Si gestionas un alojamiento turístico en España, estás obligado a registrar a tus huéspedes y comunicar sus datos a través de SES.HOSPEDAJES, la plataforma del Ministerio del Interior. Tienes un plazo máximo de 24 horas desde la entrada del viajero para enviar el parte. Además, debes conservar esos registros durante 3 años y tratarlos conforme al RGPD.
En resumen:
- La gestión del registro de viajeros debe hacerse en SES.HOSPEDAJES desde diciembre de 2024, salvo excepciones autonómicas, y todos los alojamientos deben cumplirla en un plazo máximo de 24 horas.
- Es necesario recopilar y enviar datos precisos como nombre completo, documento de identidad, fechas de entrada y salida, y firma del huésped, revisando cuidadosamente cada campo antes de enviar.
- Implementar un sistema digital automatizado reduce errores y retrasos, especialmente cuando se gestionan varias propiedades o en periodos de alta ocupación.
- Los registros deben conservarse durante 3 años, garantizando acceso en todo momento a las autoridades y cumpliendo con el RGPD, limitando el uso a fines legales y restringiendo el acceso interno.
- La automatización eficiente con plataformas como Eurocheckin asegura cumplimiento, seguridad en los datos y reduce costos ocultos del error humano en la gestión del registro.
Tabla de contenidos
- Qué es el libro registro de viajeros y su base legal
- Qué datos son obligatorios en el parte de entrada
- Cómo darse de alta y enviar partes en SES.HOSPEDAJES
- Libro físico o registro informático: qué opción conviene más
- Cuánto tiempo conservar los registros y qué riesgos evitar
- Cómo aplicamos esto en la operativa diaria
- Lo que la mayoría de las guías no te cuentan
- Automatiza tu registro de viajeros con Eurocheckin
- Fuentes
- Preguntas frecuentes
Qué es el libro registro de viajeros y su base legal
El libro registro de viajeros es el documento (físico o digital) donde un alojamiento anota los datos de identidad y estancia de cada huésped, tal y como exige el Real Decreto 933/2021. Esta norma regula las obligaciones de registro documental e información para quienes ejercen actividades de hospedaje en España, y sustituye al antiguo sistema de partes en papel remitidos a comisarías.
Desde el 2 de diciembre de 2024, el uso de SES.HOSPEDAJES es obligatorio para prácticamente todos los alojamientos turísticos del país, con algunas exenciones autonómicas puntuales. La plataforma centraliza en un único sistema informático lo que antes se tramitaba de forma dispersa entre comisarías y puestos de la Guardia Civil.
Dato clave: desde diciembre de 2024, todos los hoteles, hostales, apartamentos turísticos y viviendas de uso vacacional deben comunicar sus partes a través de SES.HOSPEDAJES, salvo excepciones autonómicas específicas.
Quedan obligados los titulares de hoteles, hostales, pensiones, apartamentos turísticos, campings y viviendas de uso turístico, así como quienes alquilen vehículos a motor. La norma exime a quien aloje a familiares o conocidos sin que exista una actividad económica o profesional detrás, es decir, sin cobrar por el alojamiento.
Qué datos son obligatorios en el parte de entrada
El Real Decreto 933/2021 fija con precisión qué información debes recoger de cada viajero antes o en el momento de la entrada. Omitir un campo o introducirlo mal es el error más habitual entre gestores que aún trabajan con hojas sueltas o plantillas de Excel.
Estos son los datos que tu parte de entrada debe incluir siempre:
- Nombre y apellidos completos del huésped.
- Tipo y número del documento de identidad (DNI, NIE, pasaporte).
- Fecha de nacimiento y nacionalidad.
- Sexo.
- Dirección habitual (domicilio, ciudad y país).
- Número de miembros del grupo, si el viajero viaja acompañado.
- Fecha de entrada y fecha prevista de salida.
- Relación de parentesco cuando se registre a un menor junto a un adulto responsable.
- Firma del viajero, ya sea manuscrita en papel o digital en el registro informático, según recogen las disposiciones técnicas del propio real decreto.
Los menores de edad deben figurar en el parte junto al adulto que los acompaña, indicando el vínculo familiar o de tutela. La firma digital tiene la misma validez que la manuscrita siempre que el sistema utilizado garantice la trazabilidad del documento firmado.
Consejo profesional: revisa siempre el número de documento antes de enviarlo. Un solo dígito mal transcrito en un DNI o pasaporte puede generar una comunicación errónea que tendrás que corregir manualmente en SES.HOSPEDAJES, con el consiguiente riesgo de superar el plazo de 24 horas.
