Sí: el Real Decreto 933/2021 obliga a registrar y comunicar los datos de cada huésped a SES Hospedajes, con un plazo máximo de 24 horas en la mayoría de los casos. Un software RD 933 compatible con el sistema del Ministerio del Interior automatiza esa captura y ese envío, evita duplicidades entre canales de venta y mantiene el libro de registro digital conforme a la norma durante los tres años que exige la conservación de datos.
En resumen:
- La obligación de registrar y comunicar los datos de los huéspedes en un plazo máximo de 24 horas afecta a todos los alojamientos con carácter profesional, salvo excepciones limitadas para alojamientos sin ánimo de lucro entre familiares.
- Un software compatible con el RD 933/2021 automatiza la captura, envío y conservación digital de los datos, garantizando cumplimiento y reduciendo errores humanos.
- Es imprescindible mantener un registro propio, en formato digital, durante tres años desde la finalización del alojamiento, además del envío telemático, para evitar sanciones.
- La correcta automatización del proceso, que incluye validación de datos y trazabilidad, es clave para reducir riesgos y simplificar auditorías o inspecciones policiales.
- La elección del software debe basarse en su evidencia de compatibilidad real, capacidad de auditoría, cifrado, control de accesos y soporte técnico, siendo la automatización la mejor inversión.
Tabla de contenidos
- Qué exige el RD 933/2021 sobre el registro de viajeros
- Plazos y canal oficial para comunicar los datos a SES Hospedajes
- Registro informático y conservación de datos durante tres años
- Cómo automatiza el software el envío a SES Hospedajes
- Criterios para elegir un software que cumpla el RD 933/2021
- Checklist para implantar el software paso a paso
- Sanciones por incumplir el registro de viajeros
- Cómo resuelve EuroCheckin el cumplimiento del RD 933/2021
- Lo que la mayoría de gestores subestima del cumplimiento
- Empieza a cumplir el RD 933/2021 sin gestionarlo a mano
- Fuentes
- Preguntas frecuentes
Qué exige el RD 933/2021 sobre el registro de viajeros
El Real Decreto 933/2021, publicado en el BOE-A-2021-17461, fija las obligaciones documentales de hoteles, hostales, apartamentos turísticos y cualquier establecimiento que aloje viajeros en España. El artículo 1 define el objeto de la norma; el artículo 2 aclara los conceptos de sujeto obligado y viajero; el artículo 3 delimita el ámbito de aplicación; el artículo 5 regula el registro documental, y el artículo 6 detalla las comunicaciones a las autoridades. No es una recomendación administrativa: es una obligación con rango de decreto que afecta a todo tipo de alojamiento, desde un piso turístico gestionado por un particular hasta una cadena hotelera.
El texto consolidado del BOE incluye los anexos I y II con el listado exacto de datos que hay que recoger de cada persona alojada. En la práctica, ese listado ronda los 21 campos, entre los que destacan:
- Nombre completo, tipo y número del documento de identidad (DNI, NIE o pasaporte).
- Fecha de nacimiento y nacionalidad del viajero.
- Dirección de residencia habitual, teléfono de contacto y correo electrónico.
- Fechas de entrada y salida del establecimiento.
- Referencia y dirección exacta del inmueble o habitación ocupada.
- Método de pago utilizado para la reserva o la estancia.
- Firma del titular de la reserva, cuando el registro se realiza en papel o mediante un parte físico.
- Datos de los menores que viajan acompañados, con las mismas exigencias de identificación que los adultos.
La obligación recae sobre el «sujeto obligado», que suele ser quien mantiene la relación contractual directa con el cliente. Cuando hay varios intermediarios (una plataforma de reservas, un gestor y el propietario final), la norma pone el foco en quien firma esa relación directa con el huésped, algo que conviene aclarar por contrato para evitar registros duplicados en SES Hospedajes.
Existen excepciones limitadas para actividades no profesionales, como el alojamiento gratuito entre familiares o amigos sin ánimo de lucro. Fuera de esos supuestos, cualquier alojamiento que cobre por hospedar viajeros, aunque sea de forma ocasional, entra dentro del alcance del decreto.
Plazos y canal oficial para comunicar los datos a SES Hospedajes
El Ministerio del Interior habilitó SES.HOSPEDAJES como canal telemático único para transmitir los datos exigidos por el RD 933/2021. La plataforma lleva operativa desde el 2 de enero de 2023, y el Ministerio amplió el periodo de adaptación técnica hasta el 1 de octubre de 2024 para dar margen a los establecimientos que aún no tenían sistemas conectados.
