No, no puedes escanear ni fotocopiar el DNI o el pasaporte de tus huéspedes para cumplir con el registro de viajeros. La AEPD lo aclaró en junio de 2025: el Real Decreto 933/2021 te obliga a recoger unos datos concretos, no a conservar una imagen del documento. En esta guía te explicamos qué debes registrar, cómo verificar la identidad y qué hacer en su lugar.
En resumen
- Escanear, fotocopiar o conservar una imagen del DNI o del pasaporte no es una práctica permitida en el registro de viajeros, según la AEPD.
- Lo que la ley exige son los datos del Anexo I del Real Decreto 933/2021, que puedes recoger con un formulario, no con una copia.
- Los datos se comunican a SES Hospedajes en un plazo no superior a 24 horas y el registro se conserva 3 años.
- La verificación de identidad es compatible con no guardar copias: en persona se comprueba el original y online se usan otros mecanismos.
Tabla de contenidos
- Qué dice la AEPD sobre escanear el DNI
- Qué datos sí debes registrar
- Cómo verificar la identidad sin guardar una copia
- Plazos: comunicación y conservación
- Errores frecuentes al registrar huéspedes
- Nuestra perspectiva
- Cómo automatizar el registro sin escanear nada
- Preguntas frecuentes
- Fuentes
Qué dice la AEPD sobre escanear el DNI
La Agencia Española de Protección de Datos publicó el 17 de junio de 2025 una nota sobre la solicitud de copias de documentos de identidad en hospedajes. Su conclusión es clara: pedir o conservar la fotocopia del DNI o del pasaporte vulnera el principio de minimización de datos del RGPD (art. 5.1.c).
El motivo es práctico. El documento incluye información que no necesitas para el registro, como la fotografía, la fecha de caducidad, el CAN o el nombre de los padres. Además, no contiene todos los datos que pide la norma. Es un medio excesivo y, a la vez, insuficiente.
Esto afecta igual a un escáner, a una fotocopiadora o a una foto enviada por WhatsApp o correo. Si guardas la imagen, estás tratando datos de más y asumes un riesgo: si alguien accede a esas copias, el huésped queda expuesto a una suplantación de identidad.
Qué datos sí debes registrar
El Ministerio del Interior detalla los datos de cada viajero mayor de 14 años:
- Nombre y apellidos.
- Sexo.
- Número y tipo de documento (DNI, pasaporte, TIE).
- Nacionalidad.
- Lugar de residencia habitual.
- Datos de contacto (teléfono y correo electrónico).
- Número de viajeros y relación de parentesco entre ellos.
La obligación de recoger estos datos y comunicarlos se aplica a todas las actividades de hospedaje en España, incluidas las viviendas de uso turístico. El texto completo está en el Real Decreto 933/2021 en el BOE.
Fíjate en una consecuencia: el DNI por sí solo no te sirve para cumplir. No incluye, por ejemplo, el teléfono, el correo ni el parentesco. Necesitas un formulario que capture lo que falta, y entonces la copia del documento ya no aporta nada que necesites.
Si viajan menores, revisa qué exige la ley en el registro de menores.
Cómo verificar la identidad sin guardar una copia
Que no puedas guardar copias no significa que no debas comprobar quién se aloja. La AEPD, en una resolución sobre un caso real, distingue dos situaciones:
- Check-in presencial: basta con comprobar visualmente la identidad contra el documento original y teclear los datos obligatorios.
- Check-in online: debes emplear mecanismos alternativos, como certificados digitales o la validación con los datos del medio de pago que usa el huésped.
La idea de fondo es pasar de almacenar documentos a autenticar al viajero. Tu cumplimiento depende de que los datos registrados y enviados sean veraces y lleguen a tiempo, no de tener una foto del DNI. Si quieres profundizar en el proceso online, tienes nuestra guía sobre identificación de huéspedes online.
Qué hacer si ya tienes copias guardadas
- Deja de pedir fotos o escaneos del documento a partir de hoy.
- Localiza dónde hay copias: correo, WhatsApp, carpetas compartidas, galería del móvil.
- Elimínalas de forma segura, sin perjuicio de conservar el registro de datos que sí exige la norma.
- Sustituye el proceso por un formulario que pida solo los datos del Anexo I.
