Debes enviar a SES.HOSPEDAJES los datos del Anexo I del Real Decreto 933/2021 y hacerlo en un máximo de 24 horas desde que se formaliza la reserva. No pidas copia del DNI ni del pasaporte: basta con anotar los datos exigidos. Si no cumples el plazo o el registro está incompleto, te expones a sanciones económicas según la Ley Orgánica 4/2015.
En resumen:
- El registro exige datos identificativos, documento y número de soporte, nacionalidad, nacimiento, domicilio, contacto, fechas de estancia y parentesco con menores.
- La AEPD descarta conservar copias; verifica el documento presencialmente o mediante identidad electrónica, y contrástalo con el pago o un código de contacto.
- Si cambian las fechas o los ocupantes, envía una comunicación actualizada; para varios alojamientos, la integración mediante API evita cargar fichas manualmente.
- Limita el acceso al personal necesario, cifra los archivos y registra quién consulta o modifica cada ficha; prioriza servidores ubicados en la Unión Europea.
- La omisión total o reiterada puede constituir infracción grave y acarrear multas de hasta 30.000 euros; los errores puntuales suelen calificarse como leves.
Tabla de contenidos
- Qué datos exige el Real Decreto 933/2021 en su Anexo I
- Cómo y cuándo comunicar los datos a través de SES.HOSPEDAJES
- Qué puedes pedir y qué no según la AEPD
- Cuánto tiempo conservar los registros y cómo protegerlos
- Qué pasa si no comunicas los datos o lo haces mal
- Checklist operativo para no fallar nunca con SES.HOSPEDAJES
- Cómo automatizar este cumplimiento sin dedicarle horas cada semana
- Por qué conviene digitalizar el registro de viajeros ahora
- Empieza con EuroCheckin y olvídate de los envíos manuales
- Preguntas frecuentes
- Fuentes
Qué datos exige el Real Decreto 933/2021 en su Anexo I
El Anexo I del Real Decreto fija con precisión qué campos debes recoger de cada huésped antes de comunicarlos. No es una lista orientativa: es la base legal que determina qué puedes pedir y qué resulta excesivo.
- Nombre, apellidos y sexo del huésped.
- Tipo y número del documento de identidad, pasaporte o tarjeta de residencia, junto con el número de soporte del documento.
- Nacionalidad y fecha de nacimiento.
- Dirección de residencia habitual, teléfono y correo electrónico de contacto.
- Parentesco con los menores que viajen junto al titular de la reserva.
- Fecha de entrada y, cuando corresponda, fecha de salida prevista.
Lo que la normativa nunca exige, según ha aclarado la Agencia Española de Protección de Datos, es una fotocopia o escaneo completo del documento de identidad.
Cómo y cuándo comunicar los datos a través de SES.HOSPEDAJES
El canal oficial para transmitir estos datos a las fuerzas de seguridad es la plataforma SES.HOSPEDAJES, gestionada desde la Sede electrónica del Ministerio del Interior. Para operar necesitas seguir estos pasos:
- Regístrate como establecimiento en la Sede electrónica del Ministerio del Interior, indicando tu actividad y ubicación.
- Obtén un certificado digital o accede mediante el sistema cl@ve asociado a la persona responsable del alojamiento.
- Introduce los datos de cada huésped de forma individual, o utiliza el volcado masivo si gestionas varios alojamientos o un alto volumen de reservas.
- Envía la comunicación dentro de las 24 horas siguientes a la formalización de la reserva o al inicio efectivo del servicio.
- Si se produce cualquier cambio en la reserva (fechas, número de ocupantes), remite una nueva comunicación actualizada.
Quien gestiona varios alojamientos o canales puede integrar su sistema de reservas con SES.HOSPEDAJES mediante API, lo que evita cargar los datos manualmente cada vez.
