Sí: si gestionas un hospedaje profesional en España, debes darte de alta en SES.HOSPEDAJES y comunicar los datos que exige el Real Decreto 933/2021. El trámite se hace en la sede electrónica del Ministerio del Interior con certificado digital o Cl@ve. Después, cada parte se envía en un máximo de 24 horas. Recuerda también la regla de la AEPD: no pidas copia del DNI y recoge solo los datos necesarios.
En resumen:
- Si interviene un portal, comunica quien mantiene la relación contractual final con el huésped; aun así, el titular debe verificar la veracidad y el envío.
- El límite de 24 horas empieza con la reserva, la formalización del contrato o el inicio del servicio, según cuál ocurra primero, no con la llegada.
- Conserva los registros informáticos durante tres años desde el final del servicio; corregir o anular un parte no elimina esa obligación de archivo.
- La AEPD prohíbe solicitar copias del DNI o pasaporte; para menores de catorce años, el adulto acompañante facilita sus datos y el parentesco.
- Enviar fuera de plazo se considera infracción leve; no llevar el registro u omitir comunicaciones obligatorias puede constituir una infracción grave según la Ley Orgánica 4/2015.
Tabla de contenidos
- ¿Qué regula el Real Decreto 933/2021 y por qué te obliga a registrarte?
- ¿Estás obligado a registrarte y quién comunica cuando hay intermediarios?
- ¿Qué datos debes recoger según los anexos I y II del Real Decreto?
- ¿Cómo darte de alta en SES.HOSPEDAJES paso a paso?
- ¿Cómo enviar los partes de viajeros y cuánto tiempo conservar los registros?
- ¿Cómo aplicar la protección de datos de la AEPD al pedir información a tus huéspedes?
- ¿Qué sanciones puedes afrontar y cómo reduces el riesgo?
- ¿Qué debes buscar en una solución SaaS para automatizar el registro?
- Por qué conviene priorizar el alta telemática y la privacidad
- Cómo te ayudamos a cumplir sin trabajo manual
- Preguntas frecuentes
- Fuentes
- Enlaces oficiales y documentos que debes consultar
¿Qué regula el Real Decreto 933/2021 y por qué te obliga a registrarte?
El Real Decreto 933/2021 establece las obligaciones de registro documental e información de las personas físicas o jurídicas que ejercen actividades de hospedaje y de alquiler de vehículos a motor. Se publicó en el BOE el 27 de octubre de 2021 y sustituye al antiguo parte de entrada en papel por un sistema telemático.
Su finalidad es la seguridad ciudadana. El incumplimiento de las obligaciones de comunicación de datos de viajeros se considera una infracción regulada por la Ley Orgánica 4/2015, así que no estamos ante un trámite administrativo menor. Lo que antes se rellenaba a mano y se archivaba en el alojamiento ahora llega a una plataforma que usan las fuerzas y cuerpos de seguridad.
El Ministerio del Interior presenta el nuevo registro como una digitalización de obligaciones que ya existían. En la práctica, eso significa que el registro ya no es un archivo que solo se consulta tras un incidente, sino un flujo de datos que llega al sistema de la Secretaría de Estado de Seguridad.
Esa plataforma es SES.HOSPEDAJES, la sede electrónica donde se da de alta el establecimiento y se transmiten los partes. El texto del Real Decreto, en su versión en PDF del BOE, especifica la obligación de comunicación telemática, la conservación de los datos en ficheros radicados en la Secretaría de Estado de Seguridad y la posible interconexión con otras bases policiales.
Para ti, como propietario o gestor, la consecuencia es clara: sin alta no hay comunicación válida, y sin comunicación válida no cumples la norma, aunque conserves tus propios registros. Por eso conviene tratar el alta como el primer paso antes de aceptar la primera reserva.
¿Estás obligado a registrarte y quién comunica cuando hay intermediarios?
Si ejerces una actividad de hospedaje de forma profesional, lo estás. El Ministerio del Interior indica que la norma se aplica a hoteles, hostales, apartamentos turísticos, viviendas de uso turístico, campings y plataformas de intermediación. La figura jurídica no cambia la obligación: da igual que seas persona física o sociedad.
