Sí, estás obligado a comunicar los datos de cada huésped a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad, y debes hacerlo de forma inmediata y, en cualquier caso, antes de que pasen 24 horas desde que formalizas la reserva o inicia el servicio. El canal oficial es SES.HOSPEDAJES, la plataforma telemática del Ministerio del Interior, y afecta a todo alojamiento turístico en España, sin excepciones por tamaño o volumen de reservas.
En resumen:
- El Anexo I exige identidad, nacionalidad, fecha de nacimiento, sexo, dirección, fechas de estancia y datos de menores; basta comprobar visualmente el documento, sin guardar copias.
- Debes conservar el registro informático durante tres años desde el fin de la estancia y mantener copias de seguridad accesibles.
- Un envío sin acuse de recibo no cuenta como comunicado; revisa la confirmación y documenta cualquier error antes de una inspección.
- Los arrendamientos de vivienda habitual quedan fuera de la comunicación periódica; los alquileres de temporada pueden estar sujetos si se ofrecen como alojamiento vacacional.
- La gestión manual sirve para uno o dos alojamientos, pero multiplica los olvidos cuando crecen las reservas o varias personas comparten la tarea.
Tabla de contenidos
- Qué es la ficha policial o parte de viajeros y qué ley lo regula
- Qué datos debes comunicar según el Anexo I
- Plazos de envío y conservación de los registros
- Cómo registrarte en SES.HOSPEDAJES y enviar partes paso a paso
- Automatizar el envío a SES.HOSPEDAJES: cómo funciona en la práctica
- Sanciones por incumplir el registro de viajeros
- Checklist rápido: lo que debes completar hoy
- Procedimiento manual ante la Guardia Civil sin plataforma digital
- Por qué el registro digital compensa frente al método tradicional
- Ejemplos de uso de plataformas digitales para el registro en SES Hospedajes
- Qué hacer ante errores o incidencias al enviar partes
- Turismo vacacional frente a alquiler de larga duración: qué cambia
- Prioridades prácticas para quienes gestionan alojamientos
- EuroCheckin: automatiza el registro y el envío a SES.HOSPEDAJES
- Preguntas frecuentes
- Fuentes
Qué es la ficha policial o parte de viajeros y qué ley lo regula
El parte de viajeros, conocido popularmente como ficha policial, es el documento que recoge los datos de cada persona alojada y que los establecimientos deben remitir a las autoridades. Desde 2021, el Real Decreto 933/2021 sustituye el antiguo libro físico de registro por un sistema digital centralizado, con el objetivo declarado de reforzar la seguridad ciudadana y facilitar el trabajo de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad frente al crimen organizado y el terrorismo.
La norma afecta a todo tipo de hospedaje, con independencia de su tamaño o categoría:
- Hoteles, hostales y pensiones de cualquier categoría.
- Apartamentos y viviendas de uso turístico gestionadas por particulares o empresas.
- Campings, albergues y alojamientos rurales.
Esta obligación se enmarca también en la Ley Orgánica 4/2015 de protección de la seguridad ciudadana, que es la norma que tipifica las infracciones cuando el registro no se cumple correctamente.
Qué datos debes comunicar según el Anexo I
El Anexo I del Real Decreto 933/2021 fija con precisión qué información hay que recoger de cada persona alojada, y conviene tenerla preparada en tu formulario de check-in antes de la llegada:
- Nombre completo, tipo y número de documento de identidad o pasaporte.
- Nacionalidad, fecha de nacimiento y sexo.
- Dirección habitual del huésped.
- Fechas de entrada y salida del alojamiento.
- Datos de los menores de edad que viajen con el titular de la reserva, cuando corresponda.
El plazo de comunicación debe ser inmediato y, en todo caso, antes de que pasen 24 horas desde la formalización de la reserva o el inicio del servicio, lo que distingue dos momentos distintos: el registro documental que conservas tú, y la comunicación telemática que envías a SES.HOSPEDAJES. Para verificar la identidad basta con una comprobación visual del documento, sin necesidad de guardar copias adicionales.
