Debes transmitir los datos de tus huéspedes a SES.HOSPEDAJES en un plazo máximo de 24 horas desde la reserva o desde el inicio del servicio, según establece el Real Decreto 933/2021. El Reglamento (UE) 2024/1028 añade la obligación de contar con un número de registro de unidad. Si gestionas varios alojamientos, automatizar este envío elimina errores manuales y reduce el riesgo de sanciones.
En resumen:
- La comunicación de los datos de los huéspedes a SES.HOSPEDAJES debe hacerse en un plazo máximo de 24 horas desde la reserva o llegada, dependiendo de cuándo se formaliza la misma.
- Todo alojamiento que preste servicios a cambio de pago, sea profesional o particular, está obligado a registrar y comunicar los datos completos de los huéspedes, incluyendo nombre, documento, nacionalidad y fechas.
- La gestión manual de reservas aumenta el riesgo de errores y sanciones, especialmente en volumen alto, por lo que la automatización con sistemas como EuroCheckin es recomendable.
- Además de cumplir con el RD 933/2021, desde 2024, el Reglamento (UE) 2024/1028 exige que cada unidad de alojamiento tenga un número de registro único incluido en los anuncios y en la comunicación a las autoridades.
- Las sanciones por incumplimiento incluyen multas elevadas, especialmente si hay errores reiterados, retrasos o datos incompletos en la comunicación de huéspedes.
Tabla de contenidos
- Quién está obligado a comunicar datos de huéspedes en la UE
- ¿Cuándo hay que comunicar los datos? La regla de las 24 horas
- Qué campos de datos exigen los Anexos I y II del RD 933/2021
- Cómo transmitir los datos: SES.HOSPEDAJES y la automatización
- Qué añade el Reglamento (UE) 2024/1028 sobre alquileres de corta duración
- Qué sanciones existen por incumplir el registro de huéspedes
- Checklist para implantar el cumplimiento paso a paso
- Por qué digitalizar el registro de huéspedes es una decisión estratégica
- Cómo automatiza EuroCheckin el envío de datos a SES.HOSPEDAJES
- Fuentes
- Preguntas frecuentes
Quién está obligado a comunicar datos de huéspedes en la UE
El Real Decreto 933/2021 no distingue entre grandes cadenas hoteleras y particulares que alquilan una habitación de vez en cuando. La norma se aplica a todas las actividades de hospedaje, sean profesionales o no, y la obligación de comunicar los datos de cada huésped existe en todos los casos, aunque las formas de conservación y el formato telemático varíen según el volumen de actividad.
Un sujeto obligado es, en términos prácticos, cualquier persona física o jurídica que preste un servicio de hospedaje a cambio de precio: hoteles, hostales, pensiones, apartamentos turísticos, viviendas de uso vacacional y también alquileres de habitaciones dentro de un domicilio particular. La condición de «no profesional» no exime de la obligación legal, aunque sí puede simplificar algunos trámites administrativos previos, como el alta fiscal.
La diferencia real entre un anfitrión ocasional y una empresa de gestión no está en si deben comunicar los datos, sino en cómo lo hacen:
- Un propietario que alquila dos o tres fines de semana al mes puede tender a registrar los datos a mano y transmitirlos con retraso, algo que la ley no permite.
- Una empresa gestora con varios apartamentos necesita un sistema que centralice el registro y evite que una reserva se quede sin comunicar entre el volumen de mensajes de distintas plataformas.
- En ambos casos, el error más habitual no es desconocer la obligación, sino fallar en el plazo o en algún campo del formulario.
Confiar en un proceso completamente manual funciona mientras las reservas son pocas y espaciadas. En cuanto se gestionan varias unidades o el volumen de huéspedes crece, ese mismo proceso se convierte en el punto débil de todo el sistema: basta con olvidar un campo o confundir la fecha de inicio del servicio para incurrir en una comunicación defectuosa. La práctica del sector apunta a que los procesos manuales aumentan el riesgo de errores a medida que sube el número de reservas gestionadas simultáneamente.
¿Cuándo hay que comunicar los datos? La regla de las 24 horas
La normativa fija dos momentos que generan la obligación de comunicar, y conviene tratarlos como procesos separados para no confundirlos. El primero es la reserva o el contrato, que incluye también las anulaciones. El segundo es el inicio real del servicio de hospedaje, es decir, cuando el huésped llega al alojamiento. En ambos casos, la comunicación a SES.HOSPEDAJES debe hacerse de forma inmediata y, como máximo, dentro de las 24 horas siguientes.
En la práctica, esto se traduce en tres escenarios frecuentes:
- Reserva anticipada con meses de antelación: el plazo de 24 horas corre desde el momento en que se formaliza la reserva, no desde la fecha de la estancia. Hay que comunicar los datos del contrato de inmediato, aunque el huésped no llegue hasta mucho después.