Cómo darse de alta y enviar partes en SES.HOSPEDAJES
Para operar en la plataforma necesitas identificarte con certificado digital, DNI electrónico o Cl@ve. El proceso, una vez das de alta tu establecimiento, se repite con cada nueva reserva.
- Accede a la sede electrónica de SES.HOSPEDAJES con tu método de identificación digital.
- Da de alta el establecimiento indicando su categoría (hotel, vivienda de uso turístico, apartamento, camping u otra) y sus datos fiscales.
- Crea una nueva comunicación por cada entrada de viajero o grupo familiar.
- Rellena el formulario con los campos obligatorios que hemos detallado antes.
- Firma el parte, de forma digital si trabajas con un sistema automatizado, o recoge la firma manuscrita si operas en papel.
- Envía la comunicación dentro de las 24 horas siguientes a la entrada del huésped.
Los fallos más frecuentes suelen concentrarse en tres puntos: formatos de fecha incorrectos (la plataforma exige un formato específico y rechaza entradas ambiguas), firmas incompletas o mal capturadas, y partes duplicados cuando varias personas del mismo equipo introducen la misma reserva sin coordinarse.
Consejo profesional: si gestionas más de un alojamiento, asigna un único responsable por propiedad para el envío de partes. Los duplicados casi siempre aparecen cuando dos personas creen que “ya lo ha hecho el otro” y ambas lo tramitan.
Libro físico o registro informático: qué opción conviene más
El libro en papel sigue siendo legal, pero cada vez resulta menos práctico frente a un plazo de comunicación tan ajustado como el de 24 horas. Cuando el volumen de entradas crece, el papel obliga a transcribir manualmente cada dato a SES.HOSPEDAJES, lo que multiplica el riesgo de errores y retrasos, especialmente en temporada alta o si gestionas varias propiedades a la vez.
Un registro informático bien integrado aporta ventajas que el papel no puede ofrecer:
- Envío automático de los datos a SES.HOSPEDAJES sin transcripción manual.
- Trazabilidad completa de cada parte enviado, con fecha y hora de comunicación.
- Integración directa con plataformas de reservas como Airbnb, Booking o Vrbo, evitando introducir el mismo dato dos veces.
- Reducción del margen de error humano en campos sensibles como el número de documento o las fechas de estancia.
Al evaluar una solución digital, comprueba que cumple al menos tres condiciones: que aloje los datos en infraestructura dentro de la Unión Europea, que ofrezca compatibilidad técnica confirmada con SES.HOSPEDAJES y que documente sus medidas de seguridad conforme al RGPD. Los retos de privacidad que señala Garrigues tras la entrada en vigor de la norma apuntan precisamente ahí: la automatización segura reduce el riesgo, pero solo si el proveedor elegido cumple esos requisitos.
Consejo profesional: pide siempre a tu proveedor una confirmación explícita de que sus envíos a SES.HOSPEDAJES han sido validados por la plataforma, no solo que “son compatibles” sobre el papel.
Cuánto tiempo conservar los registros y qué riesgos evitar
Debes conservar los registros de viajeros durante 3 años, contados desde la fecha de la última hoja del libro en papel o desde la fecha de grabación si trabajas con soporte digital. Ese archivo debe estar disponible en cualquier momento para las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad, que pueden requerirlo en el marco de una investigación.
El objetivo declarado de la centralización en SES.HOSPEDAJES es mejorar la prevención y la investigación de delitos, por lo que la exactitud de cada dato registrado no es un simple trámite administrativo.
En materia de protección de datos, la AEPD ha señalado que el tratamiento de estos registros queda encuadrado en la normativa vigente, aunque persisten cuestiones abiertas sobre proporcionalidad y transparencia frente al huésped. Para minimizar riesgos:
- No recojas más datos de los que exige el real decreto, ni los uses para fines comerciales distintos del registro legal.
- Limita el acceso a los registros dentro de tu equipo a las personas estrictamente necesarias.
- Verifica que el sistema que utilizas cifra los datos tanto en tránsito como en reposo.
Cómo aplicamos esto en la operativa diaria
En Eurocheckin trabajamos cada día con propietarios y gestores que envían decenas de partes semanales a SES.HOSPEDAJES.
