El registro de viajeros en una vivienda turística exige tres acciones concretas: enviar los datos de cada huésped a SES Hospedajes dentro del plazo máximo establecido legalmente desde la entrada, conservar el libro digital de registro durante el plazo legal establecido conforme al Real Decreto 933/2021, y obtener acceso a la plataforma mediante certificado digital o Cl@ve. Esto no es opcional: SES Hospedajes es la plataforma oficial y obligatoria para todos los alojamientos profesionales en España desde el 2 de diciembre de 2024.
Los pasos inmediatos son:
- Accede a la sede electrónica del Ministerio del Interior y obtén tus códigos de establecimiento y titular.
- Envía los datos de cada huésped a SES Hospedajes en un máximo de 24 horas desde su entrada.
- Conserva los registros durante tres años y, si quieres eliminar el trabajo manual, conecta una plataforma como Eurocheckin para automatizar el envío.
Tabla de contenidos
- ¿Qué significa «registro de vivienda turística» en esta guía?
- ¿Qué datos debes recoger por cada huésped?
- ¿Quién responde si los datos son incorrectos?
- ¿Cómo almacenar y proteger los datos de tus huéspedes?
- ¿Cómo accedes a SES Hospedajes y qué plazos debes cumplir?
- ¿Cómo automatizar el registro paso a paso?
- Checklist antes de una inspección
- Puntos clave
- La automatización no es un lujo, es una garantía
- Eurocheckin automatiza tu cumplimiento desde el primer día
- Fuentes oficiales y recursos útiles
¿Qué significa «registro de vivienda turística» en esta guía?
El término «registro de vivienda turística» tiene dos significados distintos que conviene separar desde el principio.
Alcance de esta guía: aquí «registro de vivienda turística» significa el registro digital de viajeros y la transmisión de datos a SES Hospedajes bajo el Real Decreto 933/2021. No cubre la inscripción de la vivienda en el registro autonómico de alojamientos turísticos ni la obtención del número de licencia turística, que es un procedimiento diferente gestionado por cada comunidad autónoma.
El Ministerio del Interior gestiona SES Hospedajes y es la autoridad competente para el registro de viajeros. El Real Decreto 933/2021 establece las obligaciones concretas: qué datos recoger, en qué plazo comunicarlos y cuánto tiempo conservarlos. Si buscas información sobre la inscripción autonómica de tu vivienda, el Ministerio de Vivienda y Agenda Urbana es el punto de partida correcto.
¿Qué datos debes recoger por cada huésped?
Los Anexos I y II del Real Decreto 933/2021 fijan los campos mínimos obligatorios. Recoge estos datos por cada viajero mayor de edad:
- Nombre y apellidos completos
- Tipo de documento de identidad (DNI, pasaporte, NIE) y número
- Fecha de nacimiento
- Nacionalidad
- Sexo
- Dirección habitual
- Datos de contacto (teléfono o correo electrónico)
- Fechas de entrada y salida previstas
- Número total de viajeros y relación de parentesco cuando corresponda
- Firma (manuscrita o electrónica)
Para los menores de edad, el adulto acompañante proporciona los datos y firma en su nombre. La firma del menor no es exigible.
Consejo profesional: Normaliza las fechas en formato YYYY-MM-DD desde el primer momento. Los sistemas de envío a SES Hospedajes esperan ese formato y cualquier variación genera errores de validación que retrasan la comunicación.
Usa validación OCR para capturar los datos del documento directamente desde la imagen, pero verifica siempre que el nombre y el número coincidan con lo que aparece en pantalla. Un error tipográfico en el número de documento es la causa más frecuente de partes rechazados.
¿Quién responde si los datos son incorrectos?
La responsabilidad sobre la exactitud y completitud de los datos comunicados recae en el anfitrión, con independencia de la herramienta que use para enviarlos. Automatizar el proceso no traslada esa responsabilidad a la plataforma tecnológica.
Las obligaciones concretas son:
- Veracidad: el anfitrión garantiza que los datos transmitidos a SES Hospedajes son correctos y completos.
- Conservación: los registros deben guardarse durante tres años desde la finalización del servicio de hospedaje.
- Excepción para actividades no profesionales: quienes ejerzan el hospedaje de forma no profesional están exentos de la obligación de conservación, pero siguen obligados a comunicar los datos en plazo.
La distinción entre actividad profesional y no profesional no siempre es evidente. Si alquilas tu vivienda habitual de forma ocasional, consulta el texto del Real Decreto 933/2021 o a un asesor para determinar tu categoría.
Consejo profesional: Documenta cada envío con su marca de tiempo y el número de confirmación de SES Hospedajes. Esa traza es tu primera línea de defensa ante cualquier inspección.
¿Cómo almacenar y proteger los datos de tus huéspedes?
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) se aplica directamente al registro de viajeros. Los datos personales de los huéspedes tienen una base jurídica clara (obligación legal), pero eso no exime de cumplir el resto de principios.