Qué puedes pedir y qué no según la AEPD
La Agencia Española de Protección de Datos ha dejado claro que el Real Decreto 933/2021 no habilita a los alojamientos a conservar copias de documentos de identidad. El principio de minimización del RGPD exige recoger solo el dato necesario, nunca una imagen completa del documento.
- Comprobación visual presencial del documento original en el momento del check-in.
- Verificación mediante certificado digital o sistemas de identidad electrónica cuando el registro se hace online.
- Confirmación cruzada con el medio de pago utilizado en la reserva.
- Envío de un código de verificación por SMS o correo electrónico antes de formalizar la entrada.
Expedientes recientes de la AEPD han sancionado prácticas como pedir una foto del DNI por WhatsApp, un canal que no garantiza ni la seguridad del envío ni la eliminación posterior de la copia, según consta en el expediente PA-00046-2025.
Consejo profesional: anota el número y tipo de documento en tu formulario de registro, pero nunca guardes la imagen completa; así cumples el Anexo I sin arriesgar una sanción por exceso de datos.
Cuánto tiempo conservar los registros y cómo protegerlos
Una vez comunicados los datos a SES.HOSPEDAJES, sigues siendo responsable de conservarlos con medidas de seguridad adecuadas durante el periodo que te corresponda como responsable del tratamiento. El criterio general es limitar el acceso a quien gestiona el alojamiento y evitar cualquier exposición innecesaria.
- Restringe el acceso a los registros de huéspedes solo al personal que necesita consultarlos.
- Cifra los archivos y evita guardarlos en hojas de cálculo compartidas sin control de permisos.
- Mantén un registro de actividad que permita saber quién consultó o modificó cada ficha.
- Prioriza alojar la información en infraestructuras ubicadas dentro de la Unión Europea.
- Responde documentadamente a cualquier solicitud de acceso o supresión que presente un huésped sobre sus propios datos.
Qué pasa si no comunicas los datos o lo haces mal
La Ley Orgánica 4/2015 de seguridad ciudadana tipifica como infracción grave la omisión de comunicaciones o la falta de registro de huéspedes, con multas que pueden alcanzar los 30.000 euros en los casos más graves, según recoge el propio texto consolidado en el BOE. Los errores puntuales o los envíos fuera de plazo por descuido suelen calificarse como infracciones leves, con sanciones menores, mientras que la reiteración o la ausencia total de registro agrava la calificación. Si detectas un error después de enviarlo, corrige la comunicación de inmediato y guarda constancia de la corrección: esa diligencia suele valorarse favorablemente ante una inspección.
Checklist operativo para no fallar nunca con SES.HOSPEDAJES
Un proceso bien diseñado evita la mayoría de los incumplimientos, que casi siempre nacen de la improvisación y no de la mala fe.
- Diseña un formulario de registro que recoja exactamente los campos del Anexo I, ni más ni menos.
- Verifica la identidad con un método no intrusivo antes de formalizar el check-in.
- Asigna una persona responsable de revisar y enviar las comunicaciones dentro de las 24 horas.
- Concilia semanalmente las reservas confirmadas con las comunicaciones efectivamente enviadas a SES.HOSPEDAJES.
- Registra cualquier incidencia o envío fuera de plazo junto con la acción correctora aplicada.
- Mantén actualizado tu certificado digital o acceso cl@ve para evitar bloqueos de última hora.
Consejo profesional: si gestionas más de un alojamiento, automatiza la extracción de datos desde tu motor de reservas: reduce drásticamente el riesgo de olvidos y envíos duplicados.
Cómo automatizar este cumplimiento sin dedicarle horas cada semana
En EuroCheckin automatizamos la recogida de los campos del Anexo I desde el propio proceso de check-in online y enviamos esa información directamente a SES.HOSPEDAJES conforme al Real Decreto 933/2021, sin que tengas que introducir nada manualmente. Nuestro check-in es ilimitado y multilingüe, se sincroniza con los calendarios de Airbnb, Booking y otras plataformas, e incorpora firma electrónica para contratos y normas de la vivienda. Toda la información queda alojada en infraestructura dentro de la Unión Europea. Al eliminar la introducción manual de datos, reducimos los envíos fuera de plazo, los errores de transcripción y la tentación de pedir copias de documentos que la AEPD desaconseja.