Cuando la reserva llega a través de una agencia o un portal, la duda habitual es quién envía el parte. La regla práctica es que comunica quien mantiene la relación contractual directa y final con el cliente. Si tú firmas el contrato de alojamiento con el huésped y prestas el servicio, la comunicación te corresponde, aunque la reserva haya entrado por una plataforma. Si es un intermediario quien formaliza el contrato con el viajero, la obligación recae en él.
Antes de aceptar un acuerdo con un intermediario, conviene dejar por escrito quién comunica. Estos son los puntos que debes tener claros:
- Quién firma el contrato con el huésped: esa parte es la que asume la comunicación.
- Quién presta el servicio: como titular del alojamiento, respondes de que los datos sean veraces.
- Qué pasa si hay varios intermediarios en cadena: comunica el que tiene la relación contractual final con el cliente, no el primero de la cadena.
- Qué debes verificar tú: que el parte se ha enviado, porque la responsabilidad sobre la veracidad de los datos sigue siendo del establecimiento.
- Cuándo debes tener el alta lista: antes de iniciar la actividad, no cuando llega el primer huésped.
Con esto claro, evitas el error más común: asumir que el portal de reservas ya lo hace por ti y descubrir semanas después que nadie ha enviado nada.
¿Qué datos debes recoger según los anexos I y II del Real Decreto?
El Real Decreto obliga a comunicar los datos de los Anexos I y II, que incluyen los de menores y el medio de pago. Conviene tener el formulario de reserva alineado con esos anexos desde el principio, porque pedir de menos te deja el parte incompleto y pedir de más te expone ante la AEPD.
En términos prácticos, el formulario de SES.HOSPEDAJES te pedirá lo siguiente:
- Datos de identidad del viajero: nombre, apellidos, sexo, fecha de nacimiento, nacionalidad y datos del documento de identidad.
- Datos de contacto: domicilio habitual, teléfono y correo electrónico.
- Datos de la estancia: fecha de entrada y de salida, número de ocupantes y establecimiento donde se aloja.
- Medio de pago: el tipo de pago utilizado en la reserva, tal como recoge el Anexo II.
- Datos de la reserva y del contrato: referencia, fecha de formalización y datos de quien contrata.
Para los menores, la norma distingue por edad. Se deben registrar los datos de los viajeros mayores de catorce años y, cuando son menores de esa edad, los facilita el adulto acompañante. Además, se comunica la relación de parentesco entre el menor y la persona que lo acompaña. Esto afecta al diseño de tu check-in: necesitas un paso específico para añadir menores, no un campo suelto.
Una recomendación que ahorra problemas: recaba únicamente lo que pide el Anexo I. La AEPD insiste en el principio de minimización, y cada dato adicional que almacenas es un dato más que proteger y justificar. Si un campo no aparece en los anexos y no tienes otra base legal para pedirlo, déjalo fuera del formulario.
¿Cómo darte de alta en SES.HOSPEDAJES paso a paso?
El alta es un trámite independiente y previo al envío de partes. Lo gestiona el responsable del establecimiento mediante certificado digital o Cl@ve, según indica la página de Hospedajes del Ministerio del Interior, que también recuerda que la veracidad de los datos es responsabilidad del establecimiento.
Antes de empezar, necesitas un certificado digital válido a nombre del titular o representante, o estar dado de alta en Cl@ve. La firma electrónica puede requerir software local como autofirm@ para completar el trámite. Estos son los pasos:
- Reúne los datos del establecimiento: razón social o nombre del titular, NIF, dirección, tipo de alojamiento, número de unidades y datos de contacto.
- Comprueba tu identificación electrónica: verifica que tu certificado no ha caducado o que tu acceso a Cl@ve funciona.
- Accede a la sede electrónica: entra en el apartado de Hospedajes del Ministerio del Interior y elige el trámite de alta de establecimiento.
- Rellena el formulario de alta: introduce los datos del establecimiento y revisa cada campo antes de continuar.