- Actualiza el aviso de privacidad que ve el huésped antes de rellenarlo.
Plazos: comunicación y conservación
La comunicación a SES Hospedajes debe hacerse de forma inmediata, en un plazo no superior a 24 horas desde la reserva o el inicio del servicio, según el Ministerio del Interior. El registro informático debe conservarse durante 3 años tras la finalización del servicio. Encontrarás más detalle en plazos y obligaciones de retención de datos.
Hay una diferencia importante: conservar los datos del registro durante 3 años es una obligación legal. Conservar una imagen del DNI no lo es.
Errores frecuentes al registrar huéspedes
- Pensar que escanear es más seguro. Es lo contrario: acumulas datos innecesarios y aumentas tu exposición.
- Confundir verificar con archivar. Comprobar la identidad es una acción puntual; archivar una imagen es un tratamiento de datos adicional.
- Pedir los datos por mensajería. Dispersa información personal en canales poco controlados.
- Registrar a mano en SES Hospedajes. Es lento y propenso a errores y duplicados.
- Olvidar la responsabilidad proactiva. Debes poder demostrar que cumples las normas de protección de datos, sin recoger más información de la necesaria.
Nuestra perspectiva
En EuroCheckin vemos cada semana la misma confusión: muchos gestores creen que, si tienen la foto del DNI, están cubiertos. Es al revés. Lo que protege al anfitrión es registrar los datos correctos, enviarlos a SES Hospedajes a tiempo y no acumular documentos que no necesita.
Por eso diseñamos el check-in online para pedir solo los datos que fija la normativa, enviarlos automáticamente a SES Hospedajes y alojar la información en infraestructura segura dentro de la Unión Europea. Tú no manejas imágenes de documentos, y el huésped completa el proceso en su idioma antes de llegar.
Nuestro consejo: trata el registro como parte de tu gestión de riesgos y de tu reputación, no como un trámite. Un proceso sencillo para el huésped y sin copias para ti reduce errores, quejas y exposición.
— Sofía Herrera
Cómo automatizar el registro sin escanear nada
EuroCheckin automatiza el registro de viajeros conforme al Real Decreto 933/2021: check-in online ilimitado y multilingüe, envío automático a SES Hospedajes y libro de registro digital. El plan para alojamientos cuesta 5 € al mes por alojamiento y tiene prueba gratuita; el plan para hoteles cuesta 3 € al mes por habitación. Puedes verlo en la página de EuroCheckin.
Si prefieres que te ayudemos con el alta, ofrecemos el registro en SES Hospedajes desde 79 € por alojamiento, en un único pago.
Preguntas frecuentes
¿Es ilegal escanear el DNI en los hoteles?
La AEPD establece que solicitar o conservar una copia del DNI o pasaporte para el registro de viajeros no está permitido, porque vulnera la minimización de datos del RGPD. El huésped puede además reclamar ante la propia AEPD. Lo que sí debes hacer es registrar los datos del Anexo I del Real Decreto 933/2021.
¿Es obligatorio dar el DNI en un hotel?
Tienes que facilitar los datos de tu documento de identidad (tipo y número, entre otros), porque el establecimiento debe registrarlos y comunicarlos. Eso no obliga a entregar una copia: el establecimiento puede comprobar el original y anotar los datos.
¿Qué datos del DNI no se deben recoger?
Todo lo que no figure en el Anexo I del Real Decreto 933/2021. La AEPD menciona como innecesarios la fotografía, la fecha de caducidad, el CAN y el nombre de los padres.
¿Cómo verifico la identidad en un check-in online?
La AEPD indica que debes usar mecanismos alternativos, como certificados digitales o la validación con los datos del medio de pago del huésped. No hace falta pedir una imagen del documento. Si vas a enviar datos a la policía, consulta también nuestra guía sobre la cesión de datos de huéspedes.
Fuentes
- Nota de la AEPD sobre copias de documentos de identidad en hospedajes
- AEPD: no está permitido solicitar copia del DNI o pasaporte en hospedajes
- Resolución de la AEPD, expediente EXP202502936
- Ministerio del Interior: partes de entrada y obligaciones de registro documental
- BOE: Real Decreto 933/2021
