Sí: el «libro de policía» es obligatorio bajo el Real Decreto 933/2021, que exige registrar y comunicar los datos de cada huésped a través de SES.HOSPEDAJES. Las comunicaciones deben enviarse de forma inmediata y, en todo caso, antes de 24 horas, y los registros deben conservarse durante 3 años desde que termina la estancia.
En resumen:
- La comunicación de datos a SES.HOSPEDAJES debe realizarse en un plazo máximo de 24 horas desde cada evento, como reserva, cancelación o check-in.
- Solo se requiere recopilar los datos del Anexo I, sin necesidad de guardar copias del DNI, para cumplir con la normativa y proteger la privacidad.
- La obligación afecta a cualquier tipo de alojamiento con fines comerciales, desde hoteles hasta viviendas turísticas particulares y campings.
- Es recomendable automatizar el proceso de envío para evitar errores de formato, retrasos o incumplimientos, especialmente en varios alojamientos.
- La conservación de registros debe hacerse en soporte digital durante al menos 3 años, lista para ser mostrada en inspecciones policiales o judiciales.
Tabla de contenidos
- Qué regula el Real Decreto 933/2021 y quién está obligado
- Qué datos debes recoger y cómo tratar los casos de menores y la firma
- Plazos y conservación: cuándo comunicar y cuánto conservar los registros
- Cómo acceder y usar SES.HOSPEDAJES paso a paso
- Protección de datos: qué exige la AEPD al registrar huéspedes
- Automatizar el libro de policía: checklist y opciones prácticas
- Lo que vemos en inspecciones: prioridades para corregir hoy mismo
- EuroCheckin: una forma directa de automatizar el registro
- Preguntas frecuentes
- Fuentes
Qué regula el Real Decreto 933/2021 y quién está obligado
El Real Decreto 933/2021 regula la obligación de documentar e informar sobre las actividades de hospedaje en todo el territorio nacional. Sustituye a la normativa anterior sobre libros de registro de viajeros y amplía el tipo de establecimientos que deben cumplirla, adaptando el procedimiento a la comunicación telemática.
El ámbito de aplicación incluye prácticamente cualquier actividad que ofrezca alojamiento a cambio de contraprestación, con independencia de su tamaño o categoría:
- Hoteles, hostales, pensiones y apartahoteles de cualquier categoría.
- Viviendas de uso turístico (VUT) y apartamentos turísticos gestionados por particulares o empresas.
- Campings, albergues y casas rurales.
- Empresas de alquiler de vehículos con o sin conductor, que quedan sujetas a una obligación paralela.
La norma distingue entre quienes ejercen la actividad de forma profesional, que deben llevar un registro documental completo y comunicarlo sistemáticamente, y quienes la realizan de forma puntual o no profesional, para quienes algunos trámites se simplifican sin eliminar la obligación de comunicar los datos básicos. En la práctica, casi ningún anfitrión que alquile una vivienda turística en España queda al margen de esta exigencia.
Qué datos debes recoger y cómo tratar los casos de menores y la firma
El Anexo I del Real Decreto fija los campos que debes solicitar a cada huésped antes del inicio de la estancia. No hace falta memorizar la lista completa, pero sí tenerla siempre a mano en el formulario de registro:
- Tipo y número de documento de identidad (DNI, NIE o pasaporte) y número de soporte del documento.
- Nombre y apellidos completos, sexo, fecha de nacimiento y nacionalidad.
- Domicilio habitual del huésped.
- Número de teléfono y dirección de correo electrónico.
- Fecha de entrada y fecha prevista de salida.
- Número de personas, incluidos los menores que viajan con cada titular.
- Datos de la transacción: medio de pago, titular y número de la tarjeta o cuenta usada.
- Referencia del inmueble o establecimiento donde se presta el alojamiento.
El parte de entrada lo firma la persona adulta que formaliza la reserva, y es ella quien asume la responsabilidad de declarar también a los menores que la acompañan. Los menores de 14 años no firman ni aportan documento propio de forma obligatoria: basta con que el adulto incluya sus datos básicos de identificación.
Entre los errores más frecuentes que detectamos destacan pedir y guardar una copia escaneada del DNI, dejar en blanco el número de soporte del documento, olvidar declarar a todos los viajeros de la habitación y confundir la fecha de la reserva con la fecha real de entrada.
Plazos y conservación: cuándo comunicar y cuánto conservar los registros
La obligación de comunicar no se limita al día de llegada. Existen varios momentos que activan el envío de datos a SES.HOSPEDAJES, y confundirlos es una de las causas más comunes de incumplimiento:
- En el momento de la reserva o formalización del contrato, cuando se dispone ya de los datos del huésped.
- En caso de anulación de la reserva, si ya se había comunicado previamente.