Por qué conviene digitalizar el registro de viajeros ahora
La normativa no ha cambiado de golpe, pero la vigilancia sobre su cumplimiento sí se ha intensificado, y los gestores que siguen anotando datos a mano acumulan un riesgo que crece con cada reserva. Automatizar no es solo una cuestión de comodidad: es la forma más fiable de no fallar un plazo de 24 horas cuando gestionas varios alojamientos a la vez. Revisa hoy quién es responsable de cada envío en tu operación y qué pasaría si esa persona faltara una semana.
— Sofía Herrera
Empieza con EuroCheckin y olvídate de los envíos manuales
Si gestionas uno o varios alojamientos en España, automatizar el envío a SES.HOSPEDAJES te libera de revisar plazos y formularios cada día. Nuestro plan EuroCheckin cuesta desde 5 € al mes por alojamiento, con prueba gratuita incluida, y el plan EuroCheckin para Hoteles está pensado para quienes gestionan por habitación.
- Conecta tus alojamientos y tus calendarios de Airbnb, Booking y Vrbo en pocos minutos.
- Activa el check-in online multilingüe para que cada huésped complete sus datos antes de llegar.
- Deja que enviemos automáticamente la comunicación a SES.HOSPEDAJES dentro del plazo legal.
Si prefieres que nos encarguemos directamente de la gestión, nuestro servicio de registro en SES Hospedajes tiene un coste desde 79 € de pago único por alojamiento. Empieza tu prueba gratuita hoy en Eurocheckin.
Este artículo es información general y no sustituye el consejo de un abogado cualificado. Consulte a un profesional del derecho cualificado sobre su caso particular antes de actuar según este contenido.
Preguntas frecuentes
¿Qué datos hay que comunicar a la policía sobre los huéspedes?
Debes comunicar los campos del Anexo I del Real Decreto 933/2021: nombre, apellidos, sexo, tipo y número de documento, nacionalidad, fecha de nacimiento, residencia habitual, contacto y parentesco con menores. Esta información se envía a través de SES.HOSPEDAJES, no directamente a una comisaría.
¿Puedo pedir una fotocopia del DNI a mis huéspedes?
No. La AEPD ha confirmado que solicitar copia del DNI o pasaporte vulnera el principio de minimización del RGPD. Basta con comprobar el documento visualmente y anotar los datos exigidos por el Anexo I.
¿Cuánto tiempo tengo para enviar los datos a SES.HOSPEDAJES?
El plazo máximo es de 24 horas desde la formalización de la reserva o el inicio del servicio, según indica el Ministerio del Interior. Cualquier cambio posterior en la reserva exige una nueva comunicación dentro del mismo plazo.
¿Qué sanciones existen si no comunico los datos correctamente?
La Ley Orgánica 4/2015 califica la omisión de comunicaciones como infracción grave, con multas que pueden llegar hasta 30.000 euros, mientras que los errores leves conllevan sanciones menores. La reiteración o la falta total de registro agrava la calificación de la infracción.
¿Puede EuroCheckin enviar los datos automáticamente a SES.HOSPEDAJES?
Sí, en EuroCheckin automatizamos la recogida de los campos del Anexo I durante el check-in online y enviamos esa información directamente a SES.HOSPEDAJES dentro del plazo legal. El plan básico cuesta desde 5 € al mes por alojamiento.
Fuentes
- Ministerio del Interior | Hospedajes y Alquiler de Vehículos
- AEPD — Nota sobre copia del DNI en hospedajes
- Real Decreto 933/2021 (BOE — texto consolidado)