- Firma la solicitud: completa la firma con tu certificado o con Cl@ve-Firma. Si el sistema lo pide, instala autofirm@.
- Guarda el justificante: conserva el resguardo del alta y las credenciales de acceso para poder enviar partes.
Los fallos más frecuentes son de entorno, no de fondo. Un certificado caducado, un navegador sin los permisos adecuados o una instalación incompleta de autofirm@ impiden cerrar el registro. Los requisitos de la sede electrónica detallan que, si no dispones de Cl@ve-Firma, puede ser necesario instalar autofirm@, y que los errores de configuración son una causa frecuente de fallo.
Consejo profesional: haz una prueba de firma con antelación suficiente para resolver cualquier problema antes de necesitar el alta. Si el certificado o autofirm@ fallan, tendrás tiempo de renovarlos sin que eso retrase la apertura.
¿Cómo enviar los partes de viajeros y cuánto tiempo conservar los registros?
La comunicación debe hacerse por vía telemática. Según el Ministerio del Interior, los datos deben transmitirse en un máximo de 24 horas desde la reserva, la formalización del contrato o el inicio del servicio. Lo que cuenta es el primero de esos momentos que se produzca, así que no conviene esperar a la llegada del huésped si la reserva ya está cerrada.
Para organizar el flujo diario, ten presentes estas pautas:
- Cuándo se dispara la obligación: reserva, formalización del contrato o inicio del servicio, lo que ocurra antes.
- Dónde se envía: a través de SES.HOSPEDAJES, con las credenciales obtenidas en el alta.
- Qué debes archivar: los registros informáticos, durante tres años desde la finalización del servicio contratado, según el Ministerio del Interior.
- Qué hacer ante un error: corrige el parte lo antes posible en la plataforma y deja constancia de la fecha de la rectificación.
- Qué hacer ante una modificación o anulación: comunícala por el mismo canal para que el registro refleje la realidad de la estancia.
Un detalle que suele pasarse por alto es que la conservación y el envío son obligaciones distintas. Enviar el parte a tiempo no te exime de mantener tus registros durante el periodo exigido, y conservarlos no sustituye a la comunicación. Para profundizar en los plazos de archivo y en qué hacer cuando termina el periodo, puedes consultar nuestra guía sobre retención de datos de huéspedes.
Si tus reservas llegan a última hora o con cambios frecuentes, plantéate un proceso que dispare el envío en el momento de la reserva y no al final del día. Así reduces las rectificaciones y el riesgo de superar el límite.
¿Cómo aplicar la protección de datos de la AEPD al pedir información a tus huéspedes?
La AEPD informa de que no está permitido solicitar copia del DNI o pasaporte en hospedajes, porque vulnera el principio de minimización del RGPD. Lo que corresponde es recabar solo los datos que exige el Anexo I mediante formularios, sin quedarte con una imagen del documento.
La Agencia propone sustituir la copia por mecanismos de verificación proporcionales. Entre ellos están la comprobación visual del documento en persona, los certificados digitales y los códigos de verificación enviados al huésped. En un check-in online esto se traduce en un flujo que confirma la identidad sin almacenar fotografías del documento, evitando así el riesgo de suplantación y de brechas de datos. Si quieres ver cómo se plantea ese flujo, tenemos una guía sobre identificación de huéspedes online.
También importa quién trata los datos. La AEPD recuerda que, ante una brecha de datos personales, la responsabilidad es compartida: si eliges un software que no protege adecuadamente la información, por ejemplo sin autenticación de doble factor, el responsable final sigue siendo el establecimiento. Delegar el tratamiento en un proveedor no te quita la responsabilidad.
Por eso, al elegir herramienta, comprueba qué medidas aplica: autenticación multifactor, cifrado y alojamiento de los datos en la Unión Europea. Para ampliar cómo se articula la entrega de datos a las autoridades, tienes también nuestra guía sobre cesión de datos de huéspedes a la policía.
Consejo profesional: revisa tu formulario de reserva campo por campo y elimina todo lo que no figure en el Anexo I. Menos datos recogidos significa menos datos que proteger.