Plazos de envío y conservación de los registros
Cumplir con los plazos marcados por la ley evita gran parte de los problemas de cumplimiento que vemos en alojamientos pequeños y medianos. Son dos obligaciones distintas, y conviene no confundirlas:
- La comunicación a SES.HOSPEDAJES se realiza de forma inmediata y, como límite, dentro de las 24 horas siguientes a la llegada o formalización del servicio.
- El registro informático con los datos de cada viajero debe conservarse durante tres años desde la finalización de la estancia, incluyendo los datos de mayores de 14 años cuando proceda.
- Este periodo de conservación implica mantener copias de seguridad accesibles y ordenadas por si una inspección las solicita.
En la práctica, esto significa que necesitas un sistema de retención de datos de huéspedes que no dependa de una carpeta local ni de un correo electrónico disperso entre varias cuentas.
Cómo registrarte en SES.HOSPEDAJES y enviar partes paso a paso
Antes de enviar tu primer parte necesitas dar de alta tu establecimiento en la Sede electrónica del Ministerio del Interior. El proceso tiene varias fases que conviene seguir en orden:
- Solicita el alta como arrendador o establecimiento en la Sede electrónica y obtén los códigos de identificación obligatorios.
- Configura el acceso al sistema SES.HOSPEDAJES, bien mediante certificado digital, bien a través de un sistema de envío automatizado si trabajas con un proveedor tecnológico.
- Crea la ficha del alojamiento con los datos del inmueble antes de recibir a tu primer huésped.
- Al formalizar cada reserva, cumplimenta los campos del Anexo I: identidad, nacionalidad, fechas y, si aplica, menores.
- Revisa los datos introducidos y envía el parte dentro de las 24 horas siguientes a la llegada.
- Comprueba la confirmación de recepción del sistema; un envío sin acuse de recibo no se considera completado.
Comunica cada reserva, cada inicio de servicio y también las anulaciones cuando el sistema lo requiera, para que tu historial quede coherente ante una posible inspección.
Consejo profesional: guarda siempre el justificante de envío de cada parte; es la prueba que necesitarás si la Guardia Civil solicita acreditar que cumpliste el plazo.
Los errores más comunes al enviar partes manualmente son los campos incompletos, los códigos de establecimiento mal configurados y los envíos duplicados cuando varias personas gestionan el mismo alojamiento sin coordinarse.
Automatizar el envío a SES.HOSPEDAJES: cómo funciona en la práctica
Gestionar el registro a mano funciona con una o dos reservas semanales, pero se vuelve inviable en cuanto gestionas varios alojamientos o trabajas con varias plataformas de reserva a la vez. Automatizar el flujo reduce los errores de transcripción y asegura que ningún parte se quede fuera del plazo de 24 horas.
Un flujo automatizado típico funciona así:
- El huésped completa su check-in online antes de llegar, desde un enlace enviado por Airbnb, Booking o directamente por el anfitrión.
- El sistema valida los datos del Anexo I y genera el parte automáticamente, sin que el propietario teclee nada.
- El envío a SES.HOSPEDAJES se produce dentro del plazo legal, con registro y libro digital conservados de forma centralizada.
- La misma plataforma puede sincronizar calendarios entre canales, generar contratos digitales con firma electrónica y habilitar cerraduras inteligentes para un self check-in sin personal presente.
En EuroCheckin trabajamos precisamente este flujo: el envío automático a SES.HOSPEDAJES conforme al Real Decreto 933/2021, el libro de registro digital y la sincronización con más de 12 plataformas de reserva conviven en un mismo panel, con los datos alojados en infraestructura dentro de la Unión Europea.
Consejo profesional: si gestionas más de dos alojamientos, revisa cuánto tiempo dedicas al mes solo a rellenar partes manualmente antes de decidir si automatizar compensa.
