Si tienes un alojamiento en España, debes registrar los datos de cada viajero (identidad, documento, nacionalidad, fecha de nacimiento, domicilio y contacto) y los de la reserva y el pago, y comunicarlos al Ministerio del Interior. La norma que lo exige es el Real Decreto 933/2021. Esta guía te explica, paso a paso, qué debes pedir, qué no debes pedir y cómo hacerlo sin errores.
En resumen
- Debes recoger datos de cada viajero y datos de la transacción (reserva, fechas y medio de pago), según los anexos I y II del Real Decreto 933/2021.
- La comunicación es telemática y debe hacerse inmediatamente y, como máximo, en 24 horas desde la reserva, la formalización o anulación del contrato, o el inicio del servicio.
- De los menores de catorce años se registran sus datos y su parentesco con el adulto que los acompaña.
- No pidas copia del documento de identidad: la AEPD indica que vulnera el principio de minimización del RGPD.
- Los registros se conservan tres años desde que termina el servicio.
Tabla de contenidos
- Quién está obligado a registrar a los huéspedes
- Datos del viajero que debes recoger
- Datos de la reserva y del pago
- Menores de edad: qué se registra y quién firma
- Qué no debes pedir
- Plazo de comunicación y conservación
- Protección de datos: tus obligaciones como alojamiento
- Nuestra opinión: el problema real no es la lista, es el proceso
- Cómo automatizar el registro con EuroCheckin
- Errores frecuentes
- Preguntas frecuentes
- Fuentes
Quién está obligado a registrar a los huéspedes
La obligación alcanza a las personas físicas o jurídicas que ejercen actividades de hospedaje en todo el territorio nacional, sea cual sea su modalidad u organización. Incluye hoteles, hostales, pensiones, casas de huéspedes, establecimientos rurales, apartamentos turísticos, bungalows, campings y zonas de autocaravanas, además de intermediarios y plataformas digitales de reservas.
Si alquilas de forma no profesional, quedas fuera del registro documental y de la conservación de datos, pero sigues obligado a hacer la comunicación. En ese caso puedes usar medios no telemáticos. Si eres profesional, la vía es telemática.
El Ministerio del Interior explica que la actualización de un registro que databa de 1959 responde a la necesidad de incluir las viviendas turísticas de corta duración y las plataformas digitales de reserva.
Datos del viajero que debes recoger
El anexo I del real decreto fija los datos de cada persona alojada. Estos son los que debes tener completos:
- Nombre y apellidos (primer y segundo apellido, si los tiene).
- Sexo.
- Número de documento de identidad y tipo de documento (DNI, NIE, pasaporte u otro).
- Nacionalidad.
- Fecha de nacimiento.
- Lugar de residencia habitual: dirección completa, localidad y país.
- Teléfono (fijo o móvil) y correo electrónico.
- Número de viajeros que forman el grupo.
- Relación de parentesco, cuando haya menores.
La responsabilidad de la exactitud es del establecimiento: los datos deben coincidir con los documentos de identidad que exhiba el huésped. Por eso conviene revisar el documento en el momento del check-in, no solo fiarse de lo que se escribió al reservar.
Datos de la reserva y del pago
Además de la persona, debes registrar la transacción. En el anexo II aparecen, entre otros:
- Número de referencia del contrato y fecha de formalización.
- Fecha de entrada y fecha de salida.
- Datos del inmueble, en el caso de alojamientos profesionales.
- Medio de pago: tipo, identificación (por ejemplo, IBAN o tarjeta) y titular.
PwC advierte de que el marco exige recoger datos personales detallados, incluida la información sobre medios de pago. Si cobras a través de Airbnb o Booking, revisa qué datos de pago te llegan y cuáles debes completar tú.
Menores de edad: qué se registra y quién firma
Los datos de los menores de catorce años los proporciona el adulto que los acompaña, y debes hacer constar la relación de parentesco. Los menores también se incluyen en el registro. Los partes de entrada los firma toda persona mayor de catorce años.
En la práctica:
- Pide al adulto responsable los datos del menor.
- Anota el parentesco (hijo, sobrino, nieto, etc.).
- Recoge la firma de cada huésped mayor de catorce años.
