Si tu alojamiento está en el País Vasco, los datos de tus huéspedes no se envían a SES Hospedajes, sino a la Ertzaintza. La obligación alcanza a todo tipo de hospedaje, profesional o no, y los datos se comunican como máximo 24 horas después de la reserva o del inicio del servicio. Esta guía te explica quién debe registrar, cómo dar de alta el establecimiento, qué datos recoger y qué riesgos tiene no hacerlo.
En resumen
- En Euskadi la comunicación de viajeros se hace a la Ertzaintza, según la Orden de 25 de noviembre de 2022 del Consejero de Seguridad.
- Están obligados todos los titulares de actividades de hospedaje, sean profesionales o particulares.
- Los datos se comunican de inmediato y, como máximo, en 24 horas.
- Debes conservar la información de cada operación durante tres años a disposición de la Ertzaintza.
- Los errores, retrasos u omisiones se sancionan con multas desde 100 euros.
Tabla de contenidos
- Por qué en el País Vasco no se usa SES Hospedajes
- Quién está obligado a registrar ante la Ertzaintza
- Cómo dar de alta tu establecimiento y enviar los datos
- Qué datos recoger de cada huésped
- Plazo de comunicación y conservación
- Sanciones por incumplir
- Errores frecuentes que conviene evitar
- Registro de viajeros y licencia turística: no son lo mismo
- Nuestra opinión: el problema es la recogida de datos
- Cómo te ayuda EuroCheckin
- Preguntas frecuentes
- Fuentes
Por qué en el País Vasco no se usa SES Hospedajes
En el resto de España, SES.HOSPEDAJES es el canal electrónico oficial del Ministerio del Interior para comunicar los datos que exige el Real Decreto 933/2021. El País Vasco tiene su propia policía autonómica y su propia norma de desarrollo, por lo que el parte se envía a la Ertzaintza. Cataluña funciona de forma parecida con los Mossos d’Esquadra; si tienes pisos allí, consulta nuestra guía del registro de viajeros en los Mossos.
La diferencia práctica es el canal y el sistema de acceso. Los datos que se piden y la lógica de la obligación son equivalentes: identificar a cada persona alojada y a la operación.
Quién está obligado a registrar ante la Ertzaintza
La Orden de 25 de noviembre de 2022 comprende todas las actividades de hospedaje realizadas en Euskadi, sea cual sea su modalidad, la personalidad del titular o el modelo de organización. En la práctica, esto incluye:
- Hoteles, hostales y pensiones.
- Apartamentos y viviendas de uso turístico.
- Alojamientos gestionados por una empresa o por un particular.
Si intervienen varios intermediarios, el Ministerio del Interior aclara que el sujeto obligado principal es quien mantiene la relación contractual final con el cliente. Si gestionas pisos de terceros, confirma por escrito con el propietario quién asume el envío.
Cómo dar de alta tu establecimiento y enviar los datos
Según la misma orden, el titular debe dar de alta el establecimiento en la sede electrónica del Gobierno Vasco. Las comunicaciones son telemáticas, salvo para quienes ejercen la actividad de forma no profesional, que pueden usar medios no telemáticos.
El proceso, paso a paso:
- Reúne los datos del titular y del establecimiento.
- Solicita el alta del establecimiento en la sede electrónica del Gobierno Vasco.
- Pide el acceso de usuario al sistema de la Ertzaintza. La web de la Ertzaintza para alojamientos indica el correo de contacto y los formularios vigentes.
- Si tienes varias propiedades, comprueba que cada una queda dada de alta con su propio código de establecimiento.
- Empieza a comunicar los partes de cada reserva y estancia.
Antes de operar conviene tenerlo todo hecho: el Real Decreto 933/2021 exige que el registro de proveedores se haga en los diez días siguientes a los trámites de inicio de actividad y, en todo caso, antes de operar.
Qué datos recoger de cada huésped
Necesitas la identificación oficial de las personas alojadas (DNI, pasaporte o TIE) y los datos del contrato, del pago y del alojamiento que fijan los anexos de la orden. Es tu responsabilidad que los datos coincidan con los documentos que te muestran.
El nuevo registro incluye además la relación de parentesco cuando hay menores y el medio de pago. Recoger todo esto antes de la llegada evita improvisar en la puerta.
Una lista de comprobación útil por reserva:
- Nombre completo, sexo, fecha de nacimiento y nacionalidad de cada huésped.
- Tipo y número de documento.
- Domicilio habitual.
- Fechas de entrada y salida y número de personas.
- Parentesco con los menores, si los hay.
- Medio de pago utilizado.
