojamientos en varias comunidades autónomas, cada ubicación puede requerir una configuración diferente.
Responsabilidades del gestor y consecuencias del incumplimiento
La obligación legal recae directamente sobre el responsable del alojamiento, no sobre el huésped. Esto significa que, aunque un viajero se niegue a facilitar sus datos, la propiedad sigue siendo responsable de gestionar la situación correctamente.
Las sanciones están reguladas por la Ley Orgánica 4/2015 y pueden ser significativas:
- Infracciones leves (retrasos o datos incompletos): desde 600 € por incidente
- Infracciones graves (incumplimientos reiterados o negativas): hasta 30.000 €
Consulta la guía de multas por no registrar huéspedes para conocer los tramos exactos y los criterios que aplica la administración.
Cuando un huésped se niega a facilitar sus datos, el procedimiento correcto es documentar el incidente por escrito, comunicarlo a las autoridades competentes y conservar esa documentación. La negativa del huésped no exime de responsabilidad al establecimiento bajo ninguna circunstancia.
«El incumplimiento de la obligación de registro no solo expone al gestor a sanciones económicas. También puede derivar en inspecciones administrativas que afectan a la licencia de actividad del alojamiento.»
¿Qué errores comunes deben evitar los hoteles en la notificación eficaz?
Los errores más frecuentes en el proceso de notificación policial son prevenibles con una buena organización. Estos son los puntos críticos que debes revisar:
- Datos incompletos o incorrectos. Un número de documento mal transcrito invalida el parte. Verifica siempre los datos antes de enviarlos, especialmente en check-ins de madrugada o con huéspedes extranjeros.
- Retrasos por falta de automatización. Gestionar el envío de forma manual aumenta el riesgo de superar el plazo de 24 horas. Las herramientas que integran el envío automático a SES.HOSPEDAJES eliminan este riesgo.
- No activar el permiso de servicio web. Muchos gestores instalan un software de gestión y asumen que el envío ya funciona. Sin activar la casilla correspondiente en SES.HOSPEDAJES, el software no puede transmitir los datos.
- Ignorar la normativa autonómica. Un alojamiento en Barcelona que envía partes a SES.HOSPEDAJES en lugar de a los Mossos d’Esquadra incumple la normativa, aunque el envío sea técnicamente correcto.
- No conservar el registro documental. El libro-registro de viajeros debe conservarse tres años y estar disponible para inspecciones.
Consejo profesional: Forma a todo el personal de recepción en el procedimiento de recogida de datos y en qué hacer si un huésped se niega a identificarse. Un protocolo escrito y conocido por el equipo reduce errores y protege al establecimiento.
Puntos clave
La notificación a la policía en hoteles es una obligación legal directa del gestor, con plazos de 24 horas, datos específicos por viajero y sanciones de hasta 30.000 € por incumplimientos graves.
| Punto | Detalles |
|---|---|
| Plazo de envío | Los datos de cada huésped deben comunicarse en un máximo de 24 horas desde su llegada. |
| Datos obligatorios | Cada parte incluye entre 17 y 18 campos, desde el documento de identidad hasta el método de pago. |
| Canal oficial | SES.HOSPEDAJES es la plataforma obligatoria en toda España, salvo en Cataluña y el País Vasco. |
| Sanciones | Las multas van desde 600 € por infracciones leves hasta 30.000 € por incumplimientos graves reiterados. |
| Conservación documental | El libro-registro debe guardarse durante 3 años en formato físico o digital. |
La digitalización no es opcional: reflexión sobre el registro de viajeros
Sofía Herrera, especialista en normativa de alojamientos turísticos
Llevo años acompañando a gestores de alojamientos turísticos en el proceso de adaptación normativa, y lo que más me sorprende no es la complejidad de la ley. Es la cantidad de propietarios que siguen pensando que el registro de huéspedes es un trámite menor, algo que se puede dejar para el final del día o delegar sin protocolo claro.
El cambio a SES.HOSPEDAJES en diciembre de 2024 fue una señal clara: la administración española quiere datos fiables, en tiempo real y con trazabilidad digital. Los gestores que todavía dependen de hojas de cálculo o registros en papel no solo corren el riesgo de recibir una multa. Están construyendo su operativa sobre una base que no aguantará la próxima inspección.
Mi recomendación práctica es tratar el cumplimiento normativo como parte del proceso de check-in, no como una tarea separada. Cuando el envío a SES.HOSPEDAJES es automático y está integrado en el flujo de llegada del huésped, deja de ser una carga y se convierte en un proceso invisible. Eso es lo que distingue a los alojamientos bien gestionados de los que viven con la incertidumbre de si han cumplido o no.
La normativa seguirá evolucionando. Los gestores que ya tienen sistemas digitales adaptados son los que menos esfuerzo necesitarán para adaptarse a los próximos cambios.
— Sofía Herrera
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Preguntas frecuentes
¿Qué es la notificación a la policía en hoteles?
Es el proceso legal por el que los alojamientos turísticos comunican los datos de sus huéspedes a las fuerzas de seguridad en España, obligatorio desde diciembre de 2024 a través de SES.HOSPEDAJES en un plazo de 24 horas.
¿Qué pasa si un huésped se niega a dar sus datos?
El establecimiento debe documentar el incidente y comunicarlo a las autoridades. La negativa del huésped no exime al gestor de su responsabilidad legal.
¿Es obligatorio SES.HOSPEDAJES en toda España?
No. En Cataluña el envío se realiza a través de los Mossos d’Esquadra y en el País Vasco a través de la Ertzaintza, con plataformas propias de cada cuerpo policial.
¿Cuánto tiempo hay que conservar el registro de viajeros?
El libro-registro debe conservarse durante 3 años, en formato físico o digital, y debe estar disponible para inspecciones administrativas en cualquier momento.
¿Cuáles son las multas por no notificar a la policía?
Las sanciones van desde 600 € por infracciones leves hasta 30.000 € por incumplimientos graves o reiterados, según la Ley Orgánica 4/2015.
