Sí: debe registrar a los menores que se alojen con usted y consignar la relación de parentesco con el adulto acompañante. Además, tiene que comunicar los datos a SES.Hospedajes en un plazo máximo de 24 horas y conservarlos durante el plazo establecido por la normativa. Una advertencia importante: la AEPD desaconseja solicitar o guardar copias completas del DNI, incluso cuando se trata de menores.
En resumen:
- Separe los campos obligatorios del anexo I de los datos comerciales, como el método de pago o las preferencias, para no pedir información innecesaria.
- Los menores de catorce años no firman: el adulto acompañante facilita sus datos; desde los catorce, cada huésped firma personalmente el parte.
- En viajes escolares o deportivos, identifique al tutor, profesor o monitor responsable y deje claro si responde por cada menor o por todo el grupo.
- La AEPD desaconseja guardar copias íntegras del DNI o pasaporte; verifique la identidad presencialmente o con certificados digitales, datos de pago o códigos enviados.
Tabla de contenidos
- Qué datos exige la norma para el registro de menores en alojamientos
- Cómo registrar a los menores según su edad y quién firma el parte
- Verificación de identidad sin copiar documentos: qué permite la AEPD
- Plazos de comunicación a SES.Hospedajes y conservación de los registros
- Formato del parte de entrada y firma electrónica según la Orden INT/321/2021
- Flujo operativo para gestionar reservas con menores sin errores
- Responsabilidades del titular y buenas prácticas de auditoría
- Por qué la privacidad bien gestionada también protege su negocio
- Cómo EuroCheckin simplifica el registro de menores y el envío a SES
- Preguntas frecuentes
- Fuentes
Qué datos exige la norma para el registro de menores en alojamientos
El Real Decreto 933/2021 fija en su Anexo I los campos que debe recoger de cualquier viajero que se aloje en su establecimiento, sin distinguir inicialmente entre adultos y menores. Cumplimentar bien este formulario desde el primer contacto evita retrasos en la comunicación posterior a las autoridades.
Los campos exigidos son:
- Nombre y apellidos completos del viajero.
- Tipo y número del documento de identidad, junto con el número de soporte cuando el documento lo incluya.
- Nacionalidad y fecha de nacimiento, con el año como dato mínimo exigible.
- Lugar de residencia habitual del viajero.
- Teléfono y correo electrónico de contacto.
- Número total de viajeros incluidos en la reserva.
Cuando el grupo incluye a una o varias personas menores de edad, se añade un campo que no existía antes de esta normativa: la relación de parentesco o el título que legitima la responsabilidad del adulto acompañante sobre el menor. No basta con registrar al menor como un huésped más: hay que especificar si es su hijo, su sobrino, su alumno o cualquier otra figura que justifique la responsabilidad durante la estancia.
Conviene separar mentalmente dos tipos de información. Por un lado, los datos de gestión comercial que recoge para su propia reserva, como el método de pago o las preferencias del huésped. Por otro, los datos que el Real Decreto le obliga a registrar documentalmente. Mezclar ambos conjuntos en un único formulario sin distinción suele generar formularios sobrecargados que piden más de lo necesario y complican después la comunicación a SES.Hospedajes.
Consejo profesional: diseñe su formulario de check-in con los campos del Anexo I como base fija y añada un campo específico de “relación de parentesco” que solo se active cuando detecte un huésped menor de edad en la reserva.
Cómo registrar a los menores según su edad y quién firma el parte
La normativa distingue claramente dos situaciones según la edad del menor, y esa distinción determina tanto quién facilita los datos como quién firma el parte de entrada.
- Menores que no alcanzan la edad de firma: sus datos los proporciona la persona mayor de edad que los acompaña. El menor no firma ningún documento, y toda la responsabilidad documental recae en el adulto que figura como responsable.
- Menores que deben firmar: si hacen uso efectivo del servicio de alojamiento, deben firmar el parte de entrada igual que cualquier viajero adulto, aunque sigan siendo menores de edad a efectos legales generales.
- Grupos con tutores, profesores o monitores: cuando los menores se alojan con una persona distinta a sus progenitores, como ocurre en viajes escolares o actividades deportivas, debe consignar el título que legitima esa responsabilidad: tutor legal, profesor responsable del viaje o monitor del grupo.
Esta última situación merece atención particular porque es donde más errores se producen. Un grupo de estudiantes con profesores responsables exige que el parte refleje con claridad qué adulto responde por cada menor o por el grupo en su conjunto, no una simple lista de nombres sin esa relación documentada. Si gestiona alojamientos que reciben grupos escolares o deportivos con frecuencia, vale la pena preparar una plantilla específica para este tipo de reservas que ya incluya el campo de responsabilidad correctamente estructurado.