Sanciones por incumplir el registro de viajeros
El incumplimiento de estas obligaciones se sanciona según la Ley Orgánica 4/2015 de protección de la seguridad ciudadana, que distingue distintos niveles de gravedad:
- Los envíos fuera de plazo o con registros incompletos suelen calificarse como infracciones leves.
- La ausencia total de comunicación o de registro documental puede constituir infracción grave.
- El titular del alojamiento responde del cumplimiento, y también del tratamiento adecuado de los datos personales recabados.
Si detectas un fallo, lo más prudente es documentar el incidente, corregir el envío cuanto antes y conservar constancia de la corrección por si se solicita en una inspección posterior.
Checklist rápido: lo que debes completar hoy
Si solo tienes diez minutos, estos son los puntos que marcan la diferencia entre cumplir y arriesgarte a una sanción:
- Confirma que tu alojamiento está dado de alta en la Sede electrónica del Ministerio del Interior.
- Ten preparado un formulario con todos los campos del Anexo I y verifica la identidad sin pedir copias del documento.
- Configura tus envíos para que salgan dentro de las 24 horas y guarda los registros durante tres años.
- Revisa si automatizar el proceso te ahorraría tiempo, y comprueba qué cláusulas de datos tienen tus contratos con plataformas como Airbnb o Booking.
Consejo profesional: marca en tu calendario una revisión trimestral de tus registros conservados; detectar un hueco a tiempo es mucho más barato que explicarlo ante una inspección.
Procedimiento manual ante la Guardia Civil sin plataforma digital
Si todavía no dispones de un sistema digital, el registro manual sigue siendo válido, aunque exige más disciplina por tu parte. El primer paso es darte de alta como establecimiento en la Sede electrónica del Ministerio del Interior, un trámite único que te asigna el código necesario para operar.
A partir de ahí, cada vez que llega un huésped necesitas cumplimentar manualmente el parte con los datos del Anexo I: identidad, nacionalidad, fecha de nacimiento, dirección y fechas de estancia. El acceso a SES.HOSPEDAJES puede hacerse con certificado digital o Cl@ve, introduciendo los datos uno a uno en el formulario web del sistema.
La gestión manual implica llevar un control paralelo en papel o en una hoja de cálculo para no perder trazabilidad de qué partes se enviaron y cuáles quedan pendientes. Conviene fijar un momento del día, por ejemplo a última hora de la tarde, dedicado exclusivamente a revisar las llegadas y enviar los partes pendientes, de forma que ninguna reserva quede fuera del plazo de 24 horas.
El riesgo principal de este método es humano: cuantas más reservas gestionas a la semana, más probable es olvidar un envío o introducir un dato incorrecto. Por eso el procedimiento manual funciona razonablemente bien con uno o dos alojamientos, pero se vuelve difícil de sostener cuando el volumen crece o cuando varias personas del equipo gestionan check-ins de forma simultánea sin un sistema compartido.
Por qué el registro digital compensa frente al método tradicional
La diferencia entre llevar el registro en papel y hacerlo con un sistema digital no es solo de comodidad, sino de riesgo real de incumplimiento. Un libro físico se puede perder, dañarse o quedar incompleto si el personal cambia de turno sin traspasar la información correctamente.
Un sistema digital resuelve varios problemas a la vez: centraliza los datos de todos tus alojamientos en un único panel, genera el envío a SES.HOSPEDAJES sin que tengas que copiar manualmente cada campo, y mantiene el histórico de tres años exigido por la normativa sin depender de archivadores físicos.
Para un gestor que lleva varias propiedades, esta centralización también simplifica las auditorías: en lugar de reunir partes sueltos de distintos alojamientos, toda la información queda disponible desde una misma cuenta. La trazabilidad mejora de forma notable porque cada envío queda registrado con fecha y confirmación, algo que un cuaderno de papel no puede ofrecer.
El registro digital también reduce el margen de error humano en la introducción de datos, ya que buena parte de la información llega directamente del formulario de check-in que completa el propio huésped antes de su llegada, sin pasar por una transcripción manual adicional.