Qué no debes pedir
Más datos no significa más cumplimiento. La nota de la AEPD sobre el registro de hospedajes indica que no debes solicitar copia del documento de identidad: es un tratamiento excesivo que vulnera el principio de minimización del RGPD. Basta con completar el formulario y verificar el documento de forma visual o por medios digitales. Tampoco recojas información que no figure en el anexo I, salvo que tengas otra base legitimadora y una finalidad clara.
Si usas escaneo de documentos, revisa antes qué permite la ley al escanear el DNI.
Plazo de comunicación y conservación
La comunicación se hace por vía telemática a través de SES.HOSPEDAJES, la plataforma habilitada por el Ministerio del Interior. El plazo es inmediato y, como máximo, de 24 horas desde la reserva, la formalización o anulación del contrato, o el inicio del servicio.
Los registros informáticos se conservan tres años desde la finalización del servicio. El incumplimiento puede acarrear sanciones administrativas según el régimen aplicable a la norma, así que conviene no dejar los datos para el final del día.
Protección de datos: tus obligaciones como alojamiento
Recoger datos obliga a protegerlos. Trátalos conforme al RGPD, informa al huésped de la finalidad antes de pedírselos, limita el acceso a quien lo necesite y no los uses para fines distintos del registro. Si te interesa ver cómo se plantea la privacidad de datos en otro tipo de negocio de cara al público, el enfoque de minimizar y explicar es el mismo.
Una regla práctica: antes de añadir un campo a tu formulario, comprueba si está en el anexo I. Si no está, pregúntate para qué lo quieres.
Nuestra opinión: el problema real no es la lista, es el proceso
En EuroCheckin vemos que casi nadie falla por no saber qué datos pedir. Falla porque los pide tarde, por WhatsApp, en capturas de pantalla y a mano. El resultado son datos incompletos, copias de DNI que no deberías tener y comunicaciones fuera de plazo.
Por eso defendemos que el huésped rellene su propio formulario online antes de llegar, en su idioma, y que los datos viajen solos a SES.HOSPEDAJES. Menos tecleo significa menos errores y menos documentos sensibles circulando por chats. Nuestro objetivo es que cumplir la ley sea lo más automático y lo menos intrusivo posible, con los datos alojados en infraestructura segura dentro de la Unión Europea.
— Sofía Herrera
Cómo automatizar el registro con EuroCheckin
EuroCheckin envía automáticamente los datos de cada huésped a SES Hospedajes, con check-in online ilimitado y multilingüe, sin registros duplicados. El plan para alojamientos cuesta 5 € al mes por alojamiento, y EuroCheckin para Hoteles 3 € al mes por habitación. Hay prueba gratuita. Si prefieres que te demos de alta, el registro en SES Hospedajes se ofrece desde 79 € de pago único por alojamiento.
Si además trabajas con acceso autónomo, puedes combinar el check-in con cerraduras Nuki y Airbnb.
Errores frecuentes
- Pedir foto o copia del DNI y guardarla sin necesidad.
- No registrar a los menores o no anotar el parentesco.
- Registrar solo al titular de la reserva y no a todos los viajeros.
- Dejar sin completar el medio de pago.
- Comunicar pasadas las 24 horas.
- Teclear a mano datos que no coinciden con el documento.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que registrar a todos los huéspedes o solo al titular de la reserva?
Debes registrar a todos los viajeros, incluidos los menores de catorce años, cuyos datos aporta el adulto que los acompaña. Cada persona mayor de catorce años debe firmar el parte de entrada.
¿Puedo pedir una copia del DNI o pasaporte?
No es recomendable. La AEPD considera que pedir copia del documento vulnera el principio de minimización de datos. Lo adecuado es rellenar el formulario y verificar el documento visualmente o por medios digitales.
¿Cuánto tiempo tengo para comunicar los datos?
Inmediatamente y, como máximo, en 24 horas desde la reserva, la formalización o anulación del contrato, o el inicio del servicio. Los profesionales lo hacen por vía telemática.
¿Cuánto tiempo debo guardar los datos?
Tres años desde que finaliza el servicio contratado. Pasado ese plazo, deja de existir la obligación de conservarlos.
Fuentes
- Real Decreto 933/2021 (BOE)
- Ministerio del Interior: nuevo registro de hospedaje
- Ministerio del Interior: partes de entrada y registro documental
- Nota de la AEPD sobre el registro de hospedajes
- PwC: nuevas obligaciones en el sector del turismo