¿Qué sanciones puedes afrontar y cómo reduces el riesgo?
El incumplimiento de las obligaciones de comunicación se enmarca en la Ley Orgánica 4/2015, de protección de la seguridad ciudadana. Según el texto del Real Decreto en el BOE, enviar las comunicaciones fuera de plazo se clasifica como infracción leve, y las faltas graves están contempladas en los artículos del régimen sancionador. Entre estas últimas se incluyen no llevar el registro o omitir las comunicaciones obligatorias.
La consecuencia práctica es doble. Por un lado, pueden imponerse multas administrativas al sujeto obligado, que es quien responde, no la plataforma de reservas ni el intermediario si el contrato lo firmaste tú. Por otro, una gestión descuidada de los datos abre un segundo frente en materia de protección de datos. Lo que parece un fallo de tramitación puede acabar siendo un problema ante dos organismos distintos.
Las medidas preventivas son sencillas y casi todas dependen de la organización:
- Da el alta antes de la primera reserva: nunca después de recibir al primer huésped.
- Fija un responsable y un suplente: que haya siempre alguien con acceso y certificado vigente.
- Revisa los envíos cada día: comprueba que ningún parte queda pendiente.
- Conserva los registros tres años: con copia de seguridad y acceso restringido.
- Alinea tu formulario con el Anexo I: ni más ni menos datos de los exigidos.
Un procedimiento escrito, aunque sea de una página, reduce de forma notable los olvidos, sobre todo en temporada alta, cuando se acumulan llegadas y cambios.
¿Qué debes buscar en una solución SaaS para automatizar el registro?
Automatizar el registro tiene un beneficio evidente: menos tiempo en tareas repetitivas, menos errores de transcripción y ningún registro duplicado. Pero no todas las herramientas resuelven el cumplimiento de la misma manera, así que conviene evaluar con criterios concretos antes de contratar.
Estos son los que importan de verdad:
- Envío automático a SES.HOSPEDAJES: que el parte llegue a la sede sin que tengas que copiar datos a mano.
- Almacenamiento en la Unión Europea: para facilitar el cumplimiento del RGPD.
- Firma electrónica integrada: que el flujo de check-in no dependa de procesos externos.
- Sincronización con Airbnb y Booking: para que las reservas entren sin intervención manual y no se pierda ninguna.
- Autenticación multifactor: necesaria para proteger el acceso, como recuerda la AEPD.
- Recogida limitada a los datos del Anexo I: sin pedir copia del documento de identidad.
Antes de decidir, verifica que la solución es compatible con la sede electrónica y con los requisitos de firma que hemos descrito. Una herramienta que obliga a rehacer el alta o a duplicar envíos no te ahorra trabajo, solo lo traslada. Pregunta también cómo gestiona las rectificaciones y las anulaciones, porque ahí es donde se nota la diferencia entre un envío bien automatizado y uno que solo lo parece.
Por qué conviene priorizar el alta telemática y la privacidad
Mi opinión, tras revisar la normativa y las guías de la AEPD, es que muchos gestores tratan este trámite como una carga que se resuelve con el mínimo esfuerzo. Creo que es un error de enfoque. El alta bien hecha y un flujo de datos limpio no son burocracia: son lo que te permite aceptar reservas sin preocuparte de si el parte salió.
El riesgo real no está en la multa más probable, sino en la acumulación de pequeños descuidos: un certificado caducado, un parte enviado tarde, una copia de DNI guardada por costumbre. Cada uno parece menor, pero juntos dibujan una operación frágil. Automatizar el envío y alinear tu formulario con lo que pide la AEPD elimina la mayoría de esos puntos débiles a la vez.
Mi sugerencia práctica es doble. Prepara el certificado o tu acceso a Cl@ve con antelación y haz una prueba de firma. Y revisa tu formulario de reserva para que recoja solo lo necesario, ni un campo más. Es un trabajo de una tarde que evita meses de incertidumbre.
Antes de aceptar la primera reserva activa, comprueba que tu alta en la sede electrónica está completa y que puedes enviar un parte de prueba. Esa verificación es lo único que no conviene delegar.