Ejemplos de uso de plataformas digitales para el registro en SES Hospedajes
Un gestor con varios apartamentos turísticos repartidos entre distintos barrios suele enfrentarse al mismo problema: coordinar las llegadas de cada propiedad sin estar físicamente presente en todas. Un flujo digital habitual consiste en enviar al huésped un enlace de check-in online antes de su llegada, de modo que complete sus datos y estos generen automáticamente el parte que se envía a SES.HOSPEDAJES.
En un alojamiento con llegadas autónomas mediante cerradura inteligente, el registro digital resulta especialmente útil porque no hay recepción física donde verificar la identidad en el momento. El check-in online permite recoger los datos exigidos por el Anexo I antes de que el huésped llegue, y la cerradura solo se habilita una vez que el proceso de identificación se ha completado.
En alojamientos gestionados a través de varios canales de reserva simultáneos como Airbnb, Booking y Vrbo, la sincronización automática evita que una misma fecha quede duplicada en dos plataformas distintas, un problema que combinado con registros manuales multiplica el riesgo de errores en los partes enviados. Centralizar las reservas de todos los canales en un único calendario facilita que cada llegada genere un solo envío correcto a SES.HOSPEDAJES, en lugar de varios registros dispersos y potencialmente contradictorios.
Qué hacer ante errores o incidencias al enviar partes
Los rechazos del sistema SES.HOSPEDAJES suelen tener un origen técnico más que legal: códigos de establecimiento mal configurados, campos obligatorios vacíos o un formato de fecha incorrecto son las causas más habituales. Antes de reenviar, revisa que el código de tu alojamiento esté correctamente vinculado a tu cuenta en la Sede electrónica.
Si un envío queda pendiente o sin confirmación, no asumas que se ha completado: comprueba siempre que recibiste el acuse de recibo del sistema. Sin esa confirmación, el parte no se considera comunicado a efectos legales, aunque lo hayas introducido en el formulario.
Cuando detectes un dato erróneo después de haber enviado el parte, lo recomendable es corregirlo cuanto antes y documentar el motivo del error, por si una inspección posterior pregunta por la discrepancia. Mantener un registro interno de incidencias, aunque sea una hoja sencilla con fecha, tipo de error y solución aplicada, te protege si alguna vez necesitas demostrar que actuaste con diligencia.
Si trabajas con una plataforma que automatiza los envíos, conviene revisar periódicamente el panel de confirmaciones en lugar de asumir que todo se procesa correctamente en segundo plano. Un fallo de conexión puntual con el web service de SES.HOSPEDAJES puede retrasar un envío, y detectarlo a tiempo marca la diferencia entre una corrección rápida y un incumplimiento del plazo de 24 horas.
Turismo vacacional frente a alquiler de larga duración: qué cambia
No todas las formas de alojamiento están sujetas a las mismas obligaciones, y confundirlas es un error frecuente entre propietarios que alternan ambos modelos. Los alojamientos turísticos, ya sean apartamentos vacacionales, hoteles u hostales, están plenamente sujetos al Real Decreto 933/2021: cada estancia, por corta que sea, exige su propio parte de viajeros dentro de las 24 horas.
Los arrendamientos de larga duración, entendidos como contratos de vivienda habitual sujetos a la Ley de Arrendamientos Urbanos, no generan la misma obligación de comunicación periódica por huésped, puesto que no se consideran una actividad de hospedaje turístico. La frontera entre ambos casos no siempre es evidente: un alquiler por temporada de varias semanas puede entrar dentro del ámbito turístico si se ofrece como alojamiento vacacional, mientras que un contrato de arrendamiento de vivienda habitual queda fuera de esta obligación concreta.
Si gestionas ambos tipos de propiedad, conviene revisar caso por caso el tipo de contrato y la licencia bajo la que opera cada inmueble, ya que aplicar el procedimiento de alojamiento turístico a un arrendamiento de larga duración, o viceversa, puede generar tanto sobrecostes administrativos como incumplimientos involuntarios.