Medidas técnicas recomendadas:
| Medida | Descripción |
|---|---|
| Cifrado en tránsito | Usa TLS 1.2 o superior para toda transmisión de datos |
| Cifrado en reposo | Almacena los registros cifrados en servidores dentro de la UE |
| Control de accesos | Limita el acceso a los datos al personal estrictamente necesario |
| Copias de seguridad | Realiza copias periódicas en infraestructura europea |
| Registros de auditoría | Mantén logs de quién accedió a qué dato y cuándo |
Medidas organizativas clave:
- Establece una política de retención que elimine los datos al cumplirse los tres años de conservación obligatoria.
- Firma contratos de encargado de tratamiento con cualquier proveedor que procese datos de huéspedes en tu nombre.
- Forma al personal sobre cómo responder a solicitudes de acceso, rectificación o supresión de datos.
- Define un protocolo para atender requerimientos de las fuerzas de seguridad, que tienen acceso a estos registros por mandato legal.
Almacenar los datos en infraestructura dentro de la Unión Europea no es solo una buena práctica: es el estándar que exige el RGPD para evitar transferencias internacionales sin garantías adecuadas.
¿Cómo accedes a SES Hospedajes y qué plazos debes cumplir?
SES Hospedajes sustituye a los sistemas anteriores WebPol y Hospederías. El proceso de alta tiene pasos bien definidos:
- Accede a la sede electrónica del Ministerio del Interior con certificado digital o Cl@ve.
- Completa el formulario de alta como titular de establecimiento y obtén tu código de establecimiento.
- Descarga e instala AutoFirma si vas a firmar trámites desde el navegador.
- Realiza una comunicación previa antes de iniciar la actividad (o en los 10 días siguientes en los supuestos que indica el RD).
- A partir de ese momento, comunica los datos de cada huésped en un máximo de 24 horas desde su entrada.
| Tipo de comunicación | Plazo máximo |
|---|---|
| Comunicación previa de inicio de actividad | Antes del inicio o 10 días según supuesto |
| Parte de entrada de viajero | 24 horas desde la entrada |
| Modificación o anulación de reserva | 24 horas desde el evento |
En Cataluña, la coordinación se realiza con los Mossos d’Esquadra; en el País Vasco, con la Ertzaintza. El canal técnico es SES Hospedajes en ambos casos, pero conviene verificar los requisitos específicos de cada comunidad.
Consejo profesional: Configura alertas automáticas en tu sistema para que te avisen cuando una reserva se confirme. Esperar a que el huésped llegue para iniciar el proceso te deja sin margen si hay un problema técnico.
¿Cómo automatizar el registro paso a paso?
Un flujo automatizado bien diseñado elimina casi todos los errores manuales. El workflow recomendado tiene seis etapas:
- Sincronización de reserva: la plataforma recibe la reserva desde Airbnb, Booking o Vrbo y crea el expediente del huésped.
- Pre-check-in: el huésped recibe un enlace y completa sus datos antes de llegar, incluyendo la foto del documento.
- Verificación de identidad: el OCR extrae los datos del documento y los valida contra los campos del formulario.
- Firma electrónica: el huésped firma el parte y el contrato de la vivienda desde su dispositivo.
- Envío automático a SES Hospedajes: el sistema transmite el parte dentro del plazo de 24 horas sin intervención manual.
- Almacenamiento y logs: el registro queda cifrado, con marca de tiempo y trazabilidad completa.
Criterios para elegir una plataforma de registro: integración directa con SES Hospedajes vía servicio web, sincronización con los principales canales de distribución, OCR de documentos de identidad, firma electrónica reconocida, almacenamiento cifrado dentro de la UE, registros de auditoría exportables y alertas de error en tiempo real.
Antes de poner el flujo en producción, pruébalo con reservas reales en un entorno de prueba. Verifica que los partes llegan correctamente a SES Hospedajes y que los logs registran cada paso. Un fallo silencioso, sin alerta, es más peligroso que un error visible.
Consejo profesional: Programa una verificación aleatoria mensual: revisa manualmente cinco partes enviadas y compara los datos con los documentos originales. Automatizar reduce errores, pero la supervisión periódica es lo que mantiene la calidad a largo plazo.
Checklist antes de una inspección
Dedica diez minutos a revisar estos puntos antes de cualquier visita de la autoridad:
Documentos que debes tener listos:
- Acceso activo a SES Hospedajes con los partes de los últimos tres años.
- Logs de envío con marca de tiempo para cada parte.
- Copia cifrada de los registros almacenados.
- Política de privacidad y contratos con encargados de tratamiento.
Señales de riesgo que debes corregir antes:
- Partes con campos obligatorios vacíos (número de documento, fecha de nacimiento).
- Fechas de entrada y salida inconsistentes con las reservas.
- Partes sin firma cuando el huésped era mayor de edad.
- Ausencia de logs o logs con huecos temporales.
Acciones correctivas rápidas:
- Reconcilia las reservas del periodo con los partes enviados e identifica los que faltan.