Verificación de identidad sin copiar documentos: qué permite la AEPD
Aquí es donde más propietarios se equivocan, incluso con buena intención. La Agencia Española de Protección de Datos ha dejado claro que la obligación de registrar viajeros no autoriza a solicitar ni conservar una copia íntegra del DNI o el pasaporte, ni siquiera cuando el huésped es menor de edad. Hacerlo vulnera el principio de minimización de datos porque un documento de identidad completo contiene información que no es necesaria para cumplir el Real Decreto, como la fotografía, la firma manuscrita o el número de soporte en formatos que exceden lo exigido.
Entonces, ¿cómo verifica que los datos que le facilita el huésped son reales? Existen alternativas válidas:
- Comprobación visual presencial del documento original, sin necesidad de fotocopiarlo ni escanearlo.
- Verificación remota mediante certificados digitales reconocidos.
- Contraste con los datos asociados al medio de pago utilizado en la reserva.
- Envío de un código de verificación por SMS o correo electrónico que confirme la identidad del huésped antes de la llegada.
Para grupos con menores, la verificación visual del adulto responsable suele ser suficiente en el momento del check-in presencial, sin que sea necesario escanear también el documento del menor cuando este no lo porta consigo.
Consejo profesional: restrinja el acceso a los datos de identidad de los menores solo al personal estrictamente necesario, y evite guardar cualquier imagen o escaneo una vez haya completado la verificación.
Si gestiona reservas sin recepción física, conviene revisar también cómo funciona la identificación de huéspedes online para asegurarse de que su método de verificación remota es compatible con estas recomendaciones.
Plazos de comunicación a SES.Hospedajes y conservación de los registros
Una vez recogidos los datos, el reloj empieza a correr. La comunicación a las autoridades competentes debe realizarse de forma inmediata y, en cualquier caso, en un plazo máximo de 24 horas desde el inicio del servicio contratado o la formalización de la reserva.
Los puntos que debe tener presentes en esta fase son:
- La vía habitual para cumplir esta obligación es la plataforma telemática SES.Hospedajes, salvo excepciones previstas para arrendadores no profesionales.
- El plazo de 24 horas se aplica igual cuando el grupo incluye menores: no existe una prórroga ni un procedimiento distinto por esa circunstancia.
- Los registros, una vez comunicados, deben conservarse durante el plazo establecido a contar desde la finalización del servicio, conforme establece el Real Decreto 933/2021.
Cumplir este plazo manualmente, reserva por reserva, es donde más gestores acaban cometiendo errores, especialmente en temporada alta cuando el volumen de check-ins se dispara. Puede consultar más detalle sobre cómo funciona este proceso en nuestra guía sobre el registro de huéspedes ante la Guardia Civil.
Formato del parte de entrada y firma electrónica según la Orden INT/321/2021
La Orden INT/321/2021 regula el formato concreto que debe seguir el parte de entrada y abre la puerta a su gestión completamente digital. Estos son los puntos que debe conocer:
- El parte debe ajustarse al modelo oficial del anexo correspondiente, pero puede generarse mediante procedimientos informáticos en lugar de rellenarse a mano.
- La firma puede recogerse en soporte digital, siempre que la firma electrónica empleada sea válida conforme a la normativa vigente, lo que permite prescindir del papel incluso en establecimientos con alto volumen de huéspedes.
- Los libros-registro digitales deben ser compatibles con los medios electrónicos de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad y conservarse durante el plazo establecido para el resto de registros.
- El anexo establece formatos concretos para las fechas, normalmente en formato año-mes-día, y prevé valores por defecto cuando el mes o el día de nacimiento del menor son desconocidos.
Si gestiona varios alojamientos o un hotel con alta rotación, migrar del papel al libro-registro digital suele simplificar notablemente las auditorías internas. Ampliamos este aspecto en nuestra guía sobre el libro de policía en hoteles.
Flujo operativo para gestionar reservas con menores sin errores
Un procedimiento claro, repetido reserva tras reserva, es la mejor defensa contra los errores que generan sanciones o retrasos. Le proponemos esta secuencia:
- Active un formulario de check-in limitado estrictamente a los campos del Anexo I, con el campo de relación de parentesco visible solo cuando haya un menor en la reserva.
- Verifique la identidad según el caso: comprobación visual presencial, certificado digital, contraste con el medio de pago o código de verificación remoto.
- Recoja la firma del parte, en papel o mediante firma electrónica, exigible a todo viajero mayor de catorce años.