- En el momento del inicio efectivo del servicio de alojamiento, es decir, el check-in.
La regla general es la inmediatez: las comunicaciones deben realizarse, en todo caso, en un plazo no superior a 24 horas desde que se produce cada uno de esos eventos. Enviar el parte tres o cuatro días después, aunque sea de forma voluntaria, ya constituye un incumplimiento.
Una vez comunicados, los registros deben conservarse en soporte informático durante 3 años desde la finalización del servicio, de modo que estén disponibles ante cualquier requerimiento policial o judicial posterior. Las actividades no profesionales cuentan con matices en la forma de registro, pero no quedan exentas de conservar esta información durante el mismo periodo.
Cómo acceder y usar SES.HOSPEDAJES paso a paso
Desde el 1 de octubre de 2024, las comunicaciones obligatorias deben canalizarse a través de SES.HOSPEDAJES; los sistemas anteriores ya no son válidos para cumplir con la norma. El proceso de alta sigue un orden lógico:
- Accede a la sede electrónica del Ministerio del Interior y localiza el trámite de hospedajes dentro del catálogo de servicios.
- Date de alta como sujeto obligado, indicando los datos del titular de la actividad y del establecimiento o establecimientos que vas a gestionar.
- Configura el método de autenticación: certificado digital, cl@ve, cl@ve-Firma o autofirm@, según el volumen de envíos y si trabajas solo o con un equipo.
- Realiza un envío de prueba con datos ficticios para comprobar que el fichero cumple la estructura exigida antes de enviar partes reales.
El certificado digital suele ser la opción más estable para gestores con varios alojamientos, mientras que cl@ve resulta más ágil para quien solo gestiona una o dos propiedades y accede de forma ocasional. Autofirm@ se usa como complemento cuando el navegador requiere firma local de los ficheros antes de subirlos a la plataforma.
Consejo profesional: antes de depender del envío manual, haz una prueba con un parte ficticio en un fin de semana sin reservas reales; así detectas errores de formato sin arriesgarte a una comunicación fuera de plazo.
Los problemas técnicos más habituales son campos vacíos, formatos de fecha incorrectos y ficheros con una estructura que no coincide con la versión vigente del esquema; muchas sanciones parten precisamente de este tipo de envíos defectuosos, no de la ausencia total de comunicación.
Protección de datos: qué exige la AEPD al registrar huéspedes
Cumplir con el Real Decreto no significa recopilar toda la documentación posible de cada huésped. La AEPD advierte expresamente que no debe solicitarse ni almacenarse copia del DNI o pasaporte para dar cumplimiento a esta obligación: basta con un formulario que recoja los campos exigidos en el Anexo I.
La propia AEPD señala que el documento de identidad, por sí solo, ni siquiera contiene todos los datos requeridos, y que guardar copias aumenta el riesgo de suplantación sin aportar ningún beneficio legal. En la práctica, esto se traduce en varias pautas operativas:
- Usa formularios que limiten la recogida a los campos del Anexo I, sin casillas adicionales de “subir documento”.
- Verifica la identidad mediante comprobación visual presencial, certificado digital, código SMS o confirmación ligada al medio de pago, según el canal de reserva.
- Alinea tus políticas de borrado y archivado con el plazo legal de 3 años, sin conservar datos más tiempo del necesario.
- Documenta el consentimiento cuando trates datos adicionales que no formen parte estricta del registro obligatorio.
Nuestra guía sobre identificación de huéspedes online profundiza en qué métodos de verificación son compatibles con el RGPD sin frenar el proceso de check-in.
Automatizar el libro de policía: checklist y opciones prácticas
Gestionar el registro a mano funciona con una sola propiedad, pero se vuelve arriesgado en cuanto manejas varios alojamientos o canales de reserva distintos; por eso, muchas empresas apuestan por la digitalización en hostelería con menús QR para restaurantes en España que facilitan la gestión y automatización de servicios. Un checklist operativo mínimo incluye:
- Un formulario estándar que recoja exactamente los campos del Anexo I, ni más ni menos.
- Un enlace de pre-check-in que el huésped complete antes de llegar, reduciendo gestiones el día de entrada.
- Un paso de verificación de identidad compatible con la nota de la AEPD.
- Envío automático del parte a SES.HOSPEDAJES dentro del plazo de 24 horas.
- Almacenamiento seguro de los registros durante el periodo de conservación exigido.
A este flujo se suman integraciones que marcan la diferencia en el día a día: sincronización de calendarios con Airbnb, Booking y Vrbo para evitar overbookings, firma electrónica conforme a eIDAS para contratos y normas de la vivienda, avisos automáticos de llegada y compatibilidad con cerraduras inteligentes para el self check-in. Puedes ver cómo encajan estas piezas en nuestra guía de check-in sin recepción.