El plazo general es exigente: las comunicaciones deben realizarse en un plazo no superior a 24 horas desde el momento de la reserva o del inicio del servicio, según el supuesto. En operativas de alta rotación (check-ins consecutivos, temporada alta, gestión de varios pisos), ese margen se cubre en la práctica con envíos inmediatos y automáticos en lugar de cargas manuales al final del día.
Para poner en marcha el envío de datos, los pasos habituales son:
- Solicitar el alta como usuario en la sede electrónica de SES.HOSPEDAJES, aportando los datos del establecimiento y del titular obligado.
- Configurar el método de comunicación: carga manual de partes, un formulario web o una integración automática mediante un software compatible.
- Verificar con una comunicación de prueba que los campos obligatorios (identidad, fechas, dirección) se transmiten sin errores.
- Activar el envío en producción y establecer un procedimiento interno para revisar los envíos fallidos.
Algunas situaciones exigen además una comunicación previa al inicio de la actividad, especialmente cuando se da de alta un nuevo establecimiento o se produce un cambio relevante en su gestión. Ante dudas técnicas sobre el procedimiento, el Ministerio del Interior atiende consultas en la dirección [email protected], un recurso útil antes de dar el paso hacia la automatización completa.
Registro informático y conservación de datos durante tres años
El RD 933/2021 no se limita a exigir el envío puntual de datos a SES Hospedajes. También obliga a mantener un registro informático propio con toda la información de los anexos I y II, independiente del histórico que conserve la plataforma del Ministerio.
Los puntos clave de esta obligación de conservación son:
- El registro debe mantenerse en formato informático, no basta con partes de papel archivados sin digitalizar.
- Los datos han de conservarse durante tres años desde la finalización del servicio de hospedaje, no desde la fecha de reserva.
- El acceso a ese registro queda reservado a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado en el ejercicio de sus funciones, conforme a la normativa de seguridad ciudadana.
- El tratamiento de esos datos personales debe respetar la Ley Orgánica 7/2021 de protección de datos en el ámbito penal y el RGPD, lo que implica limitar el acceso interno y documentar quién consulta la información.
Este doble requisito (registro propio más envío a SES) es precisamente donde muchos gestores se pierden: cumplir con el envío telemático no libera de mantener también un histórico propio verificable durante el plazo de tres años. Un gestor de varios apartamentos con alta rotación puede acumular miles de registros al año, y llevarlos en hojas de cálculo dispersas complica cualquier auditoría o requerimiento policial.
Cómo automatiza el software el envío a SES Hospedajes
Un software RD 933 bien diseñado no sustituye la responsabilidad legal del sujeto obligado, pero elimina la mayor parte del trabajo manual y del riesgo de error humano. Las funciones que marcan la diferencia entre una herramienta genérica y una solución realmente compatible son:
- Captura completa de los 21 campos obligatorios en el propio formulario de check-in, con validación automática de formatos (DNI, NIE, pasaporte) antes de aceptar el registro.
- Envío telemático directo a SES.HOSPEDAJES mediante integración técnica, sin exportar ni volver a introducir datos manualmente.
- Registro auditable de cada envío, con fecha, hora y confirmación de recepción, útil ante cualquier inspección.
- Cifrado de los datos en tránsito y en reposo, con alojamiento de la información en infraestructura ubicada en la Unión Europea.
- Logs de auditoría que permiten reconstruir quién accedió a cada registro y cuándo.
Las guías técnicas del sector coinciden en que la integración automatizada, frente a la carga manual de partes, es la vía más fiable para no incumplir el plazo de 24 horas cuando hay varias reservas simultáneas procedentes de distintos canales. El propio Ministerio del Interior recomienda esta automatización como forma de reducir errores de transcripción y cumplir los plazos con margen.
Consejo profesional: Antes de contratar cualquier herramienta, pide al proveedor una demostración real del envío a SES.HOSPEDAJES, no solo una captura de pantalla del formulario de check-in. La prueba de fuego está en la confirmación de recepción que devuelve el sistema del Ministerio, no en la interfaz del software.