- Reenvía los partes incompletos con los datos correctos y documenta la corrección.
- Actualiza los contratos con encargados si han cambiado tus proveedores tecnológicos.
Puntos clave
El cumplimiento del registro de viajeros exige acceso activo a SES Hospedajes, envío en 24 horas por cada entrada, conservación de registros durante tres años y un flujo automatizado que elimine los errores manuales.
| Punto | Detalles |
|---|---|
| Plazo de envío | Comunica los datos de cada huésped a SES Hospedajes en un máximo de 24 horas desde la entrada. |
| Conservación obligatoria | Guarda los registros durante tres años; los anfitriones no profesionales están exentos de esta obligación pero no de la comunicación. |
| Responsabilidad del anfitrión | La exactitud de los datos es siempre responsabilidad del anfitrión, aunque uses una plataforma para automatizar el envío. |
| Seguridad y RGPD | Almacena los datos cifrados en infraestructura dentro de la UE y mantén logs de auditoría exportables. |
| Eurocheckin | Automatiza el envío a SES Hospedajes con OCR, firma electrónica y almacenamiento cifrado en la UE desde unos 5 €/mes. |
La automatización no es un lujo, es una garantía
Gestionar el registro de viajeros en alojamientos de forma manual parece viable cuando tienes uno o dos alojamientos. El problema aparece en el tercer mes, cuando una reserva de última hora llega a las 23:00 y el plazo de 24 horas empieza a correr mientras duermes.
Los errores más frecuentes que veo en gestores que trabajan sin automatización son siempre los mismos: un campo de número de documento con un dígito mal transcrito, un parte enviado al día siguiente de la entrada porque nadie configuró un recordatorio, o un log que no existe porque el envío se hizo desde la interfaz manual sin dejar traza exportable. Ninguno de esos errores es grave por sí solo. El problema es que se acumulan, y cuando llega una inspección, la suma de pequeños descuidos es lo que genera sanciones.
La automatización no elimina la responsabilidad del anfitrión, pero sí elimina la mayoría de las oportunidades de cometer esos errores. Un sistema que captura el documento por OCR, valida los campos obligatorios antes de enviar y genera un log con marca de tiempo hace que el cumplimiento sea el resultado por defecto, no el resultado de acordarse.
Mi recomendación práctica: antes de desplegar cualquier solución a todo tu parque de alojamientos, pruébala durante dos semanas con una sola propiedad. Verifica los partes en SES Hospedajes, revisa los logs y comprueba que las alertas funcionan. Ese piloto controlado vale más que cualquier promesa de un proveedor.
Eurocheckin automatiza tu cumplimiento desde el primer día
Cumplir el Real Decreto 933/2021 sin errores manuales es exactamente para lo que está construido Eurocheckin. La plataforma envía los datos de cada huésped directamente a SES Hospedajes, con OCR de documentos, firma electrónica y almacenamiento cifrado en infraestructura europea, todo sin que tengas que intervenir en cada reserva.
Las funciones de Eurocheckin incluyen sincronización de calendarios con Airbnb, Booking y más de 12 plataformas, registros de auditoría exportables para inspecciones y alertas en tiempo real ante cualquier error de envío. Cada parte queda trazado, firmado y almacenado conforme al RGPD. Si gestionas varios alojamientos, el panel centralizado te da visibilidad completa sobre el estado de cumplimiento de cada propiedad.
El precio parte desde unos 5 €/mes por alojamiento. Puedes empezar con una prueba gratuita y verificar por ti mismo que los partes llegan correctamente a SES Hospedajes antes de comprometerte.
Fuentes oficiales y recursos útiles
Para completar el alta en SES Hospedajes y consultar la normativa original, estos son los recursos que necesitas:
Acceso y alta en SES Hospedajes:
- Sede electrónica del Ministerio del Interior: Hospedajes y alquiler de vehículos: formularios de alta, códigos de establecimiento y acceso a la plataforma.
- Ministerio del Interior: registro documental de viajeros: explicación de obligaciones, partes de entrada y preguntas frecuentes.
Normativa:
- Real Decreto 933/2021 (BOE): texto completo con los Anexos I y II, plazos y excepciones.
- Texto consolidado del RD 933/2021 (PDF): versión consolidada para consulta de los campos obligatorios.
Guías prácticas:
- Guía práctica de SES Hospedajes para gestores (Eurocheckin): pasos detallados para el alta, acceso y envío de partes.
- Guía sectorial SES Hospedajes (Lodgify): resumen de la transición desde WebPol y consideraciones para Cataluña y País Vasco.
Firma electrónica y acceso:
- AutoFirma: disponible para descarga desde la sede electrónica del Ministerio del Interior; necesario para firmar trámites desde el navegador.
- Cl@ve: sistema de identificación electrónica del Estado; el registro se realiza en cualquier oficina de la Agencia Tributaria o por vía telemática si ya dispones de certificado digital.