Consejo profesional: si gestionas más de dos alojamientos, prioriza una herramienta que envíe los partes automáticamente a SES.HOSPEDAJES en lugar de copiar los datos a mano en cada reserva: es el paso donde más errores de plazo se cometen.
Trabajamos precisamente este tipo de automatización en EuroCheckin, enviando los datos de cada huésped a SES.HOSPEDAJES sin intervención manual y conservando la información en infraestructura ubicada en la Unión Europea.
Lo que vemos en inspecciones: prioridades para corregir hoy mismo
En los controles que realizan Policía Nacional y Guardia Civil, los fallos que más se repiten no son grandes infracciones, sino descuidos operativos: registros con campos incompletos, comunicaciones enviadas varios días tarde y copias de DNI guardadas en carpetas sin ningún control de acceso.
Si tenemos que priorizar, el primer punto a corregir es siempre el flujo de envío a SES.HOSPEDAJES: de nada sirve un formulario perfecto si los datos no llegan a tiempo. El segundo es estandarizar el formulario de recogida de datos para que ningún campo del Anexo I quede al criterio de quien hace el check-in ese día. El tercero, dejar de pedir y almacenar copias de documentos de identidad, sustituyéndolas por una verificación mínima aceptable.
Para un propietario con poco tiempo, estas tres correcciones suelen bastar para pasar de un cumplimiento irregular a uno sólido en cuestión de días.
— Sofía Herrera
EuroCheckin: una forma directa de automatizar el registro
Ofrecemos una plataforma pensada para quitarte de encima la parte administrativa del registro de viajeros: enviamos automáticamente los datos de cada huésped a SES.HOSPEDAJES, sin copiar nada a mano y sin duplicar formularios entre plataformas de reserva.
Nuestro check-in online es ilimitado y multilingüe, con enlaces para Airbnb, Booking y Vrbo, sincronización de calendarios con más de 12 plataformas, contratos digitales con firma electrónica y compatibilidad con cerraduras inteligentes para quienes operan sin recepción física. Toda la información se aloja en infraestructura segura dentro de la Unión Europea. Esta combinación encaja especialmente con gestores de varias propiedades, hoteles boutique y anfitriones que no quieren asumir el riesgo de un envío manual fuera de plazo.
Puedes probar el plan EuroCheckin desde 5 €/mes por alojamiento, o consultar EuroCheckin para Hoteles si gestionas un establecimiento con varias habitaciones. Si prefieres que nos encarguemos directamente del alta en SES.HOSPEDAJES, revisa nuestro servicio de gestión de registro de viajeros desde 79 € por alojamiento.
Este artículo es información general y no sustituye el consejo de un abogado cualificado. Consulte a un profesional del derecho cualificado sobre su caso particular antes de actuar según este contenido.
Preguntas frecuentes
¿Es legal un hotel solo para adultos en España?
Un establecimiento puede limitar su oferta a huéspedes adultos siempre que la restricción se aplique de forma transparente y no vulnere otros derechos reconocidos. Esta política comercial es independiente de la obligación de registro del Real Decreto 933/2021, que se aplica igual con independencia del público al que se dirija el alojamiento.
¿Cuánto cuesta un hotel en España?
Lo que sí es constante es la obligación del establecimiento de registrar y comunicar los datos de cada huésped a SES.HOSPEDAJES, al margen de su rango de precios.
¿Cuál es el mejor buscador para hoteles?
No existe un único buscador “mejor” para todos los viajeros, ya que cada plataforma prioriza criterios distintos de precio, ubicación o valoraciones. Lo relevante para un gestor de alojamiento es que, venda donde venda, los datos de cada reserva acaben registrados conforme al Real Decreto 933/2021.
¿Cuántas habitaciones suele tener un hotel?
El número de habitaciones de un hotel depende de su categoría y tamaño, desde pequeños hostales de pocas unidades hasta grandes complejos con cientos de habitaciones. La obligación de llevar el registro de viajeros y comunicarlo a SES.HOSPEDAJES se aplica igual, sea cual sea el tamaño del establecimiento.
¿Qué pasa si no envío los partes de viajeros a tiempo?
No comunicar dentro del plazo de 24 horas o llevar un registro incompleto puede dar lugar a sanciones administrativas, ya que la finalidad del Real Decreto 933/2021 es de seguridad ciudadana. Automatizar el envío a SES.HOSPEDAJES, como hacemos en EuroCheckin, reduce el riesgo de retrasos frente al envío manual.
Fuentes
- BOE — Real Decreto 933/2021, consolidado
- Sede electrónica del Ministerio del Interior — Trámites: Hospedajes
- AEPD — Nota sobre solicitud de copias de documentos de identidad en hospedajes