Criterios para elegir un software que cumpla el RD 933/2021
No todas las herramientas que se anuncian como «compatibles con SES» ofrecen el mismo nivel de garantía. Antes de firmar con un proveedor, conviene comprobar estos criterios de forma verificable:
- Compatibilidad probada con SES.HOSPEDAJES. Pide una prueba de envío real, no solo la promesa comercial de integración.
- Posibilidad de auditar los envíos. El sistema debe generar un historial descargable de cada comunicación, con su estado de confirmación.
- Conservación de tres años y alojamiento en la UE. Verifica dónde se guardan físicamente los datos y durante cuánto tiempo quedan accesibles tras el envío.
- Cifrado y control de accesos. Pregunta quién dentro del equipo del proveedor puede ver los datos de tus huéspedes y bajo qué condiciones.
- Cláusulas contractuales claras sobre responsabilidad. El proveedor facilita el cumplimiento, pero la responsabilidad legal sigue siendo del sujeto obligado; el contrato debe reflejarlo sin ambigüedad, incluyendo el acceso a los logs cuando se necesiten para una inspección.
- Sincronización con los canales de venta. Si gestionas propiedades en Airbnb, Booking o Vrbo, comprueba que el software sincroniza reservas y evita que un mismo huésped se registre dos veces.
- Soporte técnico y formación. Un cambio de proveedor mal gestionado puede dejar un hueco de días sin envíos correctos; exige un plan de acompañamiento en la puesta en marcha.
Para reforzar el control sobre la protección de datos personales que maneja el registro, muchos gestores con varias propiedades recurren a la figura del delegado de protección de datos, especialmente cuando el volumen de huéspedes anuales es alto.
Checklist para implantar el software paso a paso
Poner en marcha una solución de software RD 933 sigue un orden lógico que conviene respetar para no dejar huecos de cumplimiento durante la transición:
- Da de alta el establecimiento en SES.HOSPEDAJES si todavía no dispones de credenciales de acceso al sistema del Ministerio del Interior.
- Mapea los campos legales frente a los campos del software. Comprueba que la herramienta captura los 21 datos obligatorios de los anexos I y II sin excepción.
- Configura las validaciones automáticas de documentos de identidad, fechas de estancia y datos de menores antes de activar el envío real.
- Haz pruebas en un entorno de preproducción. Envía registros de prueba y confirma que el sistema recibe respuesta de SES sin errores de formato.
- Forma al equipo que gestiona los check-ins. Aunque el envío sea automático, alguien debe saber revisar los envíos fallidos y corregirlos dentro del plazo de 24 horas.
- Sincroniza los canales de venta (Airbnb, Booking, Vrbo y la web propia) para que no se dupliquen registros de un mismo huésped.
- Pon el sistema en producción con seguimiento activo durante las primeras semanas, revisando el historial de envíos y confirmaciones cada día.
Este orden evita el error más habitual: activar el software para nuevas reservas sin haber verificado antes que los datos de las reservas ya confirmadas también se transmiten correctamente.
Sanciones por incumplir el registro de viajeros
El régimen sancionador del RD 933/2021 se apoya en la Ley Orgánica 4/2015 de protección de la seguridad ciudadana, que tipifica como infracción la falta de registro documental de los viajeros alojados. Las conductas que con más frecuencia derivan en sanción son la ausencia total de registro, la recogida de datos incompletos respecto a los anexos I y II, y los envíos a SES.HOSPEDAJES fuera del plazo de 24 horas.
Las medidas preventivas más efectivas pasan por:
- Mantener auditorías periódicas de los envíos realizados frente a las reservas gestionadas en el mismo periodo.
- Conservar logs y copias de seguridad del registro informático durante todo el plazo de tres años exigido.
- Aplicar políticas de privacidad compatibles con la Ley Orgánica 7/2021 y el RGPD en todo el ciclo de vida del dato, desde la captura hasta su eliminación.
Un software que automatiza cada uno de estos puntos convierte la prevención de sanciones en un proceso rutinario en lugar de una tarea manual sujeta a olvidos.
Cómo resuelve EuroCheckin el cumplimiento del RD 933/2021
EuroCheckin nació para cubrir exactamente esta necesidad: convertir una obligación legal compleja en un proceso automático que no depende de la memoria de nadie en el equipo.
El valor real de una herramienta de cumplimiento no está en la interfaz de check-in que ve el huésped, sino en lo que ocurre después: si el dato llega a SES.HOSPEDAJES en plazo, si queda trazabilidad del envío y si el registro sobrevive intacto durante los tres años que exige la norma.
