Sí: puedes usar WhatsApp para coordinar las llegadas, pero no para pedir copias del DNI o del pasaporte, algo que la AEPD no permite en los hospedajes. Para el envío obligatorio a SES Hospedajes, conforme al Real Decreto 933/2021 y al RGPD, conviene una plataforma integrada.
En resumen:
- El Real Decreto 933/2021 exige registrar únicamente los campos del Anexo I; las copias del documento no son necesarias para cumplir esa obligación.
- Verifica la identidad presencialmente o mediante certificado digital o código enviado por SMS, correo o medio de pago, y registra solo los datos obligatorios.
- Envía un formulario seguro con un aviso de privacidad que explique la finalidad, los datos recogidos y el ejercicio de derechos; usa WhatsApp Business para coordinar y resolver dudas.
- Si gestionas varias propiedades o reservas desde distintas plataformas, prioriza una herramienta que envíe datos a SES Hospedajes automáticamente y sincronice calendarios para reducir duplicidades.
Tabla de contenidos
- Qué puede y qué no puede hacer WhatsApp en el check-in
- Flujo paso a paso para organizar el check-in por WhatsApp
- Cumplimiento y privacidad: lo que exigen la AEPD y el Real Decreto 933/2021
- Buenas prácticas y plantillas de mensajes para tus huéspedes
- Cuándo conviene pasar a una solución dedicada
- Mi opinión: WhatsApp para hablar, otra herramienta para registrar
- Una plataforma que automatiza el registro y el envío a SES Hospedajes
- Preguntas frecuentes
- Fuentes
Qué puede y qué no puede hacer WhatsApp en el check-in
WhatsApp funciona muy bien como canal de conversación con el huésped. Lo que no debe ser es un archivo de documentos.
- Usos adecuados: acordar la hora de llegada, enviar instrucciones de acceso, compartir códigos temporales, confirmar la reserva y resolver dudas en tiempo real.
- Usos que debes evitar: pedir fotos del documento de identidad, guardar pasaportes en el chat o condicionar la entrega de llaves a que el huésped los envíe.
- Alternativas de verificación: comprobación visual al llegar, certificado digital o un código de seguridad enviado por SMS, correo o medio de pago.
La razón es el principio de minimización de datos. La AEPD sanciona solicitar fotos del DNI por WhatsApp porque el documento contiene más información de la necesaria para cumplir la obligación de registro.
La AEPD recomienda no forzar el uso de WhatsApp para entregar documentos sensibles y apoyarse en canales integrados que minimicen los datos. Tu chat sirve para comunicar, no para custodiar.
Flujo paso a paso para organizar el check-in por WhatsApp
Este proceso mantiene la comunicación ágil sin recoger datos que no te corresponden.
- Define los datos que necesitas recopilar. Limítate a los campos exigidos por la normativa y no pidas nada más.
- Redacta un aviso de privacidad corto que explique qué datos se recogen, con qué fin y cómo ejerce el huésped sus derechos.
- Configura WhatsApp Business con respuestas rápidas y mensajes de bienvenida para las consultas más habituales.
- Envía un enlace a un formulario seguro en lugar de pedir fotos por el chat. El formulario recoge solo los campos necesarios.
- Verifica la identidad con un código por SMS o comprueba el documento en persona a la llegada, y registra solo los datos obligatorios.
- Sincroniza los calendarios de tus plataformas de reserva para anticipar cada llegada y evitar duplicidades manuales.
Consejo profesional: crea una respuesta rápida con el enlace al formulario y asígnale un atajo corto, para que cada huésped reciba el mismo mensaje sin que lo escribas de nuevo.
Si quieres profundizar en los métodos aceptados, en nuestra guía sobre identificación de huéspedes online los explicamos con detalle.
Cumplimiento y privacidad: lo que exigen la AEPD y el Real Decreto 933/2021
El Real Decreto 933/2021 recoge en sus anexos los datos que debes registrar y las obligaciones de comunicación telemática a las autoridades. El Anexo I recoge los datos que deben registrarse.
La AEPD aclara en su nota sobre hospedajes cómo hacerlo sin excederte:
- Puedes recoger los datos mediante un formulario que incluya exclusivamente los campos del Anexo I.
- La verificación puede ser presencial o apoyarse en certificados digitales y códigos de seguridad enviados por SMS, correo o medio de pago.