- Reservas de última hora o walk-in: aquí ambos desencadenantes casi coinciden, porque la reserva y el inicio del servicio ocurren casi al mismo tiempo. El margen de maniobra es mínimo y conviene tener el formulario de check-in ya preparado.
- Cancelaciones: una anulación también debe comunicarse dentro del mismo plazo de 24 horas, algo que muchos gestores pasan por alto porque asumen que solo hay que informar de las estancias que se completan.
Auditar el cumplimiento de estos plazos exige revisar con regularidad el registro de comunicaciones enviadas, comparándolo con el libro de reservas real. Un desajuste entre ambos suele delatar una comunicación olvidada o duplicada.
Qué campos de datos exigen los Anexos I y II del RD 933/2021
El Real Decreto 933/2021 detalla en sus anexos los campos obligatorios que debe recoger cualquier formulario de check-in o de reserva, y obliga a conservar esa información durante tres años desde la finalización del servicio, según el texto consolidado publicado en el BOE.
Los datos del viajero que deben aparecer en el registro son:
- Nombre, apellidos y sexo.
- Número de documento de identidad, pasaporte o documento equivalente.
- Nacionalidad.
- Fecha de nacimiento.
- Dirección habitual del huésped.
- Número de teléfono y correo electrónico.
- Firma del huésped, cuando el formato lo permita.
Junto a los datos personales, el registro también debe incluir información sobre el propio establecimiento y la transacción:
- Dirección completa de la unidad de alojamiento.
- CIF o NIF del titular, cuando corresponda.
- URL del anuncio en la plataforma donde se publicita la vivienda.
- Número de registro de unidad exigido por el Reglamento (UE) 2024/1028.
- Referencia de la reserva, fechas y hora de entrada y salida.
- Medio de pago utilizado por el huésped.
Este listado de campos no es opcional ni parcial: omitir uno solo, como la nacionalidad o el número de documento, convierte la comunicación en incompleta a efectos de la norma.
Cómo transmitir los datos: SES.HOSPEDAJES y la automatización
El canal oficial para comunicar los datos de huéspedes es la plataforma SES.HOSPEDAJES, gestionada por el Ministerio del Interior. El acceso requiere identificarse mediante certificado digital o el sistema Cl@ve, y el Ministerio publica una guía oficial con el procedimiento técnico y los formatos aceptados para quienes prefieren gestionarlo por su cuenta.
Existen dos vías prácticas para hacer llegar la información a esa plataforma:
- Introducción manual, campo por campo, en el propio portal del Ministerio: viable para alojamientos con pocas reservas al mes.
- Transmisión automatizada mediante un sistema conectado que envía los datos directamente desde el formulario de check-in o desde el software de gestión del alojamiento.
Las autoridades aceptan sistemas electrónicos que verifiquen telemáticamente la exactitud de los datos, siempre que respeten los principios de protección de datos aplicables, lo que abre la puerta a integrar la verificación de identidad directamente en el proceso de reserva.
La ventaja de automatizar no es solo de comodidad; puedes implementar fácilmente rezerwacje przez WhatsApp para agilizar la gestión y comunicación de reservas sin necesidad de un programador. Un sistema conectado evita duplicidades cuando la misma reserva llega a través de varios canales, mantiene un registro exacto de la hora de envío y permite demostrar en segundos, ante cualquier inspección, que la comunicación se hizo dentro de plazo. Frente a copiar manualmente cada dato en el portal, la trazabilidad automática ahorra tiempo y reduce el margen de error humano, sobre todo cuando se gestionan reservas procedentes de plataformas como Airbnb, Booking o Vrbo al mismo tiempo.
Qué añade el Reglamento (UE) 2024/1028 sobre alquileres de corta duración
El Reglamento (UE) 2024/1028, del 11 de abril de 2024, establece un marco europeo armonizado para la recogida e intercambio de datos en alquileres de corta duración. Su aportación principal es exigir un número de registro único por cada unidad de alojamiento, que debe figurar en los anuncios publicados en cualquier plataforma.
Este reglamento introduce obligaciones diferenciadas:
- El anfitrión debe obtener e incluir el número de registro de unidad en cada anuncio, según lo dispuesto en los artículos 9 y 11 del reglamento.
- Las plataformas en línea deben transmitir periódicamente datos de actividad, como noches reservadas o huéspedes alojados, a las autoridades competentes.
- Esta obligación es distinta de la comunicación de seguridad ciudadana que exige el RD 933/2021: una identifica la unidad ante el mercado, la otra informa a las fuerzas de seguridad sobre quién se aloja.
Mantener ambos circuitos separados en tus procesos internos evita confundir el número de registro de unidad con la comunicación diaria de huéspedes, que son trámites independientes con finalidades distintas.
Qué sanciones existen por incumplir el registro de huéspedes
Los errores más habituales que provocan sanciones son la comunicación fuera del plazo de 24 horas, la omisión de campos obligatorios y los datos incorrectos en el número de documento o la nacionalidad. Las autoridades consideran infracción tanto el envío tardío como la información incompleta.