Menos errores, más trazabilidad. El check-in online ilimitado y multilingüe de EuroCheckin, con enlaces inteligentes para Airbnb, Booking y Vrbo, reduce la carga de trabajo manual que suele provocar los errores de transcripción más comunes en la captura de documentos de identidad. La sincronización automática de calendarios con más de 12 plataformas evita además que un mismo huésped genere dos registros distintos en el sistema.
Para un gestor con varias propiedades, esa combinación de automatización y trazabilidad es la diferencia entre pasar una inspección sin sobresaltos y descubrir, demasiado tarde, que faltaban semanas de envíos correctos.
Lo que la mayoría de gestores subestima del cumplimiento
La conversación sobre el RD 933/2021 suele centrarse en el envío a SES Hospedajes, como si ese único paso agotara la obligación legal. No es así: el registro informático propio y su conservación durante tres años pesan tanto como el envío mismo, y son precisamente los puntos que casi nadie audita hasta que llega una inspección o un requerimiento judicial.
También creo que se sobrevalora la idea de que «cumplir» es un evento puntual, algo que se resuelve dando de alta el establecimiento en SES una vez. Cumplir es un proceso continuo: cada reserva nueva, cada canal de venta añadido y cada cambio de equipo son momentos donde el sistema puede fallar si depende de que alguien recuerde hacerlo bien manualmente.
Mi recomendación práctica, después de analizar cómo está construida esta norma, es priorizar primero la automatización del envío y la trazabilidad de los registros, y dejar en segundo plano cuestiones estéticas del check-in como el diseño de marca. La ley no sanciona una mala experiencia de huésped; sanciona un dato ausente, incompleto o fuera de plazo.
— Sofía Herrera
Empieza a cumplir el RD 933/2021 sin gestionarlo a mano
La suscripción incluye funciones para gestionar check-in online y sincronización con varias plataformas, contratos digitales con firma electrónica, y la posibilidad de integrar cerraduras inteligentes para un self check-in completo. El sujeto obligado conserva siempre la responsabilidad legal sobre la veracidad de los datos enviados; EuroCheckin se encarga de que esos datos lleguen a SES.HOSPEDAJES en plazo y queden almacenados de forma conforme durante los tres años exigidos.
Consulta en la página oficial de la plataforma los detalles actuales sobre planes, precios y pruebas gratuitas disponibles. Si gestionas varias propiedades o un hotel pequeño, la guía completa de registro de viajeros explica, paso a paso, cómo configurar la integración con SES Hospedajes, y la página de gestión del registro de viajeros detalla el soporte disponible durante la puesta en marcha. Solicita la prueba gratuita y comprueba en tus propias reservas cuánto tiempo administrativo recuperas cada semana.
Fuentes
Para verificar cualquier detalle del RD 933/2021 o resolver dudas técnicas sobre el envío de datos, estas son las referencias oficiales:
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio el registro de viajeros en España?
Sí, es obligatorio para todo establecimiento que aloje viajeros con carácter profesional, según el RD 933/2021; solo quedan fuera los alojamientos sin ánimo de lucro entre familiares o amigos.
¿Qué establece el Real Decreto 933/2021?
Establece qué datos hay que recoger de cada huésped, obliga a llevar un registro informático conforme a los anexos I y II, y fija el envío telemático a SES.HOSPEDAJES en un plazo no superior a 24 horas en la mayoría de los casos.
¿Qué ley regula el registro de viajeros en España?
La norma principal es el Real Decreto 933/2021, que desarrolla obligaciones de la Ley Orgánica 4/2015 de protección de la seguridad ciudadana, y se complementa con la Ley Orgánica 7/2021 en materia de protección de datos.
¿Cuáles son los datos obligatorios para el registro de viajeros?
Incluyen identidad y documento del huésped, fecha de nacimiento, nacionalidad, dirección, contacto, fechas de estancia, dirección del inmueble, método de pago y firma, además de los datos de los menores acompañantes.
¿Puede un software gestionar todo el proceso de forma automática?
Sí; una plataforma como EuroCheckin captura los campos obligatorios durante el check-in online, valida los documentos y envía los datos a SES.HOSPEDAJES sin intervención manual, manteniendo el registro conforme durante los tres años exigidos.