- No necesitas una copia del documento para cumplir la obligación de registro.
Condicionar el acceso al alojamiento a que el huésped envíe su documento por WhatsApp puede derivar en reclamaciones y sanciones. Recoge solo lo que exige la norma y comunícalo por vía telemática dentro de plazo.
La conservación y la transmisión a las autoridades tienen plazos propios. Los resumimos en nuestro artículo sobre retención de datos de huéspedes, y la comunicación en sí la detallamos en la guía de registro ante la Guardia Civil.
Buenas prácticas y plantillas de mensajes para tus huéspedes
Adapta estas plantillas a tu alojamiento y envíalas siempre desde tu cuenta de WhatsApp Business.
- Antes de la llegada: «Hola, te esperamos el día de tu llegada. Para agilizar el registro, completa este formulario seguro: [enlace]. No hace falta que nos envíes fotos de tu documento.»
- El día de llegada: «Ya puedes acceder con este código: [código]. Si necesitas ayuda, llámanos al [teléfono de emergencia].»
- Aviso de privacidad: un texto de dos o tres líneas, o un enlace a la política completa, enviado junto al formulario.
- Lista previa a la llegada: formulario completado, aviso aceptado, hora de llegada confirmada.
- Idiomas: prepara las plantillas en los idiomas de tus huéspedes habituales y activa una respuesta automática fuera de horario.
Cuándo conviene pasar a una solución dedicada
WhatsApp deja de bastar cuando el volumen crece o cuando gestionas varios canales de reserva a la vez. Entonces el trabajo manual y los duplicados empiezan a costarte tiempo.
- Señales para migrar: varias propiedades, reservas desde distintas plataformas y necesidad de enviar los datos a SES Hospedajes sin repetir tareas.
- Qué pedir a la plataforma: envío automático a las autoridades, almacenamiento seguro en la Unión Europea, integración con plataformas de reserva, firma electrónica y compatibilidad con cerraduras inteligentes.
- Qué ganas: ahorro de tiempo, menos errores y un cumplimiento continuado.
Mi opinión: WhatsApp para hablar, otra herramienta para registrar
WhatsApp es excelente para la comunicación inmediata con el huésped, pero un mal repositorio documental. Mi recomendación es combinarlo con un formulario o una plataforma que garantice el envío a SES Hospedajes y el cumplimiento del RGPD. Así cada herramienta hace lo que mejor sabe hacer.
— Sofía Herrera
Una plataforma que automatiza el registro y el envío a SES Hospedajes
Si gestionas varios alojamientos o quieres cumplir la ley sin tareas manuales, en EuroCheckin hemos creado una plataforma pensada para ello. Aquí tienes lo que ofrecemos:
- Registro de viajeros digital y envío de los datos a SES Hospedajes.
- Check-in online multilingüe y sincronización de calendarios con Airbnb, Booking y otras plataformas.
- Self check-in con cerraduras inteligentes y firma electrónica de contratos.
Nuestro plan para alojamientos cuesta 5 € al mes por alojamiento. Empieza hoy y deja que tu llegada de huéspedes se gestione sola.
Este artículo es información general y no sustituye el consejo de un abogado cualificado. Consulte a un profesional del derecho cualificado sobre su caso particular antes de actuar según este contenido.
Preguntas frecuentes
¿Qué significa el check en WhatsApp?
Los checks indican el estado del mensaje y, si aparecen azules, que el destinatario lo ha leído. Es un indicador de estado del mensaje.
¿Cómo evitar que aparezca el doble check azul?
Cada usuario puede desactivar las confirmaciones de lectura en Ajustes, Privacidad. Según la ayuda oficial de WhatsApp, al hacerlo tampoco verá si otros han leído sus mensajes.
¿Cómo agendar un contacto de WhatsApp en España?
Guarda el número en la agenda del teléfono con el prefijo internacional, por ejemplo +34. Según la ayuda de WhatsApp, si esa persona usa la aplicación, aparecerá en tu lista de contactos.
¿Puedo usar un número virtual gratuito para WhatsApp?
WhatsApp no ofrece números virtuales propios. El número que uses debe poder recibir el código de verificación, y para tu alojamiento conviene que sea fijo y profesional.
Fuentes
- Faq
- La AEPD informa de que no está permitido solicitar una copia del DNI o pasaporte en los hospedajes | AEPD