- Genere el parte de entrada con el formato y las fechas exigidas por el anexo correspondiente.
- Transmita los datos a SES.Hospedajes dentro del plazo de 24 horas desde el inicio del servicio.
Este flujo evita dos de los errores más comunes: olvidar el campo de parentesco en reservas familiares y acumular comunicaciones pendientes que superan el plazo legal cuando el alojamiento recibe varias llegadas el mismo día.
Consejo profesional: automatizar el envío a SES.Hospedajes desde el propio formulario de check-in elimina el riesgo de que una reserva con menores se quede sin comunicar por simple descuido administrativo.
Responsabilidades del titular y buenas prácticas de auditoría
El titular del establecimiento responde por la exactitud de los datos consignados, incluso cuando delega el proceso en una plataforma digital. Guardar copias completas de documentos de identidad, además de incumplir las indicaciones de la AEPD, expone al alojamiento a posibles actuaciones administrativas si se produce una inspección o una reclamación.
Para reducir ese riesgo, conviene aplicar algunas prácticas sencillas:
- Defina una política interna de minimización que limite qué datos recoge cada perfil de empleado.
- Restrinja el acceso a los registros de menores solo al personal que necesita consultarlos.
- Mantenga un registro propio de los envíos realizados a SES.Hospedajes para poder demostrar el cumplimiento del plazo de 24 horas.
- Conserve copias de seguridad cifradas de los registros durante el periodo legal aplicable.
Por qué la privacidad bien gestionada también protege su negocio
La tentación de pedir “todo por si acaso” (copia del DNI incluida) suele venir del miedo a una inspección, pero es exactamente lo contrario de lo que la AEPD recomienda. Cumplir con precisión lo que exige el Anexo I, ni un dato de más, ni uno de menos, protege tanto a los menores como al propio alojamiento frente a sanciones por tratamiento excesivo de datos. Automatizar ese equilibrio entre cumplimiento y privacidad deja de ser una opción y pasa a ser la forma más razonable de operar en 2026.
— Sofía Herrera
Cómo EuroCheckin simplifica el registro de menores y el envío a SES
Gestionar manualmente cada reserva con menores, comprobando campos, plazos y firmas, consume un tiempo que como gestor no siempre tiene disponible. Con EuroCheckin automatizamos el envío de los datos de cada huésped a SES.Hospedajes, sin trabajo manual repetido reserva tras reserva.
Nuestros formularios de check-in online, disponibles en varios idiomas, ayudan a gestionar el registro de huéspedes. Además, incorporamos firma electrónica y almacenamos la información en infraestructura segura dentro de la Unión Europea.
Si gestiona alojamientos turísticos, hoteles o apartamentos con reservas familiares o grupos escolares frecuentes, puede conocer en detalle cómo funciona nuestra gestión del registro de viajeros y solicitar una prueba de la plataforma, disponible desde 5 €/mes por alojamiento.
Preguntas frecuentes
¿Puedo entrar a un hotel si tengo 17 años?
Sí, una persona de 17 años puede alojarse en un hotel, pero al ser menor de edad, su registro suele requerir que se consigne la relación de parentesco con el adulto responsable cuando viaja acompañado. Cuando alcanza la edad de firma, debe hacerlo personalmente en el parte de entrada junto con el resto de viajeros de la reserva.
¿Cuántos años tienes que tener para reservar un hotel?
La normativa de registro no fija una edad mínima general para reservar, pero establece reglas distintas según la edad del menor que se aloja. Si tiene menos de catorce años, sus datos los facilita el adulto acompañante; si tiene catorce años o más, debe firmar el parte de entrada como cualquier otro huésped.
¿Quién firma el parte de entrada cuando viajan menores?
Los menores que no alcanzan la edad de firma no firman: sus datos los proporciona la persona mayor de edad que los acompaña. Quienes alcanzan la edad de firma y hacen uso del servicio de alojamiento deben firmar personalmente, en papel o mediante firma electrónica cuando el establecimiento use un libro-registro digital.
¿Puedo pedir una fotocopia del DNI de un menor para registrarlo?
No, la AEPD desaconseja solicitar o conservar copias íntegras del DNI o pasaporte, también en el caso de menores, porque excede los datos que exige el Real Decreto. La verificación puede hacerse mediante comprobación visual presencial o medios remotos como certificados digitales o códigos de verificación.
¿Cuánto tiempo debo conservar el registro de un menor alojado?
Los datos registrados, incluidos los de los menores, deben conservarse durante el plazo establecido a contar desde la finalización del servicio, conforme al Real Decreto 933/2021. Este plazo se aplica también al resto de viajeros registrados.