“La mayoría de los retrasos que vemos no vienen de mala fe, sino de procesos manuales que no escalan cuando el volumen de reservas crece”, resume Sofía Herrera al analizar los errores más frecuentes en la comunicación de partes.
Automatizar el envío elimina la transcripción manual y con ella buena parte de los errores de formato que retrasan el cumplimiento del plazo de 24 horas.
Consejo profesional: audita una vez al trimestre cuántos partes se enviaron fuera de plazo. Si la cifra no es cero, el problema está en el proceso, no en las personas.
Lo que la mayoría de las guías no te cuentan
La conversación pública sobre el registro de viajeros se ha centrado casi por completo en la obligación legal y en el miedo a la sanción. Eso es lo de menos. El verdadero problema operativo aparece cuando un gestor con cinco o diez propiedades intenta sostener el plazo de 24 horas a mano, reserva a reserva, cada fin de semana de alta ocupación.
La normativa no distingue entre quien gestiona un piso y quien gestiona treinta. Exige la misma exactitud y el mismo plazo a ambos. Eso convierte la automatización en algo más que una comodidad: es la única forma realista de garantizar que ningún parte se queda a medias entre viernes por la noche y domingo.
Lo que sí infravalora la mayoría de las guías es el coste oculto del error humano. Un DNI mal transcrito no solo genera una comunicación defectuosa. Genera un rastro de datos incorrectos que, en el peor momento posible, puede complicar una investigación real. Priorizar la exactitud del dato por encima de la velocidad del envío es, para mí, el criterio que debería guiar cualquier decisión sobre qué sistema usar.
— Sofía Herrera
Automatiza tu registro de viajeros con Eurocheckin
Eurocheckin es la alternativa al libro en papel y a las plantillas manuales para cumplir con SES.HOSPEDAJES sin dedicar horas cada semana a transcribir datos. La plataforma envía automáticamente los partes de cada huésped dentro del plazo legal, con firma electrónica integrada y datos alojados en infraestructura dentro de la Unión Europea, conforme al Real Decreto 933/2021 y al RGPD.
Además del cumplimiento legal, Eurocheckin ofrece check-in online ilimitado y multilingüe, sincronización de calendarios con Airbnb, Booking, Vrbo y más de doce plataformas, y contratos digitales con firma electrónica. Si gestionas varias propiedades, la integración con cerraduras inteligentes permite un self check-in autónomo sin que tengas que estar presente en cada llegada.
Puedes consultar la guía completa sobre registro de viajeros en alojamientos y activar una prueba gratuita desde unos 5 €/mes por alojamiento para comprobar cómo se automatiza el envío a SES.HOSPEDAJES en tu caso concreto.
Este artículo es información general y no sustituye el consejo de un abogado cualificado. Consulte a un profesional del derecho cualificado sobre su caso particular antes de actuar según este contenido.
Fuentes
- BOE-A-2021-17461 Real Decreto 933/2021
- Ministerio del Interior — Partes de entrada y obligaciones de registro documental
- La Moncloa — Interior activa el nuevo registro (02/12/2024)
- Garrigues — Registro de viajeros: las claves y retos de privacidad
Preguntas frecuentes
¿Cuándo entró en vigor el registro de viajeros?
El Real Decreto 933/2021 estableció el marco legal, pero el uso obligatorio de SES.HOSPEDAJES comenzó el 2 de diciembre de 2024 para la práctica totalidad de alojamientos turísticos.
¿Es obligatorio el registro de viajeros en España?
Sí, es obligatorio para hoteles, apartamentos turísticos, viviendas de uso vacacional y establecimientos similares que ejerzan la actividad con fines económicos. Solo quedan exentos quienes alojan a conocidos sin cobrar por ello.
¿Cómo se hace el registro de viajeros?
Se comunica a través de la sede electrónica de SES.HOSPEDAJES usando certificado digital, DNI electrónico o Cl@ve, enviando cada parte en un plazo máximo de 24 horas desde la entrada del huésped. Herramientas como Eurocheckin automatizan este envío directamente desde el proceso de check-in.
¿Qué datos son obligatorios en el registro de viajeros?
El parte debe incluir nombre completo, tipo y número de documento, fecha de nacimiento, nacionalidad, sexo, dirección, fechas de entrada y salida, y la firma del viajero, ya sea manuscrita o digital.
¿Cuánto tiempo hay que conservar los registros?
La normativa exige conservarlos durante 3 años desde la última hoja del libro en papel o desde la fecha de grabación en soporte digital, disponibles para las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad en caso de requerimiento.