Plazo de comunicación y conservación
Los datos se comunican inmediatamente y, como máximo, en 24 horas desde la reserva, la formalización o anulación del contrato y el inicio de los servicios. Además, debes conservar la información de cada operación durante tres años a disposición de la Ertzaintza.
Si quieres entender cómo se organiza el libro de registro y sus plazos en general, tienes el detalle en nuestro libro registro de viajeros.
Sanciones por incumplir
Según el Ministerio del Interior, la transmisión de datos falsos, los errores en los datos, la omisión parcial o la comunicación fuera de plazo son infracciones leves, de 100 a 600 euros. No figurar en el registro o no comunicar los datos son infracciones graves, de 601 a 30.000 euros. Para ver cómo se aplican en la práctica, consulta cuánto es la multa por no registrar huéspedes.
Errores frecuentes que conviene evitar
- Enviar a SES Hospedajes un alojamiento vasco. Revisa a qué sistema corresponde cada vivienda si tienes pisos en varias comunidades.
- Dar por hecho que lo hace la plataforma de reservas. Airbnb o Booking no sustituyen tu obligación de comunicar. Lo explicamos en ¿es obligatorio registrar huéspedes en Airbnb?.
- Dejar pasar el plazo de 24 horas en reservas de última hora.
- Introducir datos sin cotejar el documento, lo que puede acabar en una infracción por errores.
Registro de viajeros y licencia turística: no son lo mismo
El alta del establecimiento en el sistema de la Ertzaintza es una obligación de seguridad ciudadana. No sustituye la inscripción turística ni otros trámites de tu vivienda o de tu hotel, que dependen de la normativa turística vasca y municipal. Antes de abrir, confirma ambas cosas con el Gobierno Vasco y tu ayuntamiento.
Nuestra opinión: el problema es la recogida de datos
En nuestra experiencia, lo que más tiempo roba no es el envío, sino reunir documentos correctos de cada huésped a tiempo. Cuando el huésped llega sin haber rellenado nada, el anfitrión acaba copiando pasaportes a mano y cometiendo errores.
Por eso defendemos un check-in online antes de la llegada: el huésped aporta sus datos desde el móvil, en su idioma, y tú los tienes completos y revisables con antelación. Con un check-in ilimitado y multilingüe, cada reserva de Airbnb, Booking o Vrbo entra con el mismo proceso.
Nuestra plataforma automatiza el envío a SES Hospedajes en el resto de España. Si tu cartera combina pisos vascos con otras comunidades, ordenar la recogida de datos en un solo sitio te simplifica el trabajo en todas ellas.
Sofía Herrera
Cómo te ayuda EuroCheckin
EuroCheckin es una plataforma para propietarios, gestores y hoteles que automatiza el registro de viajeros en España. Incluye check-in online ilimitado y multilingüe, contratos digitales con firma electrónica, guía digital del huésped y sincronización de calendarios con Airbnb, Booking y más de 12 plataformas. El plan cuesta 5 €/mes por alojamiento, con prueba gratuita, y para hoteles son 3 €/mes por habitación.
Si prefieres delegar los trámites de alta, también ofrecemos asistencia en registros, con el registro en SES Hospedajes desde 79 € por alojamiento (pago único). Puedes empezar con la prueba gratuita de EuroCheckin y, si gestionas un hotel, ver el plan para hoteles. Para una visión general de la obligación, lee nuestra guía completa del registro de viajeros.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que registrar a mis huéspedes en la Ertzaintza si alquilo mi piso solo en verano?
Sí. La orden alcanza a las actividades de hospedaje profesionales y no profesionales. Si lo haces de forma no profesional, puedes usar medios no telemáticos para comunicar los datos.
¿Cuánto tiempo tengo para comunicar los datos?
Como máximo 24 horas desde la reserva, la formalización o anulación del contrato y el inicio de los servicios. Lo recomendable es enviarlos en cuanto los tengas.
¿Cuánto debo conservar los datos?
Tres años, a disposición de la Ertzaintza. Guarda cada operación registrada de forma ordenada y segura.
¿El registro de la Ertzaintza sustituye a la licencia turística?
No. Es una obligación distinta, de comunicación de datos de viajeros. La inscripción o licencia turística y otros trámites se gestionan por separado ante las administraciones competentes.
Fuentes
- Orden de 25 de noviembre de 2022 del Consejero de Seguridad (Ertzaintza)
- Ministerio del Interior: Hospedajes y alquiler de vehículos
- Ministerio del Interior: Interior activa el nuevo registro de hospedaje y alquiler de vehículos