— Sofía Herrera
Cómo te ayudamos a cumplir sin trabajo manual
Si quieres dejar el cumplimiento resuelto sin dedicarle horas, en EuroCheckin automatizamos el registro de viajeros de principio a fin. Enviamos automáticamente los datos de cada huésped a SES.HOSPEDAJES conforme al Real Decreto 933/2021 y al RGPD, sin copiar nada a mano y sin partes duplicados.
Nuestro check-in online es ilimitado y multilingüe, con enlaces inteligentes para Airbnb, Booking y Vrbo. Incluye contratos digitales con firma electrónica y la información se aloja en infraestructura segura dentro de la Unión Europea. Además, sincronizamos tus calendarios con Airbnb, Booking y otras plataformas, y recibes avisos instantáneos de cada llegada para controlar la operación en tiempo real.
El plan de EuroCheckin cuesta 5 € al mes por alojamiento, y para hoteles tenemos una opción de 3 € al mes por habitación en EuroCheckin para Hoteles. Si prefieres que nos encarguemos del trámite inicial, también ofrecemos el registro en SES Hospedajes desde 79 € por alojamiento, pago único.
Puedes empezar con la prueba gratuita y comprobar cómo encaja con tu proceso de alta antes de comprometerte. Crea tu cuenta, conecta tus plataformas y verifica que el primer parte llega a la sede sin que tengas que tocarlo.
Preguntas frecuentes
¿Cómo puedo registrar viajeros en SES.HOSPEDAJES?
Primero debes completar el alta del establecimiento en la sede electrónica con certificado digital o Cl@ve. Después envías los datos de cada viajero por vía telemática en un máximo de 24 horas. El Ministerio del Interior fija ese plazo desde la reserva, la formalización del contrato o el inicio del servicio.
¿Dónde registrar a los huéspedes?
Se registran en SES.HOSPEDAJES, la plataforma del Ministerio del Interior, mediante comunicación telemática. No sirve el antiguo libro en papel ni un archivo propio como sustituto. Si usas una herramienta de automatización, comprueba que envía los datos directamente a esa plataforma.
¿Cómo darse de alta en el registro de viajeros?
Reúne los datos del establecimiento, accede a la sede electrónica con tu certificado o Cl@ve, rellena el formulario de alta y firma la solicitud. Si el sistema lo exige, instala autofirm@. Guarda el justificante, porque necesitarás las credenciales para enviar los partes.
¿Cuáles son los datos obligatorios para el check-in en un hotel?
Son los que recogen los Anexos I y II del Real Decreto 933/2021: identidad del viajero, contacto, datos de la estancia y medio de pago. Para menores de catorce años los facilita el adulto acompañante, junto con la relación de parentesco. La AEPD recomienda no pedir nada más allá del Anexo I.
Fuentes
- Ministerio del Interior | Interior activa el nuevo registro de hospedaje y alquiler de vehículos
- Aepd
Enlaces oficiales y documentos que debes consultar
Para verificar cualquier trámite o plazo, conviene acudir siempre a las fuentes primarias. Ten a mano la página de Hospedajes y Alquiler de Vehículos del Ministerio del Interior, que es el punto de entrada al trámite y recoge las guías de la plataforma. El texto consolidado del Real Decreto 933/2021 en el BOE te sirve de referencia cuando necesites comprobar un artículo o un anexo.
En materia de privacidad, la nota de la AEPD sobre copias del DNI es el documento más útil para ajustar tu formulario de reserva. Y si tienes dudas con la firma, los requisitos de la sede electrónica explican cuándo necesitas autofirm@.
Si buscas ejemplos prácticos de cómo se aplica la comunicación en otros contextos, nuestra guía sobre el registro de huéspedes ante la Guardia Civil complementa lo visto aquí. Y para cuestiones legales de tu web, puedes revisar qué incluir en el aviso legal para alojamientos.
Mi recomendación es guardar estos enlaces en una carpeta de favoritos y revisarlos de vez en cuando, ya que la normativa y las guías de la plataforma pueden actualizarse.