Las sanciones administrativas por errores en el registro o la comunicación de datos pueden alcanzar multas elevadas en los casos más graves, según los criterios publicados por el Ministerio del Interior. El importe depende de la reincidencia, el número de huéspedes afectados y si existe intención de ocultar información.
Los controles internos más útiles para reducir esta exposición son sencillos de implantar: mantener un registro de logs con la fecha exacta de cada envío, hacer copias de seguridad periódicas de los datos transmitidos y realizar pruebas trimestrales del proceso de comunicación para detectar fallos antes de que los detecte una inspección.
Checklist para implantar el cumplimiento paso a paso
Convertir la normativa en una rutina operativa exige seguir un orden concreto, no improvisar sobre la marcha en cada reserva.
- Da de alta tu acceso a SES.HOSPEDAJES con certificado digital o Cl@ve, y comprueba que puedes enviar una comunicación de prueba antes de recibir tu primer huésped.
- Rediseña tu formulario de check-in para que incluya todos los campos de los Anexos I y II, sin excepciones ni campos opcionales que en realidad son obligatorios.
- Elige e integra una solución técnica (un PMS, un software de check-in específico o una plataforma como EuroCheckin) que conecte directamente con SES.HOSPEDAJES y evite la introducción manual de cada huésped.
- Define un procedimiento para cancelaciones y modificaciones, con la misma exigencia de plazo de 24 horas, y conserva cada registro durante tres años desde la finalización del servicio.
Consejo profesional: haz una prueba de transmisión con un huésped ficticio antes de tu primera reserva real. Descubrir un fallo en el formato del envío durante una prueba cuesta cero euros; descubrirlo durante una inspección puede costarte una sanción.
Por qué digitalizar el registro de huéspedes es una decisión estratégica
Digitalizar el registro ya no es una opción diferenciadora: es el estándar mínimo de cumplimiento en un sector donde el volumen de reservas crece más rápido que la capacidad de gestionarlas a mano. Los gestores que automatizan ganan tiempo administrativo y ofrecen un check-in más ágil al huésped. Los que se aferran a procesos manuales acumulan un riesgo que, tarde o temprano, se traduce en una sanción evitable.
— Sofía Herrera
Cómo automatiza EuroCheckin el envío de datos a SES.HOSPEDAJES
EuroCheckin es la alternativa a llevar el registro de viajeros a mano: conecta tu check-in online directamente con SES.HOSPEDAJES y envía los datos de cada huésped dentro del plazo legal, sin que tengas que copiar un solo campo manualmente.
La plataforma sincroniza automáticamente las reservas de Airbnb, Booking, Vrbo y más de doce canales, evitando que una misma reserva se comunique dos veces o se quede sin enviar. Incorpora firma electrónica para los contratos digitales y normas de la vivienda, y aloja toda la información en infraestructura segura dentro de la Unión Europea, conforme al RGPD. Para un propietario con varias unidades, esto significa dejar de revisar cada reserva manualmente y confiar en que el sistema hace el envío dentro de las 24 horas exigidas por ley.
Puedes consultar cómo funciona el proceso completo de registro de viajeros o revisar la guía específica para viviendas turísticas y visitar la web oficial para información actualizada sobre precios y planes disponibles.
Este artículo es información general y no sustituye el consejo de un abogado cualificado. Consulte a un profesional del derecho cualificado sobre su caso particular antes de actuar según este contenido.
Fuentes
- Ministerio del Interior | Hospedajes y Alquiler de Vehículos
- Reglamento (UE) 2024/1028 (Publications Office of the EU)
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son los datos obligatorios para SES.HOSPEDAJES?
Los Anexos I y II del RD 933/2021 exigen nombre, documento de identidad, nacionalidad, fecha de nacimiento, dirección, teléfono y correo del huésped, además de los datos de la unidad, la reserva y el medio de pago.
¿Quién está obligado a dar los datos en un alojamiento rural?
Cualquier alojamiento rural que preste un servicio de hospedaje a cambio de precio está obligado, sea o no una actividad profesional habitual; la norma no distingue por tamaño ni tipo de establecimiento.
¿Qué datos me pueden pedir en un hotel?
Un hotel puede pedirte el documento de identidad, tu nombre completo, nacionalidad, fecha de nacimiento y datos de contacto, porque son los campos que el RD 933/2021 obliga a recoger para comunicarlos a SES.HOSPEDAJES.
¿Puedo llevar a alguien a mi habitación de hotel?
La normativa de registro de viajeros no prohíbe recibir visitas, pero cada persona que pernocte en la habitación debe quedar registrada y comunicada como huésped conforme a los mismos campos obligatorios.
¿Puede EuroCheckin enviar los datos automáticamente a SES.HOSPEDAJES?
Sí, EuroCheckin transmite automáticamente los datos de cada huésped a SES.HOSPEDAJES dentro del plazo legal, sin intervención manual, integrándose con los canales de reserva del alojamiento.