Prioridades prácticas para quienes gestionan alojamientos
Equilibrar el cumplimiento legal con una buena experiencia de llegada es posible: verificar la identidad no exige convertir el check-in en un interrogatorio. Nuestra recomendación es empezar por lo básico, registrar el alojamiento y preparar el formulario correcto, y automatizar después, cuando el volumen de reservas lo justifique.
— Sofía Herrera
EuroCheckin: automatiza el registro y el envío a SES.HOSPEDAJES
Si gestionas uno o varios alojamientos y quieres dejar de perseguir partes pendientes cada noche, en EuroCheckin centralizamos ese trabajo: enviamos automáticamente los datos de cada huésped a SES.HOSPEDAJES conforme al Real Decreto 933/2021, mantenemos tu libro de registro completamente digital y sincronizamos tu calendario con Airbnb, Booking, Vrbo y más de doce plataformas para evitar overbookings.
Nuestra plataforma incluye check-in online, contratos digitales con firma electrónica, guía digital del huésped e integración con cerraduras inteligentes para quienes ofrecen llegada autónoma. Además:
- Puedes crear y vender servicios adicionales que tus huéspedes pagan con Apple Pay o Google Pay en segundos.
- El análisis de gastos con OCR de facturas te ayuda a controlar las finanzas de cada alojamiento sin hojas de cálculo.
- Toda la información queda alojada en infraestructura segura dentro de la Unión Europea.
El plan EuroCheckin tiene un coste de 5 € al mes por alojamiento, con prueba gratuita disponible; si gestionas un hotel u hostal, el plan EuroCheckin para Hoteles cuesta 3 € al mes por habitación. Si prefieres que nos encarguemos directamente de dar de alta tu registro en SES Hospedajes, ese servicio tiene un coste desde 79 € de pago único por alojamiento. Prueba la plataforma y comprueba cuánto tiempo administrativo recuperas cada semana.
Este artículo es información general y no sustituye el consejo de un abogado cualificado. Consulte a un profesional del derecho cualificado sobre su caso particular antes de actuar según este contenido.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio el registro de viajeros en España?
Sí, es obligatorio para todo tipo de alojamiento turístico, hotel, hostal o vivienda de uso turístico en España, conforme al Real Decreto 933/2021. La comunicación de los datos del huésped a SES.HOSPEDAJES debe realizarse dentro de las 24 horas siguientes a la llegada.
¿Cómo puedo registrar huéspedes en SES.HOSPEDAJES?
Primero debes dar de alta tu establecimiento en la Sede electrónica del Ministerio del Interior y obtener tu código de arrendador o establecimiento. Después, por cada reserva, introduces los datos del Anexo I y envías el parte dentro del plazo de 24 horas exigido.
¿Cómo me registro en el registro de viajeros si gestiono varias propiedades?
El procedimiento de alta es el mismo para cada alojamiento, aunque puedes asociar varios establecimientos a una misma cuenta en la Sede electrónica. Cuando el volumen de reservas crece, muchos gestores optan por automatizar el envío con una plataforma como EuroCheckin para evitar errores manuales.
¿Cómo puedo registrar huéspedes en Migraciones?
En España, la comunicación de datos de viajeros se canaliza a través de SES.HOSPEDAJES, gestionado por el Ministerio del Interior, y no mediante un trámite independiente de migraciones. Es el mismo sistema el que distribuye la información a las autoridades competentes según la normativa vigente.
¿Puedo pedir una copia del DNI o pasaporte a mis huéspedes?
No, la AEPD indica expresamente que no está permitido solicitar copia del documento de identidad para cumplir con el Real Decreto 933/2021. Basta con una verificación visual del documento y con que el huésped facilite los datos exigidos por el Anexo I.
Fuentes
- Ministerio del Interior — Hospedajes y alquiler de vehículos
- BOE — Real Decreto 933/2021
- AEPD — Nota informativa sobre identificación en hospedajes
